ABC Analizi Nasıl Yapılır? Stok Sınıflandırma, Pareto Kuralı ve Ölü Stok Tespiti Rehberi

Stokta yüzlerce ürün tutan bir işletmede her ürüne aynı özeni göstermek mümkün değildir. Üstelik gerek de yoktur: Çoğu işletmede satışın büyük kısmını birkaç ürün getirir, ürünlerin yarısı ise toplam satışın yalnız küçük bir payını oluşturur. Buna rağmen sayım, sipariş ve kampanya kararları genellikle bütün ürünlere aynı sıklıkla uygulanır. ABC analizi nasıl yapılır sorusunun cevabı, ürünleri işletmeye kattıkları değere göre üç sınıfa ayırmak ve dikkatinizi en çok değer yaratan ürünlere yöneltmektir.

Bu rehberde ABC analizini adım adım anlatıyoruz: Pareto (80/20) kuralı, analizde hangi verinin kullanılacağı, 10 ürünlü bir örnekle ABC tablosunun hazırlanması, A, B ve C sınıfı ürünlerin nasıl yönetileceği, talebin düzenliliğini ölçen XYZ analizi, stoğa bağlanmış parayı ortaya çıkaran ölü stok tespiti ve en sık yapılan 7 hata. Örneklerdeki ürünler ve rakamlar yalnız yöntemi göstermek için seçildi.

ABC analizi nedir?

Kısaca: ABC analizi, stoktaki ürünlerin işletmeye kattıkları değere göre A (en önemli), B (orta) ve C (en az önemli) olarak sınıflandırılmasıdır. Amaç, sınırlı zamanı ve sermayeyi en çok değer yaratan ürünlere ayırmaktır.

Yöntem, Pareto ilkesine dayanır: Birçok alanda sonuçların büyük kısmı nedenlerin küçük bir kısmından gelir. Stokta bu, "ürünlerin yaklaşık %20'si satış değerinin yaklaşık %80'ini oluşturur" biçiminde görülür. Oranlar her işletmede birebir 80/20 çıkmaz; önemli olan, değerin birkaç ürüne yoğunlaştığını görmek ve yönetim kararlarını buna göre vermektir.

ABC analizi, ürün yönetimi ve stok planlamasının temel araçlarından biridir. Sayım sıklığından tedarikçi seçimine, kampanya planından depo yerleşimine kadar birçok karar, ürünün hangi sınıfta olduğuna göre farklılaşır. Stok yönetiminin genel çerçevesini stok yönetimi hakkında bilinmesi gerekenler yazımızda bulabilirsiniz.

ABC analizinde hangi veri kullanılır?

Kısaca: En yaygın ölçü yıllık satış (tüketim) değeridir: Yıllık satılan adet × Birim maliyet. Ticari işletmeler satış tutarını, kârlılığa odaklananlar brüt kâr tutarını da kullanabilir. Önemli olan bütün ürünlerde aynı ölçünün ve aynı dönemin kullanılmasıdır.

Yalnız satış adedine bakmak yanıltıcıdır. Yılda 2.000 adet satılan 15 ₺'lik bir ürün 30.000 ₺ değer yaratırken, yılda 300 adet satılan 1.600 ₺'lik bir ürün 480.000 ₺ değer yaratır. Adede göre sıralamada ilk ürün öne çıkar; değere göre sıralamada ikincisi çok daha önemlidir. Bu yüzden ABC analizinde adet ile birim değer her zaman birlikte kullanılır.

Dönem olarak genellikle son 12 ay alınır; mevsimsel ürünlerde tam bir yıl, bütün sezonları kapsadığı için önemlidir. Analiz için gereken verinin tamamı (ürün bazında satış adedi ve maliyet) ön muhasebe ve stok kayıtlarında zaten vardır. Maliyetin doğru hesaplanması için stok maliyeti nasıl hesaplanır yazımıza bakabilirsiniz.

ABC analizi adım adım nasıl yapılır?

Kısaca: Her ürünün yıllık değeri hesaplanır, ürünler değere göre büyükten küçüğe sıralanır, her ürünün toplam içindeki payı ve kümülatif payı bulunur; kümülatif payı %80'e kadar olanlar A, %95'e kadar olanlar B, kalanlar C sınıfına yazılır.

Örnek: 10 ürünlü bir mağazanın ABC tablosu

Kısaca: Toplam yıllık değeri 1.000.000 ₺ olan 10 ürünün 2'si (ürünlerin %20'si) değerin %80'ini oluşturur ve A sınıfıdır; 3 ürün B, 5 ürün C sınıfına girer. Ürünlerin yarısı toplam değerin yalnız %5'ini oluşturur.

Ev tekstili satan bir mağazanın son 12 aylık verisi aşağıda. Ürünler yıllık değere göre sıralandı. Rakamlar yalnız yöntemi göstermek için seçildi:

Tablo, mağazanın gündelik önceliklerini netleştirir. Nevresim ve pike takımında bir hafta stoksuz kalmak, beş C ürününün bir yıllık toplam değerinden fazlasını kaybettirebilir. Buna karşılık beş C ürünü, sayım ve sipariş işinin yarısını oluşturduğu halde değerin yalnız %5'ini getirir.

A, B ve C sınıfı ürünler nasıl yönetilir?

Kısaca: A sınıfı ürünler sık sayılır, stok seviyesi yakından izlenir, kritik stok seviyesi sıkı tutulur ve asla stoksuz bırakılmaz. B sınıfı düzenli aralıklarla kontrol edilir. C sınıfında stok ve iş yükü en aza indirilir; siparişler toplu ve seyrek verilir.

Bu kuralların ortak mantığı, emeği değerle orantılı dağıtmaktır. A ürünlerinde stoksuz kalmanın maliyeti çok yüksek olduğu için biraz fazla stok tutmak kabul edilebilir. C ürünlerinde ise her fazla adet sermaye bağlar; bu ürünler başka ürünlerle birlikte satışa yardımcı olacak şekilde konumlandırılır. Birlikte satış fikirleri için çapraz satış nasıl yapılır sayfasına bakabilirsiniz.

XYZ analizi nedir, ABC ile nasıl birleştirilir?

Kısaca: XYZ analizi ürünleri talebin düzenliliğine göre sınıflandırır: X düzenli ve tahmin edilebilir, Y dalgalı ya da mevsimsel, Z düzensiz ve tahmin edilmesi zor talep demektir. ABC "ne kadar önemli", XYZ "ne kadar tahmin edilebilir" sorusunu cevaplar.

İki analiz birlikte kullanıldığında dokuz kombinasyon ortaya çıkar ve her birine farklı stok politikası uygulanır. En sık kullanılan dördü şunlardır:

• AX (değerli ve düzenli): Talep tahmin edilebildiği için stok düşük tutulup sık sipariş verilebilir. En kolay yönetilen ve en çok kazandıran gruptur.
• AZ (değerli ama düzensiz): En riskli gruptur. Stoksuz kalmak pahalıdır, fazla stok da çok sermaye bağlar. Tedarikçiyle hızlı teslim anlaşması ve yakın takip gerekir.
• CX (değersiz ama düzenli): Otomatik ve toplu siparişe uygundur; yönetimi en az zaman alması gereken gruptur.
• CZ (değersiz ve düzensiz): Ölü stok adayıdır. Siparişle tedarik, paket satış ya da katalogdan çıkarma değerlendirilir.

Talebin düzenliliği, aylık satışların birbirine ne kadar yakın olduğuyla ölçülür. Aylık satışları her ay benzer olan ürün X, belirli aylarda yükselen ürün Y, bazı aylar hiç satmayıp bazı aylar birden satan ürün Z sınıfına girer.

Ölü stok nedir, nasıl tespit edilir?

Kısaca: Ölü stok, belirli bir süredir (genellikle 90 ya da 180 gün) hiç satılmamış ürünlerdir. Tespit için her ürünün son satış tarihine bakılır ve stoklar "son satıştan bu yana geçen gün" gruplarına ayrılır.

Ölü stok sessiz bir maliyettir: Rafta durur, depo alanı kaplar, sermaye bağlar, modası geçer ya da bozulur. Stok tutmanın yıllık maliyeti; depolama, sigorta, değer kaybı ve bağlanan paranın fırsat maliyeti toplanarak bulunur. Örnek olarak bu maliyet stok değerinin yılda %25'i kabul edilirse, 90 günü aşan 60.000 ₺'lik stok yılda yaklaşık 15.000 ₺ maliyet yaratır. Oran örnektir; kendi depo ve finansman maliyetlerinizle hesaplayın.

Ölü stokla mücadelede iki kural öne çıkar. Birincisi, yavaşlayan ürüne yeni sipariş verilmez; sorun genellikle "stokta azaldı, tekrar alalım" alışkanlığıyla büyür. İkincisi, tasfiye kararı gecikmemelidir: Satılmayan ürünün değeri zamanla düşer, bugün kabul edilmeyen indirim altı ay sonra yeterli olmayabilir. Satıştan kalkan ürünlerin müşteriye nasıl gösterileceğini stoğu tükenen ürünler nasıl yönetilmeli yazımızda anlattık. Stok maliyetini düşürmenin diğer yollarını stok maliyetini düşürmenin yolları yazımızda bulabilirsiniz.

ABC analizinde en sık yapılan 7 hata

Kısaca: En sık hatalar ürünleri yalnız satış adedine göre sıralamak, analizi bir kez yapıp bırakmak, yeni ürünleri C sınıfına atmak ve sınıflandırmayı yapıp yönetim kurallarını değiştirmemektir.

1. Yalnız adede bakmak. Ucuz ve çok satan ürün değerli görünür. Değer her zaman adet × birim maliyet (ya da tutar) ile ölçülür.
2. Analizi bir kez yapmak. Talep değişir, ürünler sınıf değiştirir. Analiz üç ya da altı ayda bir yenilenmelidir.
3. Yeni ürünleri C sınıfına atmak. Satış geçmişi kısa olan ürün düşük değerli görünür. Yeni ürünler ayrı izlenir, yeterli veri oluşunca sınıflandırılır.
4. Mevsimselliği yok saymak. Kışın satılan bir ürün yaz aylarının verisiyle C görünür. Mevsimsel ürünlerde tam yıl verisi kullanılır.
5. Sınıflandırıp kural koymamak. ABC tablosunun değeri, sınıflara göre farklı sayım, sipariş ve kampanya kurallarıyla ortaya çıkar. Kural yoksa analiz yalnız bir rapordur.
6. Tamamlayıcı ürünleri tasfiye etmek. A ürünüyle birlikte satılan C ürünleri, sepeti büyüten ürünlerdir. Tasfiye öncesi birlikte satış verisine bakılır.
7. Varyantları birleştirmek. Bir tişörtün toplam satışı A sınıfı olabilir, ama bazı beden ve renkleri ölü stoktur. Analiz varyant bazında da yapılmalıdır; varyant yönetimini varyantlı ürün nasıl yönetilir yazımızda anlattık.

ABC analizi NetKasam ile nasıl yapılır?

Kısaca: NetKasam ürün bazında satış ve stok hareketlerinizi, maliyetlerinizi ve stok devir hızlarınızı tutar; raporları Excel'e aktararak ABC tablonuzu dakikalar içinde hazırlar, kritik stok miktarlarıyla A sınıfı ürünlerinizin stoksuz kalmasını önlersiniz.

NetKasam stok yönetimi ile ürünlerinizin stok devir hızlarını görür, maliyetlerinizi raporlarsınız. Ayrıntılı stok hareketleri raporu her ürünün ve her varyantın ne zaman satıldığını gösterir; ölü stok tespiti için gereken son satış bilgisi buradan gelir. Ürünlerinize kritik stok miktarı belirleyerek stok devir hızına göre hazırlanan kritik stok raporlarıyla satın almayı zamanında yaparsınız; bu, A sınıfı ürünler için en önemli korumadır.

Raporlar bölümünde ürün bazında satış raporunu kaydedip Excel'e aktararak ABC sıralamasını birkaç formülle yaparsınız. Birden fazla deponuz varsa şube ve depo yönetimi ile her depoyu ayrı raporlar, ölü stoğu satışların daha iyi olduğu depoya transfer edersiniz. Ön muhasebe ve e-Fatura sistemi her zaman ücretsizdir.

ABC analizi, stoğunuza ilk kez değer gözlüğüyle bakmanızı sağlar. Bugün son 12 ayın ürün bazında satış raporunu alın, değere göre sıralayın ve kümülatif %80'e kadar olan ürünleri işaretleyin. Bu kısa listedeki ürünlerin kritik stok seviyelerini kontrol ettiğiniz ve son 90 günde hiç satılmamış ürünleri ayırdığınız an, stoğunuzdaki paranın nerede çalıştığını ve nerede beklediğini görmüş olursunuz.