Stok Sayımı Nasıl Yapılır? Sayım Farkı, Envanter Doğruluğu, Döngüsel Sayım ve Muhasebe Kaydı Rehberi

Sistemde 120 adet görünen ürünün rafta 118 adet çıkması küçük bir fark gibi görünür. Ama bu fark yüzlerce üründe tekrarlandığında stokta olmayan ürünü satarsınız, siparişi iptal etmek zorunda kalırsınız, mağaza puanınız düşer ve dönem sonunda kârınız kâğıt üzerinde olduğundan yüksek görünür. Stok sayımı, kayıttaki stok ile depodaki gerçek stoğu karşılaştırıp farkları bulma ve düzeltme işidir. Stok sayımı nasıl yapılır sorusunun cevabı yalnız "ürünleri saymak" değildir: Sayımın hazırlığı, sayım sırasında hareketlerin durdurulması, farkların nedeninin bulunması ve sonucun muhasebeye doğru yansıtılması aynı işin parçalarıdır.

Bu rehberde sayım türlerini, adım adım sayım düzenini, sayım farkının ve envanter doğruluk oranının nasıl hesaplandığını, döngüsel sayım planını, farkların en sık nedenlerini ve sayım farklarının muhasebe kaydını örneklerle anlatıyoruz. Sonunda sık yapılan hataları, sıkça sorulan soruları ve NetKasam'da stok kayıtlarının nasıl tutulduğunu bulacaksınız.

Stok sayımı nedir, neden yapılır?

Kısaca: Stok sayımı, depoda ve mağazada fiilen bulunan ürünlerin tek tek sayılıp sistemdeki stok kayıtlarıyla karşılaştırılmasıdır. Amaç kayıtları gerçeğe eşitlemek, farkların nedenini bulmak ve dönem sonu stok değerini doğru hesaplamaktır.

Stok kaydı her gün onlarca hareketle değişir: alış, satış, iade, depo transferi, fire. Bu hareketlerden biri eksik ya da yanlış işlendiğinde kayıt gerçekten ayrılır ve fark kendiliğinden düzelmez. Sayım bu birikmiş hataları ortaya çıkarır. Dört sonucu vardır:

• Satılabilir stok doğru görünür. Pazaryerlerine ve e-ticaret sitenize gönderilen stok miktarı gerçeği yansıtır; olmayan ürün satılmaz.
• Kâr doğru hesaplanır. Dönem sonu stok değeri satılan malın maliyetini, dolayısıyla kârı doğrudan belirler.
• Kayıp ve fire görünür. Kırılma, kayıp ya da yanlış gönderim gibi sorunlar ürün ve depo bazında ortaya çıkar.
• Yasal yükümlülük karşılanır. Dönem sonunda mevcut stoklar tespit edilir ve sonuç defterlere yansıtılır.

Stok yönetiminin genel çerçevesi için stok yönetimi hakkında bilinmesi gerekenler yazımıza, gerçek zamanlı takibin faydaları için gerçek zamanlı stok ve depo takibi yazımıza bakabilirsiniz.

Stok sayımı türleri nelerdir?

Kısaca: Üç temel tür vardır: Tüm ürünlerin aynı anda sayıldığı genel (yıl sonu) sayım, ürünlerin belirli bir takvimle parça parça sayıldığı döngüsel sayım ve şüphe duyulan ürün ya da rafta yapılan anlık (spot) sayım.

Çoğu e-ticaret işletmesi için en iyi düzen, yıl sonu genel sayımı korumak ve yıl boyunca döngüsel sayım yapmaktır. Böylece yıl sonu sayımı bir sürpriz değil, kontrol olur.

Stok sayımı adım adım nasıl yapılır?

Kısaca: Sayım tarihi ve kesim saati belirlenir, bekleyen giriş ve çıkışlar kapatılır, depo bölgelere ayrılır, ürünler kayıttaki miktarı görmeden sayılır, farklı çıkan kalemler ikinci kişi tarafından tekrar sayılır, farkların nedeni araştırılır ve kayıtlar düzeltilir.

En kritik adım birincisidir. Sayımdan önce kesilmiş ama stoktan düşülmemiş bir fatura ya da kabul edilip sisteme girilmemiş bir iade, sayımda "fark" gibi görünür. Sayım öncesinde bekleyen belgeleri kapatmak, farkların yarısını sayım başlamadan ortadan kaldırabilir. İade akışının doğru işlenmesi için iade faturası nasıl kesilir rehberimize bakabilirsiniz.

Varyantlı ürünlerde sayım ürün kodu değil, varyant kodu (beden, renk) bazında yapılmalıdır. "Tişört: 215 adet" doğru olabilir ama S beden fazla, M beden eksikse pazaryerinde yanlış bedeni satarsınız. Bu konuda pazaryerinde varyantlı ürün nasıl yönetilir yazımız yardımcı olur.

Sayım farkı nasıl hesaplanır?

Kısaca: Sayım farkı, sayılan miktardan kayıttaki miktarın çıkarılmasıyla bulunur. Sonuç eksiyse noksan (eksik), artıysa fazla vardır. Fark adedi ürünün birim maliyetiyle çarpılarak fark tutarı hesaplanır.

Bir örnekle hesaplayalım. Bir depoda sayılan ürünlerden farklı çıkan beş kalem ve farksız bir kalem şöyle olsun (rakamlar yalnız yöntemi göstermek için seçilmiş örnek değerlerdir):

Bu altı ürünün kayıttaki değeri 113.150 ₺'dir. Noksanların toplamı 2.340 ₺, fazlaların toplamı 550 ₺, net fark −1.790 ₺'dir. Kayıttaki değerden sayılan değere geçiş şöyledir:

Tabloyu okurken net farka değil, kalem farklarına bakın. Tişörtlerde S bedenden 2 eksik, M bedenden 2 fazla var; bu büyük olasılıkla bir varyant karışmasıdır, yani yanlış bedenin gönderildiği ya da yanlış rafa konduğu anlamına gelir. Net etkisi sıfırdır ama müşteriye yanlış ürün gitmiş olabilir. Not defterindeki 10 fazla ise çoğu zaman işlenmemiş bir iade ya da mal kabulüdür. Asıl tutar kaybı tek bir kalemde, değerli kulaklıklardadır: 2 adet, toplam noksanın %77'si. Değerli ürünleri daha sık saymanın nedeni budur.

Envanter doğruluk oranı nedir, kaç olmalıdır?

Kısaca: Envanter doğruluk oranı, sayılan kalemlerden kaçının kayıtla aynı (ya da kabul edilen tolerans içinde) çıktığını gösterir. Örnekte 1.200 kalemden 1.104'ü farksız çıktığı için oran %92'dir; düzenli döngüsel sayım yapan işletmeler genellikle %95'in üzerini hedefler.

Tutar bazında fark oranı ile envanter doğruluk oranı farklı şeyleri ölçer. Örnekteki altı üründe net fark yalnız %1,6'dır (1.790 ÷ 113.150), yani tutar olarak küçük görünür. Ama doğruluk oranı kaç kalemin hatalı olduğunu gösterir ve satış tarafında asıl önemli olan budur: Hatalı her kalem, pazaryerinde yanlış stok gösterilen bir üründür.

Tolerans belirlemek de önemlidir. Vida, düğme ya da tartıyla satılan ürünlerde küçük farklar olağandır; bu ürünlere örneğin %1–2 tolerans verilir. Değerli ve adetle satılan ürünlerde tolerans sıfırdır: Bir kulaklık eksikse, eksiktir.

Döngüsel sayım planı nasıl hazırlanır?

Kısaca: Ürünler değerine göre A, B ve C sınıflarına ayrılır; değerli A ürünleri sık, C ürünleri seyrek sayılır. Yıllık toplam sayım adedi iş günü sayısına bölünerek her gün sayılacak kalem sayısı bulunur.

Döngüsel sayımın mantığı basittir: Bütün depoyu yılda bir gün saymak yerine her gün küçük bir bölümünü sayarsınız. Hangi ürünün ne sıklıkla sayılacağını ürünün değeri belirler. Ürünleri sınıflara ayırmanın yöntemi için ABC analizi nasıl yapılır yazımıza bakabilirsiniz.

Örnekte A sınıfı ürünler kalem sayısının yalnız %10'udur ama her ay sayılır. C sınıfı ürünler kalem sayısının %60'ıdır ama yılda yalnız iki kez sayılır. Sonuçta depo ekibine her gün düşen iş 18 kalemdir; bu, mesainin başında ya da sonunda yarım saatte bitecek bir iştir ve sevkiyatı durdurmaz.

Döngüsel sayıma şu kalemleri de ekleyin: stoğu sıfıra düşen ya da eksiye inen ürünler, iptal edilen siparişlerdeki ürünler ve son ayda iade alan ürünler. Bunlar farkın en sık görüldüğü yerlerdir. Stok seviyesi sıfıra yaklaşan ürünlerde tedarik zamanlamasını doğru yapmak için emniyet stoğu nasıl hesaplanır rehberine bakabilirsiniz.

Sayım farkları en çok neden oluşur?

Kısaca: Farkların büyük bölümü hırsızlık ya da kayıptan değil, kayıt hatalarından doğar: işlenmemiş iade ve mal kabulü, yanlış varyantın gönderilmesi ya da yanlış rafa konması, işlenmemiş fire ve sayımın kendisindeki hatalar.

Örnek bir yıl sonu sayımında toplam 48.000 ₺'lik farkın nedenlere göre dağılımı şöyle olsun:

Bu dağılımın verdiği mesaj, sayım farkını azaltmanın çoğu zaman güvenlik kamerası değil, süreç meselesi olduğudur. Her nedenin bir çözümü vardır:

Pazaryerinde satış yapan işletmelerde bir neden daha vardır: Siparişin bir kanalda düşülüp diğerinde düşülmemesi. Kanallar arasında stoğun nasıl eşitlendiği için pazaryeri stok senkronizasyonu nasıl yapılır yazımıza bakabilirsiniz.

Sayım farkları muhasebeye nasıl kaydedilir?

Kısaca: Nedeni hemen belirlenemeyen eksikler 197 Sayım ve Tesellüm Noksanları, fazlalar 397 Sayım ve Tesellüm Fazlaları hesabına alınır. Nedeni araştırılır; dönem sonuna kadar bulunamazsa eksikler gider, fazlalar gelir hesabına aktarılır.

Tek Düzen Hesap Planı'nda sayım farkları geçici hesaplarda izlenir. Ticari mal stoğunda eksik çıktığında stok hesabı azaltılır, fark 197 hesabına alınır; fazla çıktığında stok hesabı artırılır, fark 397 hesabına alınır. Örnekteki sayıma göre kayıtlar şöyledir:

Nedeni bulunan farklar ise doğrudan ilgili kayıtla düzeltilir. Örnekteki tişörtlerde S bedenin eksiği ile M bedenin fazlası bir varyant karışmasıdır; iki tutar birbirini kapatır. Not defterindeki fazla işlenmemiş bir iadeyse, eksik kalan iade kaydı yapılır ve fark 397'den çıkar.

İki konuyu mali müşavirinizle birlikte değerlendirmeniz gerekir. Birincisi, kayıp ya da çalınma gibi zayi durumlarında bu mallar için daha önce indirilen KDV'nin düzeltilmesi gerekebilir. İkincisi, olağan fire ile belgelenmemiş kayıp vergi açısından farklı değerlendirilir; firenin sektör ortalamasına uygun olduğunu gösteren kayıtlar tutmak önemlidir. Stokların dönem sonu değerinin hangi yöntemle bulunacağı için stok değerleme yöntemleri nelerdir sözlük sayfasına, dijital envanter kaydının ne olduğu için e-envanter nedir sayfasına bakabilirsiniz.

Stok sayımında en sık yapılan hatalar nelerdir?

Kısaca: En sık hatalar hareket varken saymak, kayıttaki miktarı görerek saymak, farklı kalemleri tekrar saymamak, varyant yerine ana ürünü saymak ve farkı nedenini araştırmadan kayda geçirmektir.

1. Sevkiyat sürerken saymak. Sayım sırasında çıkan bir koli hem sayımda hem kayıtta eksik ya da fazla görünür; hiçbir fark güvenilir olmaz.
2. Bekleyen belgeleri kapatmadan başlamak. İşlenmemiş iade, mal kabulü ve transferler sayımda sahte farklar üretir.
3. Kayıttaki miktarı göstererek saydırmak. Sayan kişi beklenen sayıyı görünce farkı "bulmaz"; kör sayım bu yüzden yapılır.
4. Varyant yerine ana ürünü saymak. Toplam doğru çıkar ama hangi bedenin ya da rengin eksik olduğu görünmez.
5. Farklı kalemleri ikinci kez saymamak. Sayım hatası gerçek fark sanılıp kayda geçer, sonraki sayımda ters yönde fark çıkar.
6. Farkı nedenini aramadan düzeltmek. Kayıt eşitlenir ama aynı süreç hatası her ay yeni fark üretmeye devam eder.
7. Yalnız yılda bir saymak. Bir yıl biriken fark hem büyür hem de nedeni artık bulunamaz; döngüsel sayım bu yüzden gereklidir.

NetKasam ile stok kayıtları nasıl tutulur?

Sayımın kolay geçmesi, yıl boyunca stok kayıtlarının düzgün tutulmasına bağlıdır. NetKasam'da stok, satış ve fatura aynı sistemde olduğu için sayım öncesi bekleyen belge sorunu en aza iner:

• Varyant ve depo bazında stok. Stok yönetimi ile sınırsız varyant oluşturabilir, her varyantın stoğunu ayrı izleyebilirsiniz; detaylı stok hareketleri raporu bir ürünün hangi belgeyle girip çıktığını gösterir. Sayım farkının nedenini ararken başvuracağınız yer bu rapordur.
• Çoklu depo ve şube. Şube ve depo yönetimi ile dilediğiniz kadar depo oluşturabilir, depolar arasında stok transferi yapabilir, her depoyu ayrı raporlayabilir ve her depoya ayrı kullanıcı ve yetki tanımlayabilirsiniz.
• Barkodlu satış ve kritik stok. Mağaza satış ekranında ürün, varyant ya da koli barkoduyla satış yapılır; ürün stoğu belirlediğiniz kritik stok miktarına düşünce sistem sizi uyarır.
• Tüm kanallar tek stoktan. Pazaryeri entegrasyonu ile siparişler tek ekranda toplanır ve stok tüm kanallarda tek merkezden güncellenir; sayımla düzelttiğiniz stok her kanala yansır.
• Ön muhasebe ücretsiz. e-Fatura, e-Arşiv, cari, stok, kasa, banka ve gider takibi her zaman ücretsizdir; entegrasyon paketlerinin ayrıntıları fiyatlar sayfasında.