Stok Yaşlandırma Analizi Nasıl Yapılır? Stok Yaşı, Yaş Dilimleri ve Değer Tablosu, Eritme Süresi, Taşıma Maliyeti, Bekle mi İndir mi Kararı ve Yeni Alım Sınırı Eğitimi

Depoda duran her ürün, parayı rafa kilitler. Ama bütün stok aynı yükü taşımaz: dün gelen ürünün yarın satılma ihtimali yüksektir, sekiz ay önce gelen ürünün ise bu ay satılacağının garantisi yoktur. Toplam stok tutarına bakmak bu farkı saklar; stok yaşlandırma analizi ise aynı tutarı yaşına göre dilimleyip hangi parçanın gerçekten sorun olduğunu gösterir.

Bu yazı bir anlatım değil, 8 derslik bir uygulama eğitimidir. Stok yaşlandırma analizi nasıl yapılır sorusunu maliyet değeri 1.200.000 ₺ olan örnek bir depo üzerinden cevaplayacağız: stok yaşının doğru tanımını, yaş dilimlerine göre değer tablosunu, her dilimin ne kadar sürede eriyeceğini, eski stoğun taşıma maliyetini, bekleme ile indirim arasındaki kırılma noktasını, eritme yollarını, yeni alımın sınırlandırılmasını ve izleme göstergelerini. Sonda mini sınav ve cevap anahtarı var. Bütün rakamlar yöntemi göstermek için seçilmiş örnek değerlerdir; kendi verinizle aynı adımları izleyin.

Bu eğitimin sonunda neleri yapabileceksiniz?

Kısaca: Stoğunuzu yaşına göre dilimleyecek, her dilimin ne kadar sürede satılacağını hesaplayacak, eski stoğun maliyetini bulacak ve "beklemek mi, indirmek mi" kararını rakamla verecek, yeni alımı yaşa göre sınırlayacaksınız.

Eğitimin 8 dersi: (1) stok yaşı nasıl tanımlanır, (2) yaş dilimleri ve değer tablosu, (3) her dilim kaç ayda erir, (4) eski stoğun taşıma maliyeti, (5) bekle mi, indir mi, (6) eski stok nasıl eritilir, (7) yeni alım stok yaşına göre nasıl sınırlanır, (8) izleme göstergeleri.

Ders 1: Stok yaşı nasıl tanımlanır?

Kısaca: Stok yaşı, ürünün depoya girdiği tarihten bugüne geçen gündür. Son satış tarihi başka bir göstergedir ve yaş yerine kullanılmamalıdır.

Aynı üründen farklı tarihlerde gelen partiler varsa yaş parti bazında hesaplanır. Önce giren önce çıkar (FIFO) varsayımıyla satışlar en eski partiyi tüketir; bu yüzden raporun yaşlı kısmı, gerçekte rafta en uzun süredir bekleyen mal olur. Giriş tarihi yerine son satış tarihine bakmak yanıltabilir: bir üründen ayda iki adet satılması, rafta dört yıllık partinin eridiğini göstermez. Hem giriş tarihi hem son hareket tarihi birlikte okunmalıdır; ikinci göstergenin tek başına anlatamadığı ürünleri ölü stok nasıl eritilir yazısındaki yöntemle ayırabilirsiniz.

Maliyet değeri her zaman birim alış maliyetiyle hesaplanır, satış fiyatıyla değil. Satış fiyatı rafta bekleyen paranın ne kadar bağlı olduğunu değil, ileride ne kadar gelir elde edeceğinizi gösterir. Birim maliyetin nasıl oluştuğunu stok maliyeti nasıl hesaplanır yazısında anlattık.

Ders 2: Yaş dilimleri ve değer tablosu nasıl kurulur?

Kısaca: Stoğu 0–30, 31–60, 61–90, 91–180 ve 181+ gün gibi beş dilime bölün; her dilimin maliyet değerini ve toplam içindeki payını yazın.

Örnek depo, 1.200.000 ₺ maliyet değerinde stok taşıyor. Yaş dilimlerine göre dağılım şöyle:

Toplam stok 1.200.000 ₺ ve aylık satışın maliyeti 400.000 ₺ olduğu için depo ortalamada 1.200.000 ÷ 400.000 = 3 aylık satışa yetecek stok taşıyor. Bu ortalama makul görünür; ama dağılım, 91 günden eski stoğun 150.000 + 90.000 = 240.000 ₺, yani %20 olduğunu söyler. Ortalama sağlıklıyken kuyruk sorunlu olabilir; yaşlandırma analizinin amacı bu kuyruğu görünür kılmaktır. Aynı stoğu devir hızı üzerinden okumak için stok devir hızı nasıl hesaplanır yazısına bakın.

Ders 3: Her dilim kaç ayda erir?

Kısaca: Eritme süresi, dilimin maliyet değerinin o dilimden aylık satılan maliyete bölünmesiyle bulunur. Yaş arttıkça aylık çıkış hızlıca düşer.

Örnek depoda son aylardaki satış, hangi yaş diliminden çıktığına göre ayrıştırıldı. Satılan ürünün maliyeti aylık toplamda 400.000 ₺ ve dilimlere dağılımı şöyle:

Dikkat edin: aylık satılan maliyetlerin toplamı 220.000 + 110.000 + 50.000 + 15.000 + 5.000 = 400.000 ₺'dir, yani toplam satışla tutarlıdır. Toplamda 3 ay olan eritme süresi, en eski dilimde 18 aya çıkıyor. Taze stok hızla dönerken yaşlı stok neredeyse hareketsiz; her yeni ay bu dilimdeki ürünlerin satılma ihtimali daha da azalır. Hangi ürünlerin dilimleri bozduğunu bulmak için ürünleri satış ve değere göre sınıflayan ABC analizi nasıl yapılır yazısındaki yöntemi aynı rapora ekleyebilirsiniz.

Ders 4: Eski stoğun taşıma maliyeti nedir?

Kısaca: Rafta bekleyen stok sermaye, depolama ve fire maliyeti üretir. Örnek depoda bu maliyet yıllık %24, yani aylık %2 kabul edilmiştir.

Örnekte yıllık %24'ün bileşimi şöyle varsayılmıştır: sermayenin maliyeti %18, depolama, sigorta ve fire %6. Kendi oranınızı hesaplamak için kredi ya da alternatif kullanım maliyetinizi işletme kredisinin gerçek maliyeti nasıl hesaplanır yazısıyla bulabilir, depo giderlerini ise kendi kayıtlarınızdan çıkarabilirsiniz. Aylık oran %2 ise:

• 181+ dilimi: 90.000 × %2 = 1.800 ₺ aylık taşıma maliyeti.
• 91–180 dilimi: 150.000 × %2 = 3.000 ₺ aylık.
• 91 gün ve üstü toplam: 240.000 × %2 = 4.800 ₺ aylık, yılda 57.600 ₺.

Bu maliyetler bir faturada görünmez; kâr hesabında yalnız sermaye getirisinin azalması ve fire olarak sızar. 181+ diliminin tamamının 18 ayda eridiğini ve stoğun doğrusal biçimde azaldığını varsayarsak (yani dönem boyunca ortalama stok yarıya iner), bu dilimin toplam taşıma maliyeti yaklaşık 90.000 × %2 × 18 ÷ 2 = 16.200 ₺ olur. Bu rakam, dilimin değerinin %18'idir: yani ürün yalnızca rafta durarak maliyetinin beşte birine yakınını kaybeder. Stoğun toplam maliyetine eklenen diğer kalemleri çalışma sermayesi nasıl hesaplanır yazısında nakit tarafıyla birlikte okuyabilirsiniz.

Ders 5: Beklemek mi, indirmek mi daha kârlı?

Kısaca: Beklemek ancak stok ileride tam fiyata yakın satılacaksa kârlıdır. Kırılma noktası, bekleme sonunda yapacağınız indirimin hangi oranı aşarsa bugün indirmenin daha iyi olacağını söyler.

181+ dilimindeki 90.000 ₺ maliyetli stokun normal satış değeri (KDV hariç) 135.000 ₺'dir. Satışla birlikte komisyon, kargo ve ambalaj gibi satış giderleri doğar; örnekte bunlar satış tutarının %15'i kabul edilmiştir.

Seçenek A: Bugün %30 indirimle sat. Gelir 135.000 × 0,70 = 94.500 ₺. Satış giderleri 94.500 × %15 = 14.175 ₺. Net nakit 80.325 ₺, yani maliyetin 9.675 ₺ altında; ama para hemen serbest kalır ve taşıma maliyeti durur.

Seçenek B: 18 ay bekle, tam fiyatla sat. Gelir 135.000 ₺, satış giderleri %15 = 20.250 ₺, taşıma maliyeti 16.200 ₺. Net sonuç 135.000 − 20.250 − 16.200 = 98.550 ₺.

Tam fiyatla satış garanti olsaydı bekleme (98.550 ₺) indirimden (80.325 ₺) iyi görünürdü. Ama 18 ay sonra ürünün hâlâ tam fiyata satılacağını bilmek mümkün değildir. Kırılma noktasını hesaplayalım: bekleme sonunda yapacağınız indirim d olsun; bekleme senaryosunun net nakdi 135.000 × (1 − d) × 0,85 − 16.200 olur. Bunun 80.325 ₺'ye eşit olduğu noktada iki seçenek eşitlenir: 135.000 × (1 − d) × 0,85 = 96.525; (1 − d) = 96.525 ÷ 114.750 = 0,8412; d ≈ %15,9.

Kural: 18 ay sonra %15,9'dan fazla indirim yapmak zorunda kalacaksanız bugün %30 indirimle satmak daha iyidir. Ayrıca bugün serbest kalan 80.325 ₺ yeni alımda kullanılabilir; bekleme senaryosunda bu para 18 ay boyunca rafta kalır. Ürün modaya, sezona ya da son kullanma tarihine bağlıysa kırılma noktasına çok daha kolay ulaşılır. İndirimin kâr etkisini bu hesaptan önce sınamak için zarar etmeden indirim nasıl yapılır yazısındaki yöntemi kullanın.

Ders 6: Eski stok nasıl eritilir?

Kısaca: Eritme araçlarını önce zararı az olandan başlayarak sıralayın: paketleme, kanal değiştirme, hedefli kampanya, tedarikçiye iade ve son çare olarak derin indirim.

1. Paket ve çoklu satış. Eski ürünü hızlı dönen ürünle birlikte satın. Katkısı yüksek ürünün sepetine eklenen eski ürün, kendi başına derin indirim gerektirmeden çıkar. Sepetteki ürün sayısını artırmanın hesabı için ortalama sepet tutarı nasıl hesaplanır ve artırılır yazısına bakın.
2. Satış kanalını değiştirmek. Bir kanalda hareket etmeyen ürün, farklı müşteri kitlesinin olduğu başka kanalda satılabilir. Komisyon ve kargo farkını hesaplayın; kanalları karşılaştırmak için satış kanalı bazlı kârlılık nasıl ölçülür yazısına bakın.
3. Hedefli kampanya. İndirimi herkese değil, ürünü daha önce alanlara ya da belirli müşteri grubuna sunun; gereksiz indirim kaybı azalır. Kampanya kurulumu için mağaza kampanyası nasıl kurulur yazısına bakın.
4. Depolar arası aktarım. Ürün bir depoda duruyorken başka depoda satılıyor olabilir; aktarım indirimden ucuzdur (depolar arası stok transferi nasıl yapılır).
5. Tedarikçiye iade ya da değişim. Anlaşma varsa kullanılmamış ürünü iade etmek, indirimden daha az zarar verir. Tedarikçiyle pazarlıkta işe yarayacak veriyi tedarikçi performansı nasıl ölçülür yazısındaki göstergelerle destekleyin.
6. Derin indirim. Yukarıdakiler işe yaramadıysa ders 5'teki hesabı kullanın; indirim oranını kırılma noktasına göre seçin.

Ders 7: Yeni alım stok yaşına göre nasıl sınırlanır?

Kısaca: Elinizdeki stok, aylık satışın belirli bir katından fazlaysa o ürün için yeni sipariş vermeyin. Eşik, ürünün yaşlanma riskine göre belirlenir.

Basit bir kural: bir ürünün mevcut stoğu aylık satışının 6 katını aşıyorsa yeni sipariş verilmez. Örnekte bir ürün için depoda 600 adet var ve aylık satış 50 adettir. Stoğun yetme süresi 600 ÷ 50 = 12 aydır. 6 ay eşiğinin iki katı olduğu için bu ürün için yeni alım yapılmaz. Başka bir üründe 90 adet stok var ve aylık satış 60 adet; yetme süresi 1,5 aydır ve yeni sipariş gerekebilir.

Eşik bütün ürünler için aynı olmak zorunda değildir. Modaya bağlı ürün için 3 ay, dayanıklı ve sezonu olmayan ürün için 9 ay seçmek makul olabilir. Sezonluk ürünlerde eşik, sezon takvimiyle birlikte düşünülmelidir; bu konu için sezonluk ürün stoğu nasıl planlanır yazısına bakın. Güvenli alt sınırı unutmayın: yeni sipariş tamamen durdurulursa stok biter; stoksuzluğun kaçırdığı satışı stoksuzluk maliyeti nasıl hesaplanır yazısıyla hesaplayabilir, emniyet stoğunu emniyet stoğu nasıl hesaplanır yazısıyla belirleyebilirsiniz. Yeni ürünlerde ilk siparişi baştan doğru boyutlamak için yeni ürün için ilk sipariş miktarı nasıl belirlenir yazısına bakın.

Ders 8: Stok yaşlandırma nasıl izlenir?

Kısaca: Üç göstergeyi aylık tabloda izleyin: 91 gün ve üstü stok payı, 181 gün ve üstü stok payı ve stokun kaç aylık satışa yettiği.

Gösterge aylık tabloya girdiğinde yönü önemlidir: 91+ payı iki ay üst üste artıyorsa alım kararı ya da kampanya zamanlaması bozuktur. Payı düşürmenin en kolay yolu eski dilimi eritmek değil, yeni alımı baştan kontrol etmektir; çünkü bugün 0–30 günlük görünen stok, 6 ay sonra eski dilimde olacaktır. Raporu her ay aynı gün çıkarmak ve geçen ayla karşılaştırmak için haftalık yönetim raporu nasıl hazırlanır yazısındaki düzene yaşlandırma satırını ekleyin. Sayım farkı varsa raporun kendisi yanlış olur; sayımı doğrulamak için stok sayımı nasıl yapılır yazısına bakın.

Stok yaşlandırmasında en sık yapılan hatalar nelerdir?

1. Yalnız toplam stok tutarına bakmak. Ortalama makul görünse de yaşlı kuyruk saklanır.
2. Satış fiyatıyla değerlemek. Rafta bağlı para alış maliyetiyle ölçülür.
3. Giriş tarihi yerine son satış tarihini kullanmak. Ayda birkaç adet satan ürünün eski partisi eriyor sanılır.
4. Taşıma maliyetini yok saymak. Beklemek bedava görünür, oysa aylık %2 örnek oranıyla eski stoğun yılda %24'ünü yer.
5. İndirimi tek seferde ve derin yapmak. Kırılma noktasını hesaplamadan oran seçilirse gereksiz zarar doğar.
6. Yaşlı ürüne yeni sipariş vermek. Dilim büyür, kuyruk uzar.
7. Raporu yılda bir kez çıkarmak. Sorun büyüdükten sonra fark edilir; aylık takip gerekir.

NetKasam ile stok yaşlandırma takibi nasıl kolaylaşır?

• Stok hareketleri tek ekranda. Stoklara ait tüm hareketleri detaylarıyla görür, son hareket tarihini izlersiniz (stok yönetimi).
• Stok devir hızı ve maliyet raporu. Stok devir hızlarını, ürün giderlerini görür ve maliyetlerinizi raporlarsınız.
• Kritik stok raporu. Ürünlerinize kritik stok miktarı belirleyerek gereksiz alımı önlersiniz.
• Çoklu depo ve şube. Stoğu depo ve şube bazında ayrı görürsünüz (şube ve depo yönetimi).
• Kampanya modülü. Eski stok için ürün, kategori ya da müşteri grubuna özel kampanya oluşturur, sonuçları raporlarsınız.
• Kayıtlı raporlar. Aylık raporu kaydeder ve Excel'e aktarırsınız (raporlar).
• Ön muhasebe ücretsiz. e-Fatura, cari, stok, kasa, banka ve gider yönetimi her pakette ücretsizdir; ayrıntı için fiyatlar sayfasına bakın.

Mini sınav: Öğrendiklerinizi deneyin

Kısaca: Aşağıdaki 5 soruyu cevaplayın, ardından cevap anahtarıyla karşılaştırın. 4 ya da 5 doğru, eğitimi tamamladığınızı gösterir.

1. Toplam stok 1.200.000 ₺, aylık satılan maliyet 400.000 ₺ ise stok kaç aylık satışa yeter?
2. 91+ gün dilimlerinin değeri 240.000 ₺ ise toplam stoktaki payı yüzde kaçtır?
3. 181+ günlük stok 90.000 ₺ ve aylık çıkış 5.000 ₺ ise eritme süresi kaç aydır?
4. Eski stoğun aylık taşıma oranı %2 ise 240.000 ₺'lik 91+ gün stokun aylık taşıma maliyeti nedir?
5. Bir üründe 600 adet stok, aylık satış 50 adet ise stok kaç aya yeter?

Cevap anahtarı:

1. 1.200.000 ÷ 400.000 = 3 ay.
2. 240.000 ÷ 1.200.000 = %20.
3. 90.000 ÷ 5.000 = 18 ay.
4. 240.000 × %2 = 4.800 ₺.
5. 600 ÷ 50 = 12 ay.

Sonuç: Stoğunuzun yaşını bir tabloya yazın

Bugün yapabileceğiniz en faydalı iş, stok raporunu giriş tarihine göre beş dilime ayırmak ve 91 günden eski stoğun toplam içindeki payına bakmaktır. Bu tek sayı, rafta bekleyen paranın ne kadarının sorun olduğunu söyler. Sonraki adım, en eski dilimin eritme süresini hesaplamak ve ders 5'teki kırılma noktasıyla beklemek ya da indirmek arasında rakamla karar vermektir.