Depolar Arası Stok Transferi Nasıl Yapılır? Transfer İhtiyacı, Kapsama Günü, Sevk Listesi ve Teslim Sayımı Eğitimi

Mağazada en çok satan ürünün rafı boş, ana depoda ise aynı üründen 200 adet duruyor. Ya da tersi: bir mağazada aylardır kıpırdamayan stok var, öbür mağaza müşteriye "bitti" diyor. İki durumda da sorun stoğun yokluğu değil, yanlış yerde durmasıdır. Çözümü depolar arası stok transferidir; ama transferi "elimizdekini kamyona yükleyip gönderelim" diye yaparsanız hem nakliye masrafı hem de sayım farkı üretirsiniz.

Bu yazı bir anlatım değil, 8 derslik bir uygulama eğitimidir. Depolar arası stok transferi nasıl yapılır sorusunu örnek bir işletme üzerinden rakamlarla cevaplayacağız: ihtiyacı hesaplamayı, ana depoda stok yetmediğinde öncelik vermeyi, sevk ve teslim kaydını, transfer sıklığının maliyetini ve teslimde çıkan farkı. Sonda mini sınav ve cevap anahtarı var. Stoğun tamamını tek merkezden yönetmenin genel çerçevesi için mağaza ve e-ticaret stoğu tek merkezde nasıl yönetilir yazısına bakabilirsiniz; burada yalnızca depolar arası hareketin kendisini adım adım yapıyoruz.

Bu eğitimin sonunda neleri yapabileceksiniz?

Kısaca: Hangi ürünün hangi depoya, kaç adet taşınacağını hesaplayacak, stok yetmediğinde sıralama yapacak, transferi kayda geçirip teslimde sayacak ve transfer sıklığını maliyetiyle karşılaştıracaksınız.

Eğitimin 8 dersi: (1) transfer nedir, (2) transfer ihtiyacı hesabı, (3) stok yetmediğinde öncelik, (4) sevk listesi ve kayıt, (5) transfer sonrası stok dağılımı, (6) transfer sıklığı ve maliyeti, (7) teslimde sayım ve fark, (8) aylık transfer rutini.

Ders 1: Depolar arası stok transferi nedir?

Kısaca: Stok transferi, malın aynı işletme içinde bir depodan ötekine geçmesidir. Satış gibi gelir, alım gibi maliyet doğurmaz; toplam stok aynı kalır, stoğun bulunduğu yer değişir.

Bu fark önemlidir, çünkü transferi satış ya da alım gibi kaydetmek hem stok değerini hem raporları bozar. Üç hareketi karşılaştıralım:

Aynı işletmenin depoları arasındaki mal sevkinde belge ve vergi düzeni işletmenin yapısına göre değişebilir; sevk belgesi konusunda mali müşavirinize danışın. Bu yazıdaki hesaplar stok yönetimi açısındandır.

Örnek işletmeyi tanıyalım (rakamlar yalnız yöntemi göstermek için seçilmiştir): bir ana depo ve bir Mağaza 1. Mağazada günlük satış yapan dört ürün var. Ana depo e-ticaret siparişlerini de karşılıyor, bu yüzden stoğunun tamamı mağazaya verilemez.

Ders 2: Transfer ihtiyacı nasıl hesaplanır?

Kısaca: Transfer ihtiyacı = (günlük satış × hedef kapsama günü) − mevcut stok. Hedef kapsama günü, mağazanın bir sonraki transfere kadar yetecek stoğu taşıması için seçtiğiniz gün sayısıdır.

Örnekte hedef 14 gündür: haftalık sevk yapılıyor, bir hafta da güvenlik payı bırakılıyor. Güvenlik payının nasıl seçileceğini emniyet stoğu nasıl hesaplanır yazısında bulabilirsiniz.

Çanta ürününde mağazada hedefin üzerinde stok var: 7 adet fazla. Fazla stok bir sonraki transferde geri çekilmez, yalnız o ürün için yeni transfer yazılmaz. Günlük satışın tahmini için satış tahmini nasıl yapılır yazısı tamamlayıcıdır.

Ders 3: Ana depoda stok yetmediğinde hangi ürün önce taşınır?

Kısaca: İhtiyaç ana depodaki stoktan büyükse önce kapsama günü en düşük ürünler taşınır. Kapsama günü, mağazadaki stoğun kaç gün yeteceğini söyler.

Ayakkabıda mağaza yalnız 2 gün dayanabilir, ana depoda ise 60 adet yok, 45 adet var. Yani ayakkabıya 45 adet taşınır ve 15 adet açık kalır; bu 15 adet tedarik siparişine girer. Toplamda 150 adet ihtiyacın 135 adedi ana depodan karşılanır. Tedarik gecikirse mağazadaki ayakkabı birkaç gün içinde tükenir; bu yüzden açığı transfer günü fark edip aynı gün sipariş verin.

Hangi ürünlerin öncelikli olduğunu satış hacmine göre ayırmak için ABC analizi nasıl yapılır yazısına bakın: A grubu ürünlerin kapsama günü hiçbir zaman B ve C grubunun altına inmemelidir.

Ders 4: Sevk listesi nasıl hazırlanır ve transfer nasıl kaydedilir?

Kısaca: Transfer her zaman bir sevk listesi ile başlar: çıkış deposu, giriş deposu, ürün ve adet. Liste hazırlanmadan malı toplamak ve yola çıkarmak, teslimde karşılaştıracak bir kayıt bırakmaz.

İki sayımın olması kasıtlıdır: yüklemeden önce ve teslimde. Fark çıkarsa kayıp aracın önündeki ya da arkasındaki halkada ortaya çıkar. Toplama düzeni için sipariş toplama ve paketleme nasıl yapılır yazısındaki yöntemi transferde de kullanabilirsiniz.

Ders 5: Transfer sonrası stok dağılımı nasıl görünür?

Kısaca: Doğru kaydedilmiş bir transferde ana depo azalır, mağaza aynı miktarda artar, toplam değişmez. Toplam değişiyorsa transfer satış ya da fire olarak yanlış kaydedilmiş demektir.

Ayakkabıda ana depo sıfıra indi; e-ticaret kanalı da aynı depodan sipariş alıyorsa o ürünü kanalda satışa kapatmak ya da stok sayısını güncellemek gerekir. Kanallarda stoğun güncel tutulması için pazaryeri stok senkronizasyonu nasıl yapılır yazısına bakın.

Ders 6: Transfer sıklığı maliyeti nasıl etkiler?

Kısaca: Sık transfer nakliyeyi artırır, seyrek transfer mağazada daha çok stok bağlar. En doğru sıklık, iki maliyetin toplamının en düşük olduğu noktadır.

Örnekte bir sefer 1.200 ₺ araç ve 600 ₺ işçilik, yani 1.800 ₺ tutuyor. Mağazadaki hedef stoğun maliyet değeri, birim maliyetler A 150 ₺, B 300 ₺, C 500 ₺, D 450 ₺ olduğunda 14 günlük hedefte 74.900 ₺'dir (84×150 + 56×300 + 28×500 + 70×450). Bağlı stok için aylık %3 fırsat maliyeti varsaydık (örnek değer).

İki haftalık sevk toplamda ayda 1.353 ₺ (9.447 − 8.094) daha ucuz görünür, ama fark küçüktür. Mağaza ihtiyacı beklenmedik biçimde artarsa ayakkabıdaki gibi stok tükenmesi bu tasarrufu kolayca silebilir. Hızlı dönen ürünlerde haftalık, yavaş dönenlerde iki haftalık sevk uygulamak çoğu işletmede en dengeli çözümdür.

Stok bağlama maliyetinin hesabı için stok maliyeti nasıl hesaplanır, devir tarafı için stok devir hızı nasıl hesaplanır yazılarına bakın.

Ders 7: Teslimde sayım farkı nasıl yönetilir?

Kısaca: Mağazada her ürün sevk listesiyle tek tek karşılaştırılır. Fark varsa teslim anında yazılır ve nedeni (eksik, hasarlı, yanlış ürün) belirtilir; fark sonradan fark edilirse sorumluluğu bulmak zorlaşır.

Fark oranı 3 ÷ 135 = %2,2'dir; fark değeri 1.200 ₺. Hasarlı iki ayakkabı mağaza stoğuna alınmaz, hasar kaydıyla ayrılır; eksik kot ana depoda aranır, bulunursa sonraki sevke eklenir. Farkı olduğu gibi bırakmak, sonraki sayımda aynı farkın "gizemli kayıp" olarak çıkmasına yol açar. Sayım düzeni için stok sayımı nasıl yapılır yazısı, ölü ya da kusurlu stok için ölü stok nasıl eritilir yazısı tamamlayıcıdır.

Ders 8: Transferleri aylık nasıl kontrol edersiniz?

Kısaca: Aylık bakış üç şeye odaklanır: kapsama günü hedefin altına inen ürünler, tekrar eden fark kalemleri ve sevk sıklığının maliyeti. Rutin tek seferlik düzenlemeden daha çok işe yarar.

Şube ya da mağaza bazında kârlılığı karşılaştırmak için şube bazlı kârlılık nasıl ölçülür yazısına bakın. Kimin hangi depoda işlem yapabileceğini belirlemek için kullanıcı yetkilendirme nasıl yapılır yazısı yardımcı olur.

Depolar arası stok transferinde en sık yapılan hatalar nelerdir?

1. Transferi satış ya da alım olarak kaydetmek. Stok değeri ve raporlar bozulur.
2. Hedef kapsama gününü tahmin yerine alışkanlıkla seçmek. Ya raf boşalır ya da stok bağlanır.
3. Ana depodaki ihtiyacı unutmak. E-ticaret kanalı da aynı depodan satıyorsa transfer tükenmeye yol açar.
4. Sevk listesi hazırlamadan mal çıkarmak. Teslimde karşılaştıracak kayıt kalmaz.
5. Teslimde sayım yapmamak. Fark sonradan sayımda kayıp olarak çıkar.
6. Hasarlı ürünü mağaza stoğuna almak. Stok var görünür, satılamaz.
7. Transferi geç kaydetmek. İki depoda da stok yanlış görünür, kanallar yanlış stok satar.

NetKasam ile depolar arası stok yönetimi nasıl kolaylaşır?

• Şube ve depo yönetimi. Şube ve depolarınızı tek yerden yönetir, stok takibi ve ürün transferlerini yaparsınız (şube ve depo yönetimi).
• Depo sayısında sınır yok. Ana depo, mağaza rafı ve iade deposu gibi ayrımları ayrı depo olarak tanımlayabilirsiniz.
• Ayrı raporlama. Her şube ya da depoyu ayrı raporlayarak stok ve satışlarınızı ayrı ayrı görür, şubeleri birbiriyle kıyaslarsınız.
• Kullanıcı ve yetki. Her şubeye ya da depoya ayrı kullanıcı tanımlar, her kullanıcıya ayrı yetki verirsiniz (kullanıcı ve çalışanlar).
• Stok hareketleri. Çoklu depo altyapısı ve detaylı stok hareketleri raporuyla stoğun nerede olduğunu izlersiniz (stok yönetimi).
• Toptan ve perakende ayrımı. Şubeyi toptan ya da perakende olarak tanımlayıp tanımın dışında satışı engelleyebilirsiniz.
• Ön muhasebe ücretsiz. e-Fatura, cari, stok, kasa, banka ve gider yönetimi her pakette ücretsizdir; ayrıntı için fiyatlar sayfasına bakın.

Mini sınav: Öğrendiklerinizi deneyin

Kısaca: Aşağıdaki 5 soruyu cevaplayın, ardından cevap anahtarıyla karşılaştırın. 4 ya da 5 doğru, eğitimi tamamladığınızı gösterir.

1. Günlük satış 8, hedef kapsama günü 10, mağazadaki stok 25 ise transfer ihtiyacı nedir?
2. Mağazada 18 adet stok var, günlük satış 6 ise kapsama günü kaçtır?
3. Bir sefer 2.000 ₺, ayda 5 sefer yapılıyor ve toplam 1.000 adet taşınıyor. Adet başına transfer maliyeti nedir?
4. 200 adet sevk edilen mal teslimde 196 adet sayıldı. Fark oranı nedir?
5. Doğru kaydedilmiş bir transfer toplam stoğu değiştirir mi?

Cevap anahtarı:

1. 8 × 10 = 80; 80 − 25 = 55 adet.
2. 18 ÷ 6 = 3 gün.
3. 2.000 × 5 = 10.000 ₺; 10.000 ÷ 1.000 = 10 ₺.
4. 4 ÷ 200 = %2.
5. Hayır; ana depodan çıkan miktar mağazaya girer, toplam aynı kalır.

Sonuç: Bu hafta bir ürünün kapsama gününü hesaplayın

Transferin amacı stoğu depodan depoya taşımak değil, doğru ürünü doğru yerde doğru miktarda tutmaktır. En çok satan ürününüz için kapsama gününü hesaplayın; hedefin altındaysa bu hafta bir sevk listesi hazırlayın ve teslimde sayın. Bir döngüyü doğru kurduğunuzda sonrası alışkanlığa dönüşür.