Tedarikçi Performansı Nasıl Ölçülür? Zamanında Teslimat, Kusur Oranı, Etkin Birim Maliyet, Alım Payı Kaydırma ve Eşik Kuralı Eğitimi

Üç tedarikçiden aynı ürünü alıyorsunuz. Birinin birim fiyatı 96 ₺, diğerleri 98 ₺ ve 100 ₺. Karar kolay görünüyor: en ucuzdan alın. Ama ucuz tedarikçi her beşinci partide gecikiyor, her yirmi beş üründen birini kusurlu gönderiyor ve ödeme vadesi de kısa. Gecikme yüzünden stok bitiyor, kusurlu ürün iade ediliyor, siz de fiyat farkını fazlasıyla geri ödüyorsunuz.

Bu yazı bir anlatım değil, 8 derslik bir uygulama eğitimidir. Tedarikçi performansı nasıl ölçülür sorusunu üç tedarikçinin karşılaştırıldığı bir örnek üzerinden cevaplayacağız: temel göstergeleri, gecikme ve kusurun maliyetini, vadenin değerini, etkin birim maliyetin hesabını, alım payının kaydırılmasının getirisini, eşik kuralını, kayıt düzenini ve izleme göstergelerini. Sonda mini sınav ve cevap anahtarı var. Ödeme tarafını tedarikçi ödemeleri nasıl planlanır yazısında bulabilirsiniz; bu yazı, tedarikçinin teslimat ve kalite performansını ölçer.

Bu eğitimin sonunda neleri yapabileceksiniz?

Kısaca: Tedarikçi göstergelerini hesaplayacak, gecikme ve kusuru paraya çevirecek, etkin birim maliyeti bulacak, tedarikçileri kıyaslayacak ve alım payını rakamla yönlendireceksiniz.

Eğitimin 8 dersi: (1) tedarikçi ölçümünün amacı, (2) temel göstergeler, (3) etkin birim maliyet, (4) üç tedarikçinin kıyaslanması, (5) alım payının kaydırılması, (6) eşik kuralı ve riskler, (7) kayıt düzeni ve uygulama, (8) izleme göstergeleri.

Ders 1: Tedarikçi performansı neden ölçülür?

Kısaca: Tedarikçi performansı ölçülmezse seçim yalnız fiyata dayanır ve gecikme, kusur gibi gizli maliyetler fark edilmez. Ölçüm, hem pazarlık gücü hem de stok güvenliği sağlar.

İşletmeler genellikle tedarikçiyi ilk fiyat teklifine göre seçer ve sonra aksayan noktaları tek tek yaşayarak öğrenir. Oysa bu aksaklıkların maliyeti sistematik biçimde hesaplanabilir: geç gelen parti stok açığı yaratır (emniyet stoğu nasıl hesaplanır), kusurlu ürün iade ve yeniden sipariş doğurur, kısa vade ise nakit akışını sıkıştırır. Üstelik veri, çoğu zaman elinizdedir: teslim tarihleri, gelen fatura tutarları ve iade kayıtları zaten tutulmaktadır.

Örnek işletme: aylık toplam 3.000 adet ürün alan ve üç tedarikçiyle çalışan bir e-ticaret işletmesi. Tedarikçi A'dan 1.200 adet, Tedarikçi B'den 1.000 adet ve Tedarikçi C'den 800 adet alınıyor. Bu eğitimde tedarikçi adı yerine A, B ve C kullanılmıştır.

Ders 2: Hangi göstergeler izlenir?

Kısaca: Beş gösterge yeter: zamanında teslimat oranı, kusur oranı, eksik teslimat oranı, birim fiyat ve ödeme vadesi. İlk üçü performansı, son ikisi ticari koşulu gösterir.

Bu formüllerdeki iki birim maliyet işletmeye özgüdür. Geç gelen birim başına maliyet, o ürünün stokta olmaması yüzünden kaçan kâr ve acil tedarik farkıdır; örnekte 10 ₺ alınmıştır. Kusurlu birim başına maliyet, ürünün iadesi, yeniden gönderimi ve müşteri hizmetleridir; örnekte 80 ₺ alınmıştır (iade maliyeti nasıl hesaplanır). Finansman maliyeti aylık %4 (basit) kabul edilmiştir. Bu üç değeri kendi işletmenize göre yazın; yöntem aynı kalır.

Ders 3: Etkin birim maliyet nasıl hesaplanır?

Kısaca: Etkin birim maliyet, birim fiyata gecikme ve kusur maliyetini ekleyip vade kazancını düşer. Tedarikçileri etiket fiyatıyla değil bu sayıyla karşılaştırın.

Sıralama etiket fiyatındakinin neredeyse tersine döndü: fiyatla B < C < A iken etkin maliyetle C < A < B. Bunun iki nedeni var. Birincisi, B'nin gecikme ve kusur oranları yüksek olduğu için birim başına 5,20 ₺ ek maliyet yaratıyor. İkincisi, C'nin 60 günlük vadesi birim başına 7,84 ₺'lik finansman değeri sağlıyor. Vade değeri çoğu zaman gözden kaçar; oysa uzun vade, aylık %4 finansman maliyetinde birim fiyatın %8'ine kadar değer taşıyabilir. Vadenin zaman değerini vade farkı nasıl hesaplanır yazısında ayrıca bulabilirsiniz.

Ders 4: B tedarikçisinin gerçek maliyeti nasıl oluşur?

Kısaca: Etiket fiyatı düşük olan tedarikçide fark gecikme ve kusurla kapanır, kısa vadeyle de eksilir. Binlik partiye ölçeklendiğinde bu fark gözle görülür bir tutara ulaşır.

1.000 adetlik bir partide Tedarikçi B'nin maliyet akışı şöyledir: fatura tutarı 96.000 ₺; gecikme maliyeti 1.000 × 2,00 = 2.000 ₺; kusur maliyeti 1.000 × 3,20 = 3.200 ₺; vade kazancı 1.000 × 3,84 = 3.840 ₺.

Kontrol: Tedarikçi C'den aynı 1.000 adet 98.000 + 1.000 + 1.600 − 7.840 = 92.760 ₺'ye gelir; fark 97.360 − 92.760 = 4.600 ₺. Yani B'nin faturasındaki 2.000 ₺'lik avantaj, ekstra maliyetlerle yok olur ve bir de 4.600 ₺ kaybettirir. Gecikmenin ve kusurun gerçek bedeli çoğunlukla fatura dışında kalır; stokta olmayan ürün, geri gelen paket ya da kaybedilen müşteri ayrı kalemlerdir ve kimsenin "tedarikçi maliyeti" satırında görünmez. Kusurlu ürünün iade tarafındaki akışı için iade faturası nasıl kesilir yazısına bakın.

Ders 5: Alım payı etkin maliyete göre nasıl kaydırılır?

Kısaca: Alım payını etkin maliyeti düşük tedarikçiye kaydırmak, fiyat pazarlığı yapmadan tasarruf sağlar. Sınır, tedarikçinin kapasitesi ve tek tedarikçiye bağımlılık riskidir.

B'nin 1.000 adetlik payını C'ye kaydırırsanız: C 1.800 adet, A 1.200 adet olur. Yeni aylık maliyet 1.800 × 92,76 = 166.968 ₺ ile 1.200 × 95,30 = 114.360 ₺'nin toplamı, 281.328 ₺'dir. Tasarruf 285.928 − 281.328 = 4.600 ₺; yıllık 55.200 ₺. Ortalama etkin maliyet 95,31 ₺'den 93,78 ₺'ye iner.

Ama kaydırma sınırsız değildir. Birincisi, C'nin 1.800 adet üretim ya da tedarik kapasitesi olmayabilir; kapasiteyi önceden sormak gerekir. İkincisi, tek tedarikçiye bağımlılık riski artar: C'de bir aksama olursa elinizde alternatif kalmaz. Bu yüzden payı tamamen kaydırmak yerine, B'nin payını %50 azaltıp C'ye vermek ve B'yi yedek olarak elde tutmak ihtiyatlı bir yoldur. Fiyat pazarlığını da bu verilerle yapabilirsiniz: B'ye "gecikme ve kusur oranınız düşerse payınızı korurum" demek, yalnızca "fiyat indir" demekten daha güçlüdür.

Ders 6: Eşik kuralı ve riskler nasıl belirlenir?

Kısaca: Eşik kuralı, bir tedarikçinin kabul edilebilir olması için gereken en düşük zamanında teslimat ve en yüksek kusur oranını tanımlar. Eşiğin altında kalan tedarikçi için iyileştirme planı istenir.

Eşiği kendi işletmenize göre belirleyin: eşik, geç gelen birimin ve kusurlu birimin maliyetinden türer. Örneğin kusurlu birim maliyeti yüksekse kusur eşiği sıkı olmalıdır. Eşik kuralının amacı tedarikçiyi cezalandırmak değil, görüşme için ortak bir ölçü yaratmaktır: "Zamanında teslimat oranınız %80, eşik %90; bunu nasıl yükseltiriz?" diye sorabilmeniz yeter.

Ölçüm dışındaki riskleri de listeleyin: tek tedarikçiye bağımlılık, döviz kuruna bağlı fiyat değişimi, ham madde tedarik sorunu, sezonluk kapasite daralması. Bu riskleri puanlamak için basit bir "yüksek, orta, düşük" sınıflaması yeterlidir. Kalan stok için güvenlik payı tarafı emniyet stoğu nasıl hesaplanır yazısında anlatılmıştır; tedarikçi güvenilir değilse emniyet stoğunuzun artması gerektiğini unutmayın.

Ders 7: Kayıt düzeni ve uygulama nasıl kurulur?

Kısaca: Her teslimat tek bir satırda kaydedilir: sipariş tarihi, vaat edilen ve gerçekleşen teslim tarihi, adet, kusur, fatura tutarı ve ödeme tarihi. Göstergeler bu satırlardan çıkar.

Verinin çoğu zaten sistemdedir: gelen faturalar, stok girişleri ve iade kayıtları. Gelen faturanın doğru kaydı için gelen fatura nasıl kaydedilir ve kontrol edilir yazısına bakın. Her fatura tedarikçinin cari hesabına bağlandığında hem tutar hem de vade tek yerden izlenir.

NetKasam'da gelen e-Faturaları kaydedebilir, tedarikçileri cari hesap olarak izleyebilir, stok hareketleri raporuyla teslim alınan adetleri görebilir, kusurlu ürün için iade faturası kesebilir ve kayıtlı raporları Excel'e aktarabilirsiniz. Tedarikçi başına teslimat ve kusur oranlarını bu raporlardan kendi tablonuzda hesaplayın; ayrıntı için cari hesap takibi, stok yönetimi ve raporlar sayfalarına bakın. Tedarikçilere yapılacak ödemelerin planı için tedarikçi ödemeleri nasıl planlanır, teslimat kalitesine bağlı depo girişi için stok sayımı nasıl yapılır yazıları tamamlayıcıdır.

Ders 8: Tedarikçi performansı nasıl izlenir?

Kısaca: Aylık beş göstergeyi izleyin: zamanında teslimat, kusur oranı, eksik teslimat, etkin birim maliyet ve alım payı. Eşik kuralını her ay yeniden uygulayın.

Zamanında teslimat düşüyorsa tedarikçiyle görüşün ve emniyet stoğunuzu gözden geçirin. Kusur oranı yükseliyorsa kabul ve kalite kontrol aşamasını sıkılaştırın. Etkin maliyet sıralaması değişiyorsa alım payını güncelleyin. Göstergeleri diğer operasyon verileriyle birlikte okumak için haftalık yönetim raporu nasıl hazırlanır yazısına bakın.

Tedarikçi performansı ölçümünde en sık yapılan hatalar nelerdir?

1. Yalnız etiket fiyatına bakmak. Gecikme ve kusur maliyeti görünmez.
2. Vadeyi hesaba katmamak. Uzun vade, birim fiyatın yüzde birkaçı kadar değer taşır.
3. Teslim tarihlerini kaydetmemek. Zamanında oranı tahmine dayanır.
4. Kusuru geç kaydetmek. Oran gerçekte olduğundan düşük görünür.
5. Payı tamamen tek tedarikçiye vermek. Bağımlılık riski artar.
6. Eşik koymamak. Görüşme için ortak ölçü olmaz.
7. Maliyet varsayımlarını güncellememek. Geç gelen ve kusurlu birim maliyeti zamanla değişir.

NetKasam ile tedarikçi takibi nasıl kolaylaşır?

• Cari hesap. Tedarikçileri cari hesap olarak izler, borç, vade ve ödemeleri tek yerde görürsünüz (cari hesap takibi).
• Gelen fatura. Gelen faturaları kaydeder, tedarikçinin carisine bağlarsınız (e-Fatura).
• Stok hareketleri raporu. Teslim alınan adetleri ve girişleri kayıt altında görürsünüz (stok yönetimi).
• İade faturası. Kusurlu ürünü tedarikçiye iade fatura ile bildirirsiniz.
• Kayıtlı raporlar. Tedarikçi bazlı alım ve iade raporunu kaydeder, Excel'e aktarır, oranları kendi tablonuzda hesaplarsınız (raporlar).
• Ön muhasebe ücretsiz. e-Fatura, cari, stok, kasa, banka ve gider yönetimi her pakette ücretsizdir; ayrıntı için fiyatlar sayfasına bakın.

Mini sınav: Öğrendiklerinizi deneyin

Kısaca: Aşağıdaki 5 soruyu cevaplayın, ardından cevap anahtarıyla karşılaştırın. 4 ya da 5 doğru, eğitimi tamamladığınızı gösterir.

1. Birim fiyat 50 ₺, zamanında teslimat %90 (geç gelen birim 6 ₺), kusur %3 (kusurlu birim 40 ₺), vade 30 gün, aylık finansman %3 ise etkin birim maliyet nedir?
2. 20 partiden 18'i zamanında geldi. Zamanında teslimat oranı nedir?
3. 500 adetten 15'i kusurlu çıktı. Kusur oranı nedir?
4. 2.000 adetlik aylık alım, etkin maliyeti 3 ₺ düşük tedarikçiye kaydırılırsa aylık tasarruf kaçtır?
5. Eşik: zamanında ≥ %90, kusur ≤ %2. Bir tedarikçi %92 ve %2,5 ise eşiği geçer mi?

Cevap anahtarı:

1. Gecikme 0,10 × 6 = 0,60 ₺; kusur 0,03 × 40 = 1,20 ₺; vade kazancı 50 × 0,03 × 30 ÷ 30 = 1,50 ₺; etkin maliyet 50 + 0,60 + 1,20 − 1,50 = 50,30 ₺.
2. 18 ÷ 20 = %90.
3. 15 ÷ 500 = %3.
4. 2.000 × 3 = 6.000 ₺.
5. Geçmez: zamanında oranı eşiği geçiyor (%92), ancak kusur oranı %2,5 olup eşik olan %2'nin üzerindedir.

Sonuç: En çok alım yaptığınız ürün için etkin maliyeti hesaplayın

Bugün yapabileceğiniz en faydalı iş, en çok aldığınız ürünün iki tedarikçisi için etkin birim maliyeti hesaplamaktır. Fiyata, geçen üç ayın geç gelen ve kusurlu birim sayısından çıkardığınız maliyeti ekleyin, vadenin değerini çıkarın. Sıralama değişiyorsa alım payınızı kaydırmak için ilk somut gerekçeniz hazırdır. Sonraki adım, teslim ve kusur kaydını her partide tutmaya başlamaktır.