Online muhasebe programı nedir?
Online muhasebe programı, yazılımın ve verilerin sunucuda durduğu, size ise yalnızca tarayıcı ve internet bağlantısı gerektiren muhasebe yazılımıdır. Bu yapıya bulut muhasebe ya da SaaS da denir.
Masaüstü programdan farkı, güncellemelerin ve yedeklemenin sizin yerinize yapılmasıdır. NetKasam'da yeni sürüm geldiğinde sayfayı yenilemeniz yeter; dosya taşımak, lisans anahtarı girmek ya da yedek almayı hatırlamak zorunda kalmazsınız.
Bu sayede ofisten ayrıldığınızda da işletmenizi izleyebilirsiniz: tahsilatı gördüğünüz, stoğu sorguladığınız ve faturayı kestiğiniz yer aynı paneldir. Yeni bir cihaz kullandığınızda kullanıcı adı ve şifreyle giriş yapmanız yeterlidir.
Online yapı, ekibin aynı anda çalışmasını da mümkün kılar. Satış personeli faturayı keserken depo çalışanı stoğu, siz de raporları görürsünüz; kimse bir dosyanın kendisine gelmesini beklemez.
Hangi modeli ne zaman seçmeli?
Seçimi belirleyen üç şeydir: ekip büyüklüğü, lokasyon sayısı ve bakım isteği. Tek bilgisayarda çalışan, hiçbir şeyi paylaşmayan bir iş için bile bulut model yedekleme yükünü ortadan kaldırır. Birden fazla kişi ve konum devreye girdiğinde fark belirginleşir.
Çevrimiçi çalışmanın bir diğer sonucu güncelliktir. Yazılıma eklenen yeni özellikler tüm kullanıcılara aynı anda ulaşır; sürüm farkı yüzünden uyumsuz dosyalarla uğraşmazsınız.
Online ön muhasebenin sınırı nerede?
Online muhasebe programı, resmî beyan ve defter işlerinin yerini almaz. Kayıt düzenini, faturalamayı ve takibi üstlenir. Yasal yükümlülükler için mali müşavirinizle çalışmaya devam edersiniz; fark, ona daha düzenli veri sunmanızdır.
Online ön muhasebe ile masaüstü program arasında ne fark var?
| Konu | Masaüstü program | Online muhasebe (NetKasam) |
|---|---|---|
| Kurulum | Bilgisayara kurulur | Gerekmez, tarayıcıdan açılır |
| Erişim | Genelde tek bilgisayar | Her cihaz ve her konum |
| Yedekleme | Sizin sorumluluğunuz | Otomatik, günlük |
| Güncelleme | Elle ve ücretli olabilir | Kendiliğinden |
| Şube ve ekip | Veri aktarımı gerekir | Aynı panelde çalışılır |
| Pazaryeri bağlantısı | Genelde ek modül | Entegrasyon paketiyle |
Özetle tek kişilik bir dükkândan çok depolu bir operasyona kadar online model, veri paylaşımını kolaylaştırır.
İnternet kesintisi gibi durumlar için masaüstü yazılımın çevrimdışı çalışabilmesi tek avantajıdır; buna karşılık günlük yedekleme, cihazdan bağımsızlık ve ekip erişimi birçok işletme için bu avantajı geride bırakır. Karar verirken kendi iş yerinizin internet kalitesini ve kaç kişinin aynı veriye ihtiyaç duyduğunu düşünün.
Hangi işletmeler online modelde daha rahat eder?
- Birden fazla şubesi ya da deposu olanlar.
- Muhasebecisiyle düzenli veri paylaşanlar.
- Pazaryeri ve e-ticaret siparişlerini otomatik işlemek isteyenler.
- Yalnızca telefonu ya da tableti olan küçük işletmeler.
Bir günün farkı
| Durum | Masaüstü programda | Online programda |
|---|---|---|
| Depodan stok sorgusu | Ofise dönüş ya da telefonla sorma | Telefondan panele giriş |
| Muhasebeciye veri | Dosya ya da belge gönderimi | Ortak panel |
| Cihaz arızası | Yedek yoksa veri riski | Veri bulutta durur |
Sonuç olarak online model, yazılımla uğraşmak yerine işinize odaklanmanızı sağlar: güncelleme, yedekleme ve erişim sorunlarını platform üstlenir, siz fatura, tahsilat ve stok kararlarına zaman ayırırsınız.
Bulut muhasebe verileri güvende mi?
NetKasam'da veriler Türkiye'de, İstanbul ve İzmir lokasyonlarında birden fazla kez yedeklenir. Ödeme sayfası 256 bit SSL ve PCI-DSS ile korunur. Veri kaybı riski bu nedenle tek bir bilgisayarın arızasına bağlı değildir.
Verilerin işlenmesine ilişkin esaslar için veri güvenliği sayfasını okuyabilirsiniz.
Güvenlik tek başına teknik bir konu değildir; kullanıcı yönetimi de buna dahildir. Her kişiye ayrı kullanıcı tanımlamak, kimin ne yaptığını izlemeyi kolaylaştırır. Şifrenizi paylaşmamak ve ekipten ayrılan kişinin hesabını kapatmak bulut yazılımında da temel alışkanlıktır.
Kişisel verilerin işlenmesi hakkındaki esaslar için kişisel verilerin korunması metnini inceleyebilirsiniz.
Yedekleme neden kritik?
Muhasebe verisi, işletmenin ticari hafızasıdır. Masaüstü programda yedek almayı unutmak ya da yedeğin aynı bilgisayarda kalması bütün kayıtları riske atar. Bulut modelde yedekleme sizin işiniz olmaktan çıkar; verileriniz Türkiye'deki lokasyonlarda saklanır.
Şubelerinizde sunucu ya da özel kurulum da gerekmez. Yeni bir şube açtığınızda kullanıcıyı ekler ve depoyu tanımlarsınız.
Pratik bir öneri: yeni bir kullanıcı eklerken yalnızca ihtiyacı olan kişiye hesap açın ve işi biten kullanıcıyı kapatın. Bulut sistemde erişim yönetimi, güvenliğin en etkili parçalarından biridir.
Online muhasebe programıyla neler yapılır?
Günlük işleri şu akışta ele alırsınız:
- Satış faturası keser, e-Arşiv ve e-Fatura işlemlerini panelden yaparsınız.
- Müşteri ve tedarikçi bakiyelerini cari ekstrelerle izlersiniz.
- Birden fazla depo ve şubede stoğu görürsünüz: şube ve depo yönetimi.
- Kasa, banka ve giderleri tek raporda toplarsınız.
- Kartla ya da bağlantıyla tahsilat alırsınız: online tahsilat.
Bu modüllerin hepsi ücretsiz ön muhasebe paketinin parçasıdır; sanal POS kullanırsanız komisyon ayrıca uygulanır.
Bu akış hem fatura kesen hem tahsilat yapan küçük bir işletme için yeterlidir. İşletme büyüdüğünde tabloya yeni bir sistem eklemek yerine aynı panelde yeni bir modül açılır. Böylece "program büyüdü, veriyi taşımam gerekiyor" sorunu yaşanmaz.
Mağazada hızlı satış için mağaza satış ekranı ekranı, bayi ya da şube ağında ise cari ve depo takibi öne çıkar.
Bu işlevlerin tek ekranda bulunması, ayrı programlar arasında veri taşıma hatasını ortadan kaldırır. Örneğin bir tahsilat kaydı hem kasa ya da bankayı hem de carinin bakiyesini günceller.
Muhasebe işlerini günlük küçük adımlarla yürütmek, dönem sonu yığılmasını önler. Bir gün birkaç faturayı kesip tahsilatı kapatmak, ay sonunda saatler süren düzeltmelerden çok daha az yorucudur.
Online muhasebe programı muhasebeci ile nasıl çalışır?
Sınırsız kullanıcı sayesinde mali müşaviriniz için ayrı bir kullanıcı tanımlayabilirsiniz. Faturalar ve hareketler aynı anda ikinizin ekranındadır; ay sonunda belge toplamak, e-posta ile dosya göndermek gerekmez.
Bu, ön muhasebeyi siz, resmî muhasebeyi muhasebeciniz yaptığında en rahat çalışan düzendir. Rapor ihtiyacınız için raporlar sayfasına göz atın.
Mali müşavir ile çalışmanın pratik tarafı belge akışıdır. Faturalar panelde durduğu için ay sonunda eksik belge arayışı azalır; muhasebeci hangi faturanın hangi cariye yazıldığını doğrudan görür. Bu ortak ekran, iki taraf arasındaki yazışma sayısını da düşürür.
Yasal defterler, beyannameler ve mali tablolar muhasebecinin sorumluluğunda kalır; NetKasam ön muhasebe verisini düzenli tutmaya odaklanır.
Kimler hangi iş için panele girer?
Satış, depo, muhasebe ve yönetim aynı verinin farklı kısımlarına ihtiyaç duyar. Her kullanıcıya ayrı hesap tanımlayarak kimin hangi işlemi yaptığını daha net izlersiniz. Kullanıcı sayısı sınırsız olduğu için ekip büyüdükçe lisans maliyeti büyümez.
Mali müşavirler genellikle birden fazla müşteriyle çalışır; her müşteriden dosya beklemek yerine panele girip ihtiyacı olan veriyi görmek zaman kazandırır. Bu da hizmet kalitesini ve hızı doğrudan artırır.
Online muhasebe pazaryeri satıcısına ne katar?
Siparişler birden çok kanaldan geldiğinde en büyük risk, faturanın ve stoğun elle takip edilmesidir. Connect ve Global Plus paketleriyle siparişler NetKasam'a otomatik düşer, faturalanır ve stok güncellenir. Bu paketler 14.900 ₺ ve 24.900 ₺ / yıl fiyatlıdır (KDV hariç).
Trendyol, Hepsiburada, n11 ve Amazon dahil kanallar için entegrasyonlar sayfası; satışın tamamını yönetme açısı için e-ticaret yazılımı sayfası bakılacak yerlerdir.
Pazaryeri tarafında yalnızca sipariş senkronu değil, stok eşitleme de önemlidir. Bir kanalda satılan ürün stoktan düşer ve diğer kanallara yansır; böylece stokta olmayan ürünü satma riski azalır. Ön muhasebe tarafında ise faturalar ve tahsilatlar aynı panelde birikir.
Online sistemi bu yüzden salt bir muhasebe aracı olarak değil, satışın arkasındaki ortak kayıt defteri olarak düşünmek gerekir. Entegrasyon ücretleri ve paket kapsamı için fiyatlar sayfasına bakın.
Online ön muhasebeye pazaryeri eklenince
Ücretsiz ön muhasebeyle başlayıp satışlarınız büyüdüğünde Connect paketine geçebilirsiniz. Kayıtlarınız aynı hesapta kaldığı için yeniden girmeniz gerekmez. Trendyol, Hepsiburada, n11 ve Amazon gibi kanalların tamamı bu tek hesaba bağlanır.
Farklı ihtiyaç, farklı paket
| İhtiyaç | Paket |
|---|---|
| Yalnızca ön muhasebe ve e-Fatura | Accountly (ücretsiz) |
| Yerli pazaryerleri ve kargo | Connect (14.900 ₺ / yıl) |
| Yabancı pazaryerleri ve e-ticaret sitesi | Global Plus (24.900 ₺ / yıl) |
Online muhasebe hesabı nasıl açılır?
- NetKasam'da ücretsiz hesap açın; kredi kartı sorulmaz.
- Firma bilgilerinizi ve ilk ürün ile cari kayıtlarınızı girin.
- Muhasebeciniz ve ekip arkadaşlarınız için kullanıcı ekleyin.
- e-Fatura için mali mühür sürecini başlatın.
Takıldığınızda ücretsiz destek ve eğitim içeriklerinden yararlanırsınız.
İlk gün için gerçekçi bir hedef belirleyin: ilk fatura, ilk tahsilat ve ilk stok hareketi. Bu üç kayıt panelin mantığını anlamanız için yeterlidir. Sonrasında e-Fatura, entegrasyonlar ve raporlar gibi başlıklara ihtiyacınıza göre geçersiniz.
Bu sayfada anlatılan ücretsiz kısım ön muhasebedir; pazaryeri entegrasyonu, kontör ve sanal POS komisyonu isteğe bağlıdır. Kapsamı net görmek için fiyatlar sayfasındaki paket tablosunu inceleyin.
Başlangıçta sık yapılan hatalar
- Ürün ve cari kayıtlarını eksik girip raporlardan sonuç beklemek.
- Tüm ekip için tek ortak şifre kullanmak.
- e-Fatura sürecini son güne bırakmak.
Bu üç noktaya dikkat etmek ilk ayı sorunsuz geçirmenize yardımcı olur.
Sonraki adım
Hesabınızı açtıktan sonra aklınıza takılan işlemleri destek ekibine sorabilir, eğitim videolarını izleyebilirsiniz. Bilgi bankasında sık karşılaşılan konular tek tek açıklanır: bilgi bankası.
Hesap açma aşamasında bir yanlış yapmanız mümkün değildir; kayıtlarınızı sonradan düzenleyebilir, kullanıcıları ekleyip çıkarabilirsiniz. Kararsızsanız önce küçük bir ürün ve birkaç cariyle deneyin.
Ön muhasebeyi daha kapsamlı anlatan sayfamız: ücretsiz ön muhasebe programı.