Stoksuzluk Maliyeti Nasıl Hesaplanır? Kaçan Satış, Dolaylı Kayıp, Ürün Sınıfı Bazında Kayıp, Ek Stok Kararı, Erken Uyarı Kuralı ve Kayıp Sınırlama Eğitimi

Stokta fazla ürün bulunması muhasebede görünür: depoda durur, sermayeyi bağlar, bir gün eritilir. Stokta ürün bulunmaması ise hiçbir kayıtta görünmez. Satılamayan ürün için fatura kesilmez, kaçan müşteri için gider yazılmaz; yalnızca ay sonunda "sanki daha iyi olabilirdi" hissi kalır. Oysa stoksuz geçen her gün, hesaplanabilen bir kâr kaybıdır ve çoğu işletmede fazla stoğun maliyetinden büyüktür.

Bu yazı bir anlatım değil, 8 derslik bir uygulama eğitimidir. Stoksuzluk maliyeti nasıl hesaplanır sorusunu üç ürün sınıfı (A, B, C) olan bir işletme üzerinden cevaplayacağız: kaçan satışın hesabını, pazaryerindeki sıralama kaybı gibi dolaylı etkileri, sınıf bazında toplam kaybı, ek stoğun maliyetiyle kazancının karşılaştırılmasını, erken uyarı kuralını, bekleme listesi ve ikame ürünle kaybın sınırlanmasını ve izleme göstergelerini. Sonda mini sınav ve cevap anahtarı var. Stoğun hangi seviyede tutulacağını emniyet stoğu nasıl hesaplanır yazısında anlattık; bu yazı o stoğun neden gerekli olduğunu parayla gösterir.

Bu eğitimin sonunda neleri yapabileceksiniz?

Kısaca: Stoksuz günlerin parasal kaybını hesaplayacak, ürün sınıflarına göre öncelik belirleyecek, ek stoğun kendini ödeyip ödemediğini görecek ve stok bitmeden uyaran bir kural kuracaksınız.

Eğitimin 8 dersi: (1) stoksuzluk neden görünmez, (2) kaçan satışın hesabı, (3) dolaylı kayıp, (4) sınıf bazında toplam maliyet, (5) ek stok mu, kayıp mı, (6) erken uyarı kuralı, (7) stoksuz günde kaybı sınırlamak, (8) izleme göstergeleri.

Ders 1: Stoksuzluk neden görünmeyen bir kayıptır?

Kısaca: Satılamayan ürün hiçbir raporda satır olarak yer almaz; bu yüzden stoksuzluk, ölçülmedikçe yok sayılır.

Örnek işletme: üç sınıfta toplam 100 ürünü olan, kendi sitesinde ve pazaryerlerinde satan bir işletme. Stok raporu "ürün X'ten 0 adet" der ama "bu ürün geçen ay 6 gün satılamadı" demez. Satış raporu ise yalnızca gerçekleşen satışı gösterir. İki rapor birlikte okunmadığı sürece kayıp, normal bir satış dalgalanması gibi görünür.

Dört nedenle stoksuzluk fark edilmez: (1) kaçan talep kayıt altına girmez, (2) ürün ilanı kapalıysa kimse arama yapmaz, (3) sorumluluk satın alma ile satış arasında kaybolur, (4) stok sayımı yalnızca eldeki miktarı bilir, geçmişteki sıfır günleri değil. Çözüm basittir: her ürünün stoksuz kaldığı gün sayısı ay sonunda ayrı bir sütun olarak çıkarılır. Stok hareketlerini ve son hareket tarihini izlemek için stok yönetimi kayıtları yeterli bir temel sağlar.

Ders 2: Kaçan satış ve doğrudan kayıp nasıl hesaplanır?

Kısaca: Doğrudan kayıp, stoksuz günlerde oluşan talebin kaybolan kısmı ile birim katkının çarpımıdır.

Örnek ürün: satış fiyatı 500 ₺, alış maliyeti 300 ₺, birim katkı 140 ₺, günlük ortalama talep 20 adet. Ürün bu ay 6 gün stoksuz kaldı.

Kaçan talebin tamamı kaybolmaz: bir kısım müşteri ürünün gelmesini bekler ya da başka bir ürünü seçer. Kaybolma oranını varsayımla değil kendi verinizle bulabilirsiniz: stok geri geldikten sonraki iki haftanın satışını, stoksuzluktan önceki iki haftayla karşılaştırın; geri dönüş ne kadar yavaşsa kaybolma oranı o kadar yüksektir. Örnekte %70 alınmıştır. Birim katkının nasıl hesaplandığı için kâr marjı nasıl hesaplanır yazısına bakabilirsiniz.

Ders 3: Dolaylı kayıp: stoksuzluktan sonra da satış düşer mi?

Kısaca: Pazaryerlerinde stoksuz kalan ilan görünürlüğünü kaybedebilir; stok geri gelse de satış kısa süre eski düzeyine dönmez. Bu kayıp doğrudan kayba oran olarak eklenir.

Örnekte dolaylı kayıp, doğrudan kaybın %25'i alınmıştır: 11.760 × 0,25 = 2.940 ₺. Toplam kayıp 11.760 + 2.940 = 14.700 ₺. Aynı sonuç kayıp katsayısıyla da bulunur: günlük katkı 20 × 140 = 2.800 ₺; 2.800 × 6 gün × 0,875 = 14.700 ₺. Dolaylı kaybın içinde üç bileşen bulunur: sıralama kaybı, ürün sayfasındaki "tükendi" ibaresinin güveni azaltması ve stok gelince başlayan tanıtım masrafı.

Dolaylı oranı da kendi verinizle ölçün; bir ürünle başlayıp birkaç ürünün ortalamasını alın. Ölçülmüş bir oran yoksa %25'i başlangıç varsayımı olarak kullanmak, hiç saymamaktan çok daha iyidir. Pazaryerlerinde stok bilgisinin kanallar arasında nasıl tutarlı tutulacağını pazaryeri stok senkronizasyonu nasıl yapılır yazısında anlattık.

Ders 4: Ürün sınıflarına göre toplam stoksuzluk maliyeti nedir?

Kısaca: Toplam kayıp, her sınıfın ürün sayısı, günlük katkısı ve stoksuz gün sayısının çarpımıdır; en büyük kayıp her zaman en çok satan ürün sınıfından gelmez.

Ürünler satış hızına göre üç sınıfa ayrıldı. Sınıflandırmanın nasıl yapılacağı için ABC analizi nasıl yapılır yazısına bakabilirsiniz.

Hesap: A için 10 × 2.800 × 3 × 0,875 = 73.500 ₺; B için 30 × 900 × 3 × 0,875 = 70.875 ₺; C için 60 × 250 × 4 × 0,875 = 52.500 ₺. Toplam kayıp 196.875 ₺, yıllık 2.362.500 ₺. A sınıfında yalnız 10 ürün var ama kayıp B sınıfıyla neredeyse aynı: B sınıfı daha çok sayıda ürünün küçük kayıplarının toplamıdır. Bu yüzden yalnız en çok satan ürünleri izlemek yetmez.

Ders 5: Ek stok mu, kayıp mı? Hangisi daha pahalı?

Kısaca: Ek stoğun maliyeti, bağlanan sermayenin aylık maliyetidir; kazancı ise azalan stoksuz günlerin değeridir. İkisi yan yana konmadan karar verilmez.

Hedef: her sınıfta stoksuz günü 2 gün azaltmak (A ve B için 3'ten 1'e, C için 4'ten 2'ye). Bunun için her ürüne 2 günlük talep kadar ek stok tutulur. Alış maliyetleri: A 300 ₺ (günlük talep 20), B 200 ₺ (günlük talep 10), C 250 ₺ (günlük talep 2). Stok tutma maliyeti yıllık %30, yani aylık %2,5 alınmıştır.

Kazanç hesabı: A için 10 × 2.800 × 2 × 0,875 = 49.000 ₺; B için 30 × 900 × 2 × 0,875 = 47.250 ₺; C için 60 × 250 × 2 × 0,875 = 26.250 ₺. Kayıp 196.875 ₺'den 74.375 ₺'ye iner.

300.000 ₺'lik sermaye bağlamak, aylık 7.500 ₺ maliyetle 122.500 ₺ kazandırıyor: kazanç maliyetin 16 katından fazla. Hesap her ürün için aynı çıkmaz; talebi düzensiz, tedarik süresi uzun ya da ömrü kısa ürünlerde ek stok daha pahalıdır. Bu hesabın yanında ölü stok riskini de unutmayın: talebi azalan ürünlerde ek stok yaşlanır, eritme yolları için ölü stok nasıl eritilir yazısına bakın. Her ürüne aynı gün sayısını uygulamak yerine katkısı yüksek ve talebi düzenli ürünlerde ek stok tutmak daha verimlidir.

Ders 6: Stok bitmeden uyaran kural nasıl kurulur?

Kısaca: Kalan stok günü, eldeki stoğun günlük satışa bölünmesiyle bulunur. Tedarik süresi ile emniyet payının toplamına inince sipariş verilir.

Ürün 3 örneği önemli: kalan stok 5 gün, tedarik süresi 10 gün. Sipariş şimdi verilse bile ürün en az 5 gün stoksuz kalacak; kayıp zaten başlamıştır. Bu yüzden eşiğin altına inmeyi beklemek yerine, listeyi her gün (ya da en az haftada iki kez) kalan güne göre sıralayıp en küçük değerlerden başlayın. Kritik stok miktarını ürün kartında belirlemek bu sıralamayı otomatikleştirir; ayrıntı için stok yönetimi sayfasına bakın.

Eşik hesabında tedarik süresi, tedarikçinin söylediği süre değil, siparişten rafa girişe geçen gerçek süredir; bu süreyi son beş siparişten ölçün. Tedarikçilerin zamanında teslimatını nasıl izleyeceğiniz için tedarikçi performansı nasıl ölçülür yazısına bakabilirsiniz.

Ders 7: Stoksuz günde kayıp nasıl sınırlanır?

Kısaca: Bekleme listesi ve ikame ürün yönlendirmesi, kaybolan satışın bir kısmını geri kazandırır; ikisi de maliyetsizdir ama düzen ister.

Ders 2'deki örnek ürünü hatırlayın: 120 adetlik kaçan talebin 84 adedi kaybolmuştu. Stoksuz günde iki önlem alındığını varsayalım:

Doğrudan kayıp 11.760 ₺ idi; 5.160 ₺ geri kazanılınca 6.600 ₺'ye iner. İkame ürünün birim katkısı daha düşüktür (110 ₺), çünkü yönlendirilen müşteri genellikle daha ucuz ya da marjı düşük bir ürünü seçer. Bekleme listesi dönüşümü %15 (18 ÷ 120), ikame oranı %20 (24 ÷ 120) alınmıştır.

İki önlemin önkoşulu aynı: stoksuz kalan ürünün hangi ürünle ikame edileceğini önceden belirlemek. Her A ve B ürünü için bir ikame ürün seçin, ilan açıklamasında ya da müşteri mesajında bu ürüne yönlendirin. Sipariş iptali ve müşteri bilgilendirmesinin nasıl yürütüleceği için sipariş iptali nasıl yapılır ve müşteriye sipariş bilgilendirmesi nasıl yapılır yazılarına bakabilirsiniz. Önlemlerin hiçbiri ek stok kadar etkili değildir ama sıfır maliyetle başlanabilir.

Ders 8: Stoksuzluk maliyeti nasıl izlenir?

Kısaca: Dört göstergeyi ay sonunda ve haftalık olarak izleyin: stoksuz gün oranı, kalan stok günü, aylık kayıp ve ek stok getirisi.

Stoksuz gün oranı iyi ama kayıp yüksekse sorun katkısı yüksek az sayıda üründe yoğunlaşıyordur; önce o ürünlere bakın. Kalan stok günü kısa ama oran iyiyse tedarik süresi uzamıştır. Ek stok getirisi düşüyorsa talebi azalan ürünlerde stok gereğinden fazla tutuluyordur. Haftalık yönetim özetine bu dört göstergeyi eklemek için haftalık yönetim raporu nasıl hazırlanır yazısındaki tabloyu kullanabilirsiniz.

Stoksuzluk maliyetini hesaplarken en sık yapılan hatalar nelerdir?

1. Yalnız fazla stoğu maliyet saymak. Stoksuzluğun kaybı ölçülmediği için sıfır kabul edilir.
2. Stoksuz günü ilan kapalıyken saymamak. Kayıp raporda hiç görünmez.
3. Kaçan talebin tamamını kayıp saymak. Bekleyen ve ikame seçen müşteri hesaba katılmaz.
4. Dolaylı kaybı yok saymak. Stok gelince satışın hemen eski düzeye dönmesi beklenir.
5. Yalnız A sınıfını izlemek. B ve C sınıfının toplam kaybı çoğu zaman benzer büyüklüktedir.
6. Tedarik süresini tedarikçinin sözüyle almak. Gerçek süre çoğu zaman daha uzundur.
7. Ek stoğu her ürüne aynı oranda uygulamak. Talebi düzensiz ürünlerde ölü stok riski artar.

NetKasam ile stok takibi nasıl kolaylaşır?

• Stok hareketleri ve kritik stok. Stok hareketlerini tek ekranda izler, kritik stok miktarı belirlersiniz (stok yönetimi).
• Pazaryeri ve e-ticaret entegrasyonu. Siparişler tek panelde toplanır; stok ve satış durumunu kanallar arasında izlersiniz (pazaryeri entegrasyonu).
• Tek ekranda siparişler. Satış hızını ürün bazında görmek için siparişleri tek yerde filtrelersiniz (sipariş yönetimi).
• Depo ve şube bazlı stok. Stoğu depo ve şube bazında ayrı izlersiniz (şube ve depo yönetimi).
• Kayıtlı raporlar. Stok ve satış raporlarını kaydeder, Excel'e aktarır, ay sonu stoksuzluk tablosunu oluşturursunuz (raporlar).
• Ön muhasebe ücretsiz. e-Fatura, cari, stok, kasa, banka ve gider yönetimi her pakette ücretsizdir; ayrıntı için fiyatlar sayfasına bakın.

Mini sınav: Öğrendiklerinizi deneyin

Kısaca: Aşağıdaki 5 soruyu cevaplayın, ardından cevap anahtarıyla karşılaştırın. 4 ya da 5 doğru, eğitimi tamamladığınızı gösterir.

1. Günlük talebi 20 adet olan ürün 6 gün stoksuz kaldı. Kaçan talep kaç adettir?
2. Kaybolma oranı %70, birim katkı 140 ₺ ise doğrudan kayıp nedir?
3. Dolaylı kayıp doğrudan kaybın %25'i ise toplam kayıp nedir?
4. Günlük katkısı 900 ₺ olan 30 ürün, 3 gün stoksuz kalırsa kayıp katsayısı 0,875 ile aylık kayıp nedir?
5. Stoku 50 adet, günlük satışı 10 adet, tedarik süresi 10 gün ve emniyet payı 3 gün olan ürün için sipariş zamanında mı verilmiş olur?

Cevap anahtarı:

1. 20 × 6 = 120 adet.
2. 120 × 0,70 = 84 adet; 84 × 140 = 11.760 ₺.
3. 11.760 × 1,25 = 14.700 ₺.
4. 30 × 900 × 3 × 0,875 = 70.875 ₺.
5. Kalan gün 50 ÷ 10 = 5; eşik 10 + 3 = 13 gün. Kalan gün eşikten düşük; sipariş geç verilmiştir ve ürün en az 5 gün stoksuz kalır.

Sonuç: Bu ay hangi ürünlerin kaç gün stoksuz kaldığını çıkarın

Bugün yapabileceğiniz en faydalı iş, geçen ayın stok hareketlerinden her ürünün stoksuz kaldığı gün sayısını çıkarmak ve en büyük günlük katkıya sahip beş ürünün kaybını hesaplamaktır. Çıkan tutarı ek stoğun aylık maliyetiyle karşılaştırdığınızda stok kararlarının nerede kâr, nerede kayıp ürettiğini görürsünüz. Sonraki adım kalan stok günü listesini haftalık bir alışkanlığa çevirmektir.