Yeni Mağaza Açılışı İçin Şube ve Depo Kurulumu Nasıl Yapılır? Açılış Stoğu, Transfer, Kullanıcı Yetkisi ve Şube Karşılaştırması Eğitimi

İkinci mağazanın kapısı iki hafta sonra açılıyor. Raflar hazır, ürünler ana depoda duruyor ama sistemde yeni mağazaya ait bir stok yok. Açılış sabahı ilk müşteri ürünü okutunca ya ürün "stokta yok" çıkıyor ya da ana depodan düşülüyor, çalışan yanlış mağazanın kasasına giriyor, ay sonunda hangi mağazanın ne sattığı karışıyor. Yeni bir satış noktası açmak, mal koymak kadar sistemi hazırlamak demektir: depo kaydı, açılış stoğu, kullanıcılar, yetkiler ve satış şartı önceden kurulmalıdır.

Bu yazı bir anlatım değil, 8 derslik bir uygulama eğitimidir. Yeni mağaza açılışı için şube ve depo kurulumu nasıl yapılır sorusunu üç stok noktalı örnek bir işletme üzerinden rakamlarla cevaplayacağız: depo yapısını tasarlamayı, açılış stoğunu hesaplamayı, ana depodan transferi, kullanıcı ve yetkileri, satış şartını ve kasa hazırlığını, açılış sonrası karşılaştırmayı ve aylık rutini. Sonda mini sınav ve cevap anahtarı var. Depolar arası sevk adımları için depolar arası stok transferi nasıl yapılır yazısına bakabilirsiniz; burada açılışın tamamını planlıyoruz.

Bu eğitimin sonunda neleri yapabileceksiniz?

Kısaca: Yeni mağaza için depo yapısını kuracak, açılış stoğunu ve transfer miktarını hesaplayacak, kullanıcı ve yetkileri tanımlayacak, satış şartını belirleyecek ve açılıştan sonra mağazaları kıyaslayacaksınız.

Eğitimin 8 dersi: (1) açılış hazırlığı neden önemli, (2) depo yapısı, (3) açılış stoğunun hesabı, (4) transferin yapılması, (5) kullanıcı ve yetki, (6) satış şartı ve kasa, (7) açılış sonrası karşılaştırma, (8) aylık rutin.

Ders 1: Yeni mağaza açılışında sistem hazırlığı neden önemlidir?

Kısaca: Hazırlık yapılmazsa ilk gün stok, kasa ve rapor karışır. Sonradan düzeltmek, baştan kurmaktan pahalıdır.

NetKasam'da şube ve depolarınız birbirine entegre bir yapıda kurulur; siparişleri, stokları ve müşterileri ayrı ayrı yönetebilirsiniz. Depo sayısında sınır yoktur ve ön muhasebe ücretsiz olduğu için şube ve depo kurulumu için ayrı bir paket gerekmez. Ayrıntı için şube ve depo yönetimi sayfasına bakabilirsiniz. Örnek işletme: bir ana depo ve bir mağazası olan, ikinci mağazayı açan bir giyim perakendecisi.

Ders 2: Depo yapısı nasıl tasarlanır?

Kısaca: Fiziksel olarak ayrı her stok noktasını ayrı depo olarak tanımlamak en sade yaklaşımdır. Ana depo, mağaza rafı ve iade deposu gibi ayrımlar stok doğruluğunu ve rapor ayrıntısını artırır.

İade deposu gibi ek bir depo ihtiyacınız varsa iadeleri satılabilir stoktan ayırmak için kullanılır. Yapıyı bir kez doğru kurmak, sonradan ürünleri depolar arasında taşıma ihtiyacını azaltır. Depo yapısını düzenlerken stok sayımı için stok sayımı nasıl yapılır yazısındaki yöntemi de göz önünde bulundurun; çünkü sayım depo bazında yapılır.

Ders 3: Açılış stoğu nasıl hesaplanır?

Kısaca: Açılış stoğu = beklenen günlük satış × hedef kapsama günü. Kapsama günü, mağazanın yeni mal gelene kadar kaç gün idare edeceğini gösterir.

Yeni mağazanın günlük 30 adet satması bekleniyor ve hedef 30 gün kapsama isteniyor: 30 × 30 = 900 adet. Ortalama birim maliyet 310 ₺ ise stok değeri 900 × 310 = 279.000 ₺. Ana depodan mağazaya sevk 3 gün sürüyorsa kritik stok 30 × 3 = 90 adet olur; mağaza stoğu 90'a düştüğünde yeni sevk talebi verilir ve sevk yoldayken satılacak 90 adet rafta bulunur. Beklenen satış tahmini için satış tahmini nasıl yapılır yazısına, güvenlik payı için emniyet stoğu nasıl hesaplanır yazısına bakın.

Ders 4: Ana depodan mağazaya transfer nasıl yapılır?

Kısaca: Transferde önce çıkış deposunu, sonra giriş deposunu seçip ürün ve adedi kaydedersiniz. Toplam stok değişmez, yalnız konum değişir.

Transferi kayda geçirmek şartır: kayıt yapılmadan fiziksel taşıma sayım farkı olarak ortaya çıkar. Sevk sırasında paketin ve etiketin kontrolü için sipariş toplama ve paketleme nasıl yapılır yazısına bakın.

Açılış öncesi son hafta için kısa bir prova yapın: depo sorumlusu bir transfer kaydeder, mağaza yöneticisi mal kabulü doğrular, kasiyer iki ürünü okutup deneme satışı yapar, yönetici de raporda bu hareketleri görür. Prova sırasında takılan her adım, açılış sabahı müşteri karşısında takılacak adımdır. Prova sonunda deneme kayıtlarını temizlemek yerine iptal ya da ters kayıt yöntemiyle kapatın; sayım farkı doğmaması için stoğu prova öncesi değerlere döndürdüğünüzü kontrol edin.

Ders 5: Kullanıcı ve yetki nasıl tanımlanır?

Kısaca: Her şube ya da depoya ayrı kullanıcı atanır ve her kullanıcıya yalnız işine yetecek yetki verilir. Kasada çalışan satış ekranını görür; ciro ve kâr bilgisi yönetimde kalır.

Yeni kullanıcıyı genel ayarlardan ekleyebilir, doğrudan kaydedebilir ya da e-posta ile davet edebilirsiniz; hazır kullanıcı grupları ve yetkileri gelir, değiştirebilirsiniz. Her hareket kayıt altına alınır ve silinemez. Ayrıntı için kullanıcı ve çalışan yönetimi sayfasına, yöntem için kullanıcı yetkilendirme nasıl yapılır yazısına bakın. Örnekte 8 kullanıcı var: ana depoda 2, her mağazada 3.

Ders 6: Satış şartı, kampanya ve kasa hazırlığı nasıl yapılır?

Kısaca: Mağazayı toptan ya da perakende olarak tanımlayıp şartların dışındaki satışı engelleyebilirsiniz. Mağazaya özel kampanya tanımlanabilir. Kasayı açılıştan önce bir deneme satışıyla sınayın.

Açılış kampanyasının nasıl kurulacağı için mağaza kampanyası nasıl kurulur yazısına, barkod düzeni için barkod sistemi nasıl kurulur yazısına bakın. Gün sonu kasa kapanışı için günlük kasa sayımı ve kasa kapanışı nasıl yapılır yazısı tamamlayıcıdır. Mağaza ekranı özellikleri için mağaza satış ekranı sayfasına bakın.

Ders 7: Açılış sonrası mağazalar nasıl kıyaslanır?

Kısaca: İlk ay sonunda yeni mağazanın satışını ve stok kapsamasını mevcut mağazayla kıyaslayın. Şube ve depo bazında stok ve satış raporu alınır, şubeler birbiriyle kıyaslanabilir.

İlk ay sonunda Mağaza 1'in cirosu 420.000 ₺, Mağaza 2'nin 285.000 ₺ olursa yeni mağaza mevcut mağazanın %67,9'una (285.000 ÷ 420.000) ulaşmış demektir. Bu oran yeni bir mağaza için ilk ayda makul olabilir; ama kapsama günü 30'un altına düşüyorsa ikinci sevk planlanmalıdır. Şube bazlı kârlılık ölçümü için şube bazlı kârlılık nasıl ölçülür yazısına bakın.

Ders 8: Çok mağazalı yapı aylık nasıl yönetilir?

Kısaca: Şube sayısı arttıkça düzen önem kazanır. Transferleri kayda geçirin, yetkileri güncelleyin, şubeleri ayda bir kıyaslayın.

Mağaza ve online stoğun aynı yapıda yönetilmesi için mağaza ve e-ticaret stoğu tek merkezde nasıl yönetilir yazısına bakın. E-ticaret ve pazaryeri siparişlerini depo ya da şube stoklarına göre yönetebilirsiniz; böylece online ve mağaza satışlarınız aynı stok yapısında buluşur. Raporları kaydetmek için raporlar ekranını kullanabilirsiniz.

İkinci mağazanın üçüncü ve dördüncüsüne dönüştüğü işletmelerde sık görülen sorun, her açılışın baştan düşünülmesidir. Bu yazıdaki tabloları bir açılış şablonuna çevirin: depo kaydı, açılış stoğu hesabı, kullanıcı listesi, satış şartı ve deneme satışı. Bir sonraki açılışta aynı şablonu kullanır, yalnız rakamları değiştirirsiniz; bu da hem hazırlık süresini kısaltır hem de unutulan adımı önler.

Yeni mağaza açılışında en sık yapılan hatalar nelerdir?

1. Depo kaydını açılış günü açmak. İlk satışlar yanlış stoktan düşer.
2. Transferi kayda geçirmemek. Sayım farkı çıkar.
3. Tüm çalışanlara tam yetki vermek. Yanlış işlem riski artar.
4. Açılış stoğunu tahminle belirlemek. Ya raf boş ya depo dolu kalır.
5. Satış şartı tanımlamamak. Yanlış fiyat tipiyle satış yapılır.
6. Kasayı deneme satışı yapmadan açmak. Sorun ilk müşteride ortaya çıkar.
7. İlk ay şubeleri kıyaslamamak. Yeni mağazanın performansı ölçülemez.

NetKasam ile şube ve depo yönetimi nasıl kolaylaşır?

• Sınırsız depo. Dilediğiniz kadar depo oluşturup kullanıcı tanımlarsınız (şube ve depo yönetimi).
• Depo bazlı stok. Her şubenin ve deponun stoğu ayrı izlenir; ürün transferleri yapılır.
• Ayrı raporlama. Şube ve depo bazında stok ve satış raporu alınır; şubeler kıyaslanır.
• Kullanıcı ve yetki. Her şubeye ayrı kullanıcı, her kullanıcıya ayrı yetki; IP kısıtlama ile erişim sınırlanabilir (kullanıcı ve çalışanlar).
• Satış şartı. Şube toptan ya da perakende tanımlanır; dışındaki satış engellenir.
• Şubeye özel kampanya. Şubelerin müşterilerine özel kampanya üretilebilir.
• Ön muhasebe ücretsiz. Şube ve depo kurulumu için ayrı paket gerekmez; ayrıntı fiyatlar sayfasındadır.

Mini sınav: Öğrendiklerinizi deneyin

Kısaca: Aşağıdaki 5 soruyu cevaplayın, ardından cevap anahtarıyla karşılaştırın. 4 ya da 5 doğru, eğitimi tamamladığınızı gösterir.

1. Yeni mağazanın günlük satışı 20 adet, hedef kapsama 25 gün ise açılış stoğu nedir?
2. Birim maliyet 200 ₺ ise bu stoğun değeri nedir?
3. Transfer süresi 2 gün ise kritik stok nedir?
4. Transferde toplam stok neden değişmez?
5. Her çalışana neden tam yetki verilmemelidir?

Cevap anahtarı:

1. 20 × 25 = 500 adet.
2. 500 × 200 = 100.000 ₺.
3. 20 × 2 = 40 adet.
4. Mal bir depodan çıkıp diğerine girer; yalnız konum değişir, toplam adet aynı kalır.
5. Yanlış işlem riski artar; kasadaki çalışan satış ekranını görmeli, ciro ve kâr gibi bilgiler yönetimde kalmalıdır.

Sonuç: Açılıştan 14 gün önce depo kaydını açın

Yeni mağaza açılışı, rafa mal koymaktan önce sistemde mağazayı kurmaktır. Açılıştan iki hafta önce depo kaydını açın, açılış stoğunu hesaplayıp transferi kayda geçirin, çalışanları ekleyin ve kasada deneme satışı yapın. İlk gün müşteri ürünü okuttuğunda doğru mağazanın stoğu düşüyorsa kurulum tamamdır; ilk ay sonunda şubeleri kıyaslayarak bir sonraki açılış için gerçek rakamlara sahip olursunuz.