Ön Muhasebe İşlemleri Nelerdir? Fatura, Cari, Kasa, Banka, Stok ve Gider Kayıtları: Her İşlemin Belgesi, Etkisi ve Kontrolü

"Ön muhasebe" denince çoğu işletme sahibinin aklına yalnız fatura kesmek gelir. Oysa bir satış faturası tek başına bir işlem değil, bir zincirin halkasıdır: müşterinin borcunu artırır, stoğu azaltır, birkaç gün sonra bir tahsilatla kapanır ve tahsilat da kasaya ya da bankaya girer. Bu halkalardan biri kaydedilmezse ay sonunda müşteri bakiyesi, stok ya da banka tutmaz ve hatanın hangi işlemde olduğu bulunamaz. Ön muhasebe işlemleri nelerdir sorusunun cevabı bu yüzden bir liste değil, birbirine bağlı işlem gruplarının haritasıdır.

Bu yazıda ön muhasebeyi oluşturan sekiz işlem grubunu tek tek ele alıyoruz: her işlemin hangi belgeyle yapıldığını, hangi bakiyeyi değiştirdiğini ve doğruluğunun nasıl kontrol edildiğini. Ardından küçük bir kahve ve çay toptancısının bir haftasını, 12 işlemlik bir kayıt günlüğüyle rakam rakam izleyeceğiz. İşlerin hangi gün ve hangi sıklıkla yapılacağını merak ediyorsanız ön muhasebe nasıl yapılır eğitimine, tanım ve kapsam için ön muhasebe nedir rehberine bakabilirsiniz; burada odak, işlemlerin kendisidir.

Ön muhasebe işlemleri nelerdir?

Kısaca: Ön muhasebe işlemleri, işletmenin parasını, alacağını, borcunu ve malını değiştiren her hareketin belgeye dayanarak kaydedilmesidir: faturalar, iadeler, cari hareketler, tahsilat ve ödemeler, kasa, banka, stok, gider ve çek-senet kayıtları.

Ön muhasebe, resmî defterlerin ve beyannamelerin hazırlanmasından önceki aşamadır. Yevmiye defteri, büyük defter ve beyanname mali müşavirin işidir; ön muhasebe ise o kayıtların hammaddesini üretir. Hammadde ne kadar düzenliyse muhasebecinin işi o kadar kısa, işletme sahibinin elindeki bilgi o kadar günceldir.

İşlemleri gruplara ayırmanın pratik bir faydası var: her grubun kendine ait bir "kontrol bakiyesi" vardır. Faturaların kontrolü cari bakiyeyle, tahsilatların kontrolü kasa ve bankayla, stok hareketlerinin kontrolü sayımla yapılır. Bir grubun bakiyesi tutmuyorsa hata o gruptaki işlemlerdedir; bütün kayıtları baştan taramak gerekmez.

Bu zincir, ön muhasebenin neden "fatura kesmekten" ibaret olmadığını gösteriyor. Aşağıdaki tablo sekiz grubu belgeleri ve etkiledikleri bakiyelerle bir arada veriyor; sonraki bölümler her grubu ayrıntılandırıyor.

Fatura işlemleri neleri kapsar?

Kısaca: Fatura işlemleri satış faturası kesmeyi, gelen alış faturasını kaydetmeyi ve iade ile fiyat farkı gibi düzeltme faturalarını kapsar; her fatura cari bakiyeyi, ürün içeriyorsa stoğu birlikte değiştirir.

Satış faturası. Mal ya da hizmet satıldığında düzenlenir. Alıcı e-Fatura mükellefiyse e-Fatura, değilse e-Arşiv fatura kesilir; hangisinin kesileceği alıcının mükellefiyet durumuna göre belirlenir. Faturanın, malın teslimi ya da hizmetin yapıldığı tarihten itibaren yasal süre içinde düzenlenmesi gerekir; ayrıntı için fatura kaç gün içinde kesilir yazısına bakın. Vadeli satışta fatura müşterinin borcunu artırır, peşin satışta aynı anda bir tahsilat kaydı da açılır.

Alış faturası. Tedarikçiden gelen faturadır. e-Fatura olarak geldiyse sistemde görünür; yine de kaydın yapılması, yani doğru tedarikçi kartına, doğru ürünlere ya da gider kategorisine bağlanması gerekir. Kâğıt faturalar elle girilir. Alış faturası tedarikçiye olan borcu ve ürün alındıysa stoğu artırır.

İade ve düzeltme faturaları. Müşteri ürünü geri gönderdiğinde iade faturası düzenlenir; asıl faturadaki tutar, cari ve stok bu belgeyle geri alınır. Yanlış kesilen faturanın düzeltilmesi ise iade değil iptal ya da itiraz konusudur. İki yol için iade faturası nasıl kesilir ve e-Fatura iptali nasıl yapılır yazıları adım adım anlatıyor.

Cari hesap işlemleri nelerdir?

Kısaca: Cari hesap işlemleri, her müşterinin ve tedarikçinin borç-alacak hareketlerini tek bir kartta toplamaktır: açılış bakiyesi, faturalar, iadeler, tahsilat ve ödemeler; sonuçta kimin kime ne kadar borçlu olduğu görülür.

Cari hesap, ön muhasebenin ortak defteridir; fatura, tahsilat ve ödeme işlemleri cari karta yazıldığında anlam kazanır. Bir müşterinin cari kartı şu formülle okunur:

Formüldeki her terim bir işlem grubundan gelir. Bu yüzden cari bakiyesi tutmayan bir müşteride aranacak yer bellidir: ya bir fatura, ya bir iade, ya da bir tahsilat eksik veya yanlış karta yazılmıştır. Cari kartın nasıl tutulacağı cari hesap nasıl takip edilir yazısında, karşı tarafla bakiyenin nasıl doğrulanacağı cari mutabakat nedir yazısında anlatılıyor.

Pazaryerinde satış yapan işletmeler için bir ayrıntı önemlidir: pazaryeri de bir cari hesaptır. Müşteri ödemeyi pazaryerine yapar, pazaryeri komisyon ve kargo kesintisini düşüp kalanı hakediş olarak satıcıya yatırır. Pazaryeri cari kartı tutulmazsa hangi siparişin parasının geldiği, hangisinin beklediği izlenemez.

Tahsilat ve ödeme işlemleri nasıl kaydedilir?

Kısaca: Tahsilat, müşteriden gelen paranın hem müşterinin cari kartından düşülmesi hem de girdiği kasa ya da banka hesabına eklenmesidir; ödeme aynı işlemin tedarikçi tarafındaki tersidir. Tek bir kayıt iki bakiyeyi birlikte değiştirir.

Tahsilat ve ödemeler, ön muhasebede en sık eksik kalan işlemlerdir. Para bankaya girer, banka ekstresinde görünür, ama hangi müşterinin hangi faturasına karşılık geldiği kaydedilmez. Sonuçta banka doğru, cari yanlış olur: müşteri ödediği hâlde borçlu görünür ve gereksiz bir hatırlatma telefonu açılır.

Tahsilatın biçimine göre kayıt yeri değişir:

• Nakit: Kasaya girer; müşteriye tahsilat makbuzu verilir.
• Havale/EFT: Bankaya girer; açıklamadaki fatura numarası ya da müşteri adıyla eşleştirilir.
• Kredi kartı: POS ya da sanal POS ile alınır; komisyon düşülmüş tutar bankaya geçer, aradaki fark gider olarak kaydedilir.
• Çek veya senet: Önce portföye girer, vadesinde bankaya ya da kasaya dönüşür.

Kredi kartıyla ya da bağlantıyla ödeme almak tahsilat işlemini kısaltır, çünkü ödeme ile müşteri eşleşmesi baştan bellidir. Bu yöntemlerin karşılaştırması için online tahsilat yöntemleri nasıl seçilir yazısına, sistemdeki karşılığı için Online Tahsilat sayfasına bakabilirsiniz.

Kasa ve banka işlemleri nelerdir?

Kısaca: Kasa işlemleri nakit giriş ve çıkışlarının, banka işlemleri banka hesaplarındaki hareketlerin kaydıdır; iki hesap arasındaki para transferi (virman) gelir ya da gider değil, aynı paranın yer değiştirmesidir.

Kasa. Nakit satış, nakit tahsilat, küçük giderler ve kasadan bankaya yatırılan para kasa işlemidir. Kasanın kontrolü basittir: gün sonunda programdaki bakiye ile çekmecedeki para sayılır, ikisi eşit olmalıdır. Sayımın adımları günlük kasa sayımı ve kasa kapanışı yazısında.

Banka. Havale ve EFT ile gelen tahsilatlar, tedarikçi ödemeleri, kira ve fatura ödemeleri, POS yatışları, banka masrafları ve kredi taksitleri banka işlemidir. Banka hesabının kontrolü ekstreyle yapılır; ekstrede olup programda olmayan her satır kaydedilmemiş bir işlemdir. Adım adım yöntem: banka mutabakatı nasıl yapılır.

Virman. Kasadaki nakdin bankaya yatırılması ya da iki banka hesabı arasında para aktarımı virmandır. En sık yapılan hata, kasadan bankaya yatırılan parayı bankada "tahsilat" olarak kaydetmektir; böylece aynı para hem nakit satışta hem tahsilatta görünür ve gelir iki kez sayılır. Virman yalnız iki hesabın bakiyesini değiştirir, kâr ve zararı etkilemez.

Stok hareketleri ön muhasebede nasıl izlenir?

Kısaca: Stok hareketleri ürünün depoya girişini (alış, satış iadesi), çıkışını (satış, alış iadesi, fire) ve sayım düzeltmesini kapsar; doğru tutulan stokta programdaki miktar raftaki miktarla aynıdır.

Ürün satan bir işletmede stok, faturanın sessiz ortağıdır: her satış faturası stoğu azaltır, her alış faturası artırır. Fatura ile stok ayrı yerlerde tutulduğunda (faturalar bir programda, stok bir tabloda) ikisi kısa sürede birbirinden kopar. Stok kartında ürün adı, birimi, alış ve satış fiyatı ile varsa varyantı (renk, beden, gramaj) bulunur.

Stok işlemlerinin dört türü vardır: alışla giriş, satışla çıkış, iadeler (müşteriden gelen giriş, tedarikçiye giden çıkış) ve sayım farkı. Sayım farkı, fire, kırılma ya da kayıp nedeniyle programla rafın ayrıştığı miktardır ve tutanakla kayda alınır. Pazaryerinde ve kendi sitesinde aynı ürünü satan işletmede stok tek havuzdan düşmezse aynı ürün iki kanalda birden satılabilir. Sayımın yöntemi için stok sayımı nasıl yapılır, sistem tarafı için Stok Yönetimi sayfasına bakın.

Gider kayıtları ve çek-senet işlemleri nasıl tutulur?

Kısaca: Gider kaydı, işletmenin yaptığı harcamanın belgesiyle ve kategorisiyle (kira, kargo, akaryakıt, personel, komisyon) kaydedilmesidir; çek-senet işlemleri ise vadeli tahsilat ve ödemelerin portföyde vade tarihine kadar izlenmesidir.

Giderler. Her gider bir belgeye dayanır: gelen fatura, perakende fiş, serbest meslek makbuzu ya da vergi mükellefi olmayan kişiden alınan hizmette gider pusulası. Giderin kategorisi kayıt anında seçilirse ay sonunda "kargoya ne kadar ödedik" sorusu tek raporla cevaplanır. Pazaryeri satıcıları için komisyon ve kargo kesintileri de gider kaydıdır; bunlar pazaryerinin kestiği faturalarla belgelenir. Ayrıntı: Gider Yönetimi.

Çek ve senet. Müşteriden alınan çek tahsil edilmiş para değildir; vadesine kadar portföyde bekleyen bir alacaktır. Kayıtta müşterinin cari bakiyesi düşer, portföy artar. Çek vadesinde bankaya tahsile verilir ya da bir tedarikçiye ciro edilir. Verilen çekler ise vadesi gelene kadar bir ödeme yükümlülüğüdür. Vade listesi tutulmazsa karşılıksız kalan ya da unutulan çek nakit planını bozar. Temel bilgiler için çek ve senet nedir, takip için Çek ve Senet sayfası.

Örnek: Bir toptancının 12 işlemlik haftası nasıl kaydedilir?

Kısaca: Kahve ve çay satan küçük bir toptancının bir haftası 12 işlemden oluşuyor; her işlem bir belgeye dayanıyor ve kasa, banka, alacak, borç ya da stoktan en az birini değiştiriyor. Hafta sonunda beş bakiyenin her biri işlem listesinden yeniden hesaplanabiliyor.

Örnek işletme kafelere ve mağazasına kahve ve çay satıyor, bir pazaryerinde de mağazası var. Haftaya şu bakiyelerle başlıyor: kasa 6.000 ₺, banka 85.000 ₺, müşterilerden açık alacak 42.000 ₺, tedarikçiye borç 30.000 ₺, depoda 400 kg ürün. Tutarlar KDV dahildir ve rakamlar yalnız yöntemi göstermek için seçilmiştir.

On ikinci işlem en çok hata yapılan türdür: 4.500 ₺'lik sipariş bankaya 3.780 ₺ olarak gelir. Aradaki 720 ₺ komisyon ve kargo kesintisidir ve pazaryerinin faturasıyla gider olarak kaydedilir. Yalnız 3.780 ₺ kaydedilirse pazaryeri carisinde 720 ₺'lik hayalî bir alacak kalır. Pazaryeri hesabının nasıl kapatılacağı pazaryeri muhasebesi nasıl yapılır yazısında ayrıntılı anlatılıyor.

Hafta sonunda bakiyeler formülle yeniden hesaplanır ve gerçek durumla karşılaştırılır:

• Kasa: 6.000 + 2.400 − 5.000 − 900 = 2.500 ₺. Çekmecede sayılan para bu olmalı.
• Banka: 85.000 + 15.000 − 12.000 − 20.000 + 5.000 + 3.780 = 76.780 ₺. Ekstre bu olmalı.
• Açık alacak: 42.000 + 18.000 − 15.000 + 4.500 − 600 − 10.000 − 4.500 = 34.400 ₺.
• Tedarikçi borcu: 30.000 + 24.000 − 20.000 = 34.000 ₺.
• Stok: 400 − 60 − 8 + 100 − 9 + 2 = 425 kg. Depodaki sayım bu olmalı.

Grafik önemli bir şeyi gösteriyor: işlemlerin yalnız beşi fatura. Kalan yedisi, yani çoğunluk, faturanın dışında kalan ve "fatura kesiyorum, gerisini muhasebeci halleder" düşüncesiyle kaydedilmeden kalan işlemler. Ay sonunda bakiyeleri bozan da genellikle bunlardır.

Ön muhasebe işlemlerinde en sık yapılan hatalar nelerdir?

Kısaca: En sık hatalar, işlemin yalnız bir tarafını kaydetmek (tahsilatı bankaya yazıp cariden düşmemek), virmanı gelir saymak, pazaryeri kesintisini kaydetmemek ve faturayı silerek düzeltmektir.

1. Tahsilatı yalnız bir tarafa yazmak. Para bankaya kaydedilir, müşterinin carisinden düşülmez; müşteri ödediği hâlde borçlu görünür.
2. Virmanı tahsilat saymak. Kasadan bankaya yatırılan para bankada yeniden gelir gibi kaydedilir; satış iki kez sayılır.
3. Hakedişi net tutarla kapatmak. Pazaryeri kesintisi gider olarak kaydedilmezse pazaryeri carisinde kapanmayan küçük alacaklar birikir.
4. Çeki tahsil edilmiş saymak. Vadesi gelmemiş çek nakit planına para olarak yazılır; karşılıksız çıkarsa plan çöker.
5. Faturayı silmek. Hatalı fatura silinir, yerine yenisi kesilir; cari ve stok geçmişi açıklanamaz hâle gelir.
6. Stoğu faturadan ayrı tutmak. Fatura programda, stok tabloda tutulur; birkaç hafta sonra ikisi birbirini tutmaz.
7. Gideri kategorisiz kaydetmek. Ay sonunda "kargo ne kadar tuttu" sorusu cevapsız kalır; her gider belgesi tek tek açılır.

Hangi ön muhasebe işlemi hangi raporda görünür?

Kısaca: Faturalar satış ve alış raporlarında, cari hareketler alacak ve borç listesinde, tahsilat ve ödemeler kasa ve banka raporlarında, stok hareketleri stok raporunda, giderler gider dağılımında görünür; her rapor bir işlem grubunun kontrol ekranıdır.

İşlemleri kaydetmenin amacı rapor almaktır. Doğru kaydedilmiş işlemler şu soruları ekstra hesap gerekmeden cevaplar: Bu ay ne kadar satış yaptık? Kimden ne kadar alacağımız var ve kaçı vadesini geçti? Tedarikçilere önümüzdeki iki hafta ne ödeyeceğiz? Hangi ürün azaldı? Giderimizin en büyük kalemi ne?

Nakdin önümüzdeki haftalarda nasıl seyredeceğini görmek için kasa, banka, alacak ve borç bakiyeleri birlikte okunur; yöntemi nakit akış tablosu nasıl hazırlanır yazısında. Sistemdeki raporların listesi Raporlar sayfasında.

NetKasam ile ön muhasebe işlemleri nasıl yapılır?

Kısaca: NetKasam'da bir fatura kesildiğinde cari ve stok birlikte güncellenir, tahsilat ve ödemeler kasa ve banka hesaplarına bağlanır; pazaryeri ve e-ticaret siparişleri otomatik faturalanır. Ön muhasebe her zaman ücretsizdir.

Örnek haftadaki 12 işlemin her biri NetKasam'da tek kayıtla yapılır ve ilgili bakiyelerin hepsini birlikte değiştirir. e-Fatura ve e-Arşiv fatura kesmek, cari hesap, stok, kasa, banka, gider, tahsilat ve çek-senet takibi ile mağaza satış ekranı ücretsiz pakette yer alır; kullanıcı sayısı sınırsızdır. Ücretli olan yalnız e-Fatura kontörü ile pazaryeri ve e-ticaret entegrasyon paketleridir.

Pazaryerinde satış yapanlar için en büyük kazanç, örnekteki altıncı işlemin elle yapılmamasıdır: siparişler tek ekranda toplanır ve otomatik faturalanır, stok her kanaldan aynı havuzdan düşer. Paketler ve özellikler ücretsiz ön muhasebe programı sayfasında, entegrasyonlar Pazaryeri Entegrasyonu sayfasında.

Sonuç: İşlemlerinizi beş bakiyeyle kontrol edin

Bu hafta işletmenizin beş bakiyesini yazın: kasa, banka, açık alacak, tedarikçi borcu ve stok. Hafta boyunca her işlemin hangi bakiyeyi değiştirdiğini not edin ve cuma günü formülle yeniden hesaplayın. Hesap gerçek durumla tutuyorsa ön muhasebe işlemleriniz eksiksizdir; tutmuyorsa hata, bakiyesi tutmayan gruptaki işlemlerdedir ve nereye bakacağınızı artık biliyorsunuz.