Cari Hesap Nasıl Takip Edilir? Cari Ekstre Okuma, Borç ve Alacak Bakiyesi, Yaşlandırma ve Risk Limiti Eğitimi

Müşteriniz "bende borç görünmüyor" diyor, siz ekranda 12.200 ₺ alacak görüyorsunuz. İkiniz de haklı olabilirsiniz: bir iade faturası bir tarafın kaydında vardır, diğerinde yoktur. Cari hesap takibi, bu tür uyuşmazlıkları çıkmadan önce yakalamanın, kimin ne kadar borçlu olduğunu her an bilmenin ve tahsilatı vaktinde yapmanın düzenidir.

Bu yazı bir anlatım değil, 8 derslik bir uygulama eğitimidir. Cari hesap nasıl takip edilir sorusunu rakamlarla cevaplayacak; cari ekstreyi satır satır okumayı, borç ve alacak bakiyesini, alacak yaşlandırmasını, risk limitini, mutabakat farkının bulunmasını ve tedarikçi tarafını örnek bir müşteri üzerinden işleyeceğiz. Sonda mini sınav ve haftalık rutin var. Kavramın tanımı için cari hesap sözlük terimine bakabilirsiniz.

Bu eğitimin sonunda neleri yapabileceksiniz?

Kısaca: Bir cari ekstreyi hatasız okuyacak, bakiyeyi hesaplayacak, alacaklarınızı yaşlandıracak, müşteriye risk limiti tanımlayacak ve karşı tarafla bakiye farkını bulup kapatacaksınız.

Eğitimin 8 dersi: (1) cari hesap nedir, (2) ekstre nasıl okunur, (3) bakiye nasıl hesaplanır, (4) alacak yaşlandırma, (5) risk limiti, (6) hatırlatma ve tahsilat, (7) mutabakat farkı, (8) tedarikçi carisi ve haftalık rutin.

Ders 1: Cari hesap nedir ve neden her müşteri için ayrı tutulur?

Kısaca: Cari hesap, bir kişi ya da kurumla aranızdaki borç-alacak hareketlerinin tek bir hesapta izlenmesidir. Her müşteri ve tedarikçi için ayrı tutulur; çünkü kimden ne kadar alacağınızı ve kime ne kadar borcunuz olduğunu ancak böyle bilirsiniz.

Pazaryeri satışlarında alıcı tek tek cari açılmaz; pazaryeri kendisi bir cari olarak izlenir ve hakedişler tahsilat olarak kapatılır. Bu düzenin muhasebesi için pazaryeri muhasebesi yazısına bakabilirsiniz. Vadeli çek ve senet tahsilatları da cari hesabı kapatır; ayrıntı için çek ve senet takibi yazısına bakın.

Ders 2: Cari ekstre nasıl okunur?

Kısaca: Cari ekstre, bir carinin tüm hareketlerini tarih sırasıyla, borç, alacak ve yürüyen bakiye sütunlarıyla gösterir. Okurken her satırın bakiyeyi nasıl değiştirdiğini kontrol edin; son satırdaki bakiye toplam borç ile toplam alacağın farkına eşit olmalıdır.

Örnek müşterimiz Yıldız Market'in eylül ekstresi aşağıdadır (rakamlar yalnız yöntemi göstermek için seçilmiştir).

Kontrol: toplam borç 39.600 ₺ − toplam alacak 27.400 ₺ = 12.200 ₺, yani müşteri size 12.200 ₺ borçludur. İade faturaları satış faturasının tersi olduğu için alacak tarafına yazılır; iade mantığı için iade faturası nasıl kesilir yazısına bakın.

Ders 3: Cari bakiye nasıl hesaplanır?

Kısaca: Müşteri carisinde bakiye = devir bakiyesi + borç hareketleri − alacak hareketleri. Sonuç pozitifse müşteri size borçludur, negatifse müşterinin sizde alacağı (avans ya da fazla ödeme) vardır.

Ders 4: Alacak yaşlandırma nedir ve nasıl yapılır?

Kısaca: Alacak yaşlandırma, alacakların fatura (ya da vade) tarihinden bu yana kaç gün geçtiğine göre 0-30, 31-60, 61-90 ve 90 üzeri gün aralıklarına ayrılmasıdır. Alacak eskidikçe tahsil olasılığı düşer; bu yüzden toplam bakiyeden çok yaş dağılımı önemlidir.

Pay kontrolü: 58 + 24 + 12 + 6 = 100. Yaşlandırmada eski faturalar için tahsilat sırası önemlidir: yapılan ödeme hangi faturaya mahsup edildi? Ödemeyi en eski faturaya mahsup etmek yaygın bir yöntemdir ve yaşı doğru gösterir. Tahsilat süreci ve ihtar adımları için alacak takibi nasıl yapılır yazısına bakın.

Ders 5: Müşteriye risk limiti nasıl konur?

Kısaca: Risk limiti, bir müşteriye vadeli olarak verebileceğiniz en yüksek açık bakiyedir. Limit dolduğunda yeni vadeli satışı durdurmak, tahsil edemeyeceğiniz alacağın büyümesini engeller.

1. Müşteriyi sınıflandırın: Peşin çalışan, vadeli çalışan, yeni ve riskli müşteri gruplarını ayırın.
2. Limiti belirleyin: Müşterinin aylık alım hacmi, ödeme geçmişi ve sizin nakit gücünüz limit için ölçüttür.
3. Vadeyi yazın: Limit ile birlikte kaç gün vade verdiğinizi belirleyin.
4. Kullanımı izleyin: Bakiye ÷ limit oranını her hafta kontrol edin.
5. Limit dolunca durun: Tahsilat gelmeden yeni vadeli satış yapmayın.

NetKasam'da müşterilerinizi sınıflandırarak onlara ayrı ayrı limit, risk ve iskonto tanımlayabilirsiniz. Belirlenen risk seviyelerine ulaşıldığında ilgili cari hesaplar için yeni satış işlemleri otomatik kısıtlanır. Ayrıntı: cari hesap takibi.

Ders 6: Bakiye hatırlatma ve tahsilat nasıl yönetilir?

Kısaca: Vade yaklaşırken nazik bir hatırlatma, vade geçince net bir hatırlatma ve ekstre paylaşımı tahsilat süresini kısaltır. Hatırlatma sistemi kişisel olmaktan çıkarılıp düzene bağlandığında ilişkiyi bozmadan tahsilat artar.

NetKasam, vade tarihi yaklaşan ya da geçmiş ödemeler için otomatik hatırlatma yapar. Müşteri ve tedarikçilerinize toplu SMS ile bakiye hatırlatması gönderebilir, ekstrelerinizi online olarak paylaşabilirsiniz; faturaların paylaşımı için faturaları müşterilerimle nasıl paylaşırım sorusuna bakın. Tahsilatın vadeyle ilişkisi için vade ve tahsilat terimlerine göz atabilirsiniz. Yapılan bir tahsilatı iade etmeniz gerekirse tahsilatların iadesi sorusuna bakın.

Ders 7: Mutabakat farkı nasıl bulunur ve kapatılır?

Kısaca: Mutabakat, kendi cari bakiyenizle karşı tarafın bakiyesinin aynı olduğunu doğrulamaktır. Fark çıkarsa iki ekstreyi satır satır karşılaştırın; neden çoğunlukla iki taraftan birinin kaydını girmemiş olmasıdır.

Örnek: Siz Yıldız Market için 12.200 ₺ bakiye görüyorsunuz; müşteri 9.800 ₺ diyor. Fark = 12.200 − 9.800 = 2.400 ₺. Bu tutar 20.09'daki iade faturasına eşittir: müşteri iade faturasını kendi kaydına işlememiştir ya da size başka bir tutarla işlemiştir.

Mutabakat mektubunun nasıl hazırlanacağı ve ne zaman gönderileceği için cari mutabakat nedir, nasıl yapılır yazısına bakın. NetKasam'da ay sonu mutabakat için cari hesap ekstrelerini hızla oluşturup paylaşabilir, tek tuşla mutabakat mektubu gönderebilirsiniz; adımlar için NetKasam'da cari mutabakatı nasıl yaparım sorusuna bakın.

Ders 8: Tedarikçi carisi nasıl takip edilir ve haftalık rutin nasıl kurulur?

Kısaca: Tedarikçi carisi müşteri carisinin tersidir: alış faturası borcunuzu artırır, ödeme azaltır. Vade tarihini ve varsa erken ödeme iskontosunu izlemek nakit planınızı korur.

Cari hesap takibinde en sık yapılan hatalar nelerdir?

1. Aynı müşteri için birden fazla cari açmak. Bakiye bölünür, toplam borç görünmez.
2. Devir bakiyesini yanlış girmek. Sonraki tüm bakiyeler kayar.
3. İade faturasını cariye işlememek. Mutabakatta fark çıkar.
4. Tahsilatı faturayla eşleştirmemek. Hangi faturanın kapandığı bilinmez, yaşlandırma bozulur.
5. Limit koymamak. Büyük bir müşterinin ödememesi tüm nakdi etkiler.
6. Yılda bir mutabakat yapmak. Fark yıl sonunda bulunur, kanıtlar kaybolur.
7. Hatırlatmayı kişiye bırakmak. Düzen yoksa tahsilat unutulur.

NetKasam ile cari hesap takibi nasıl kolaylaşır?

• Tek cari, tek ekstre. Müşteri ve tedarikçi hesaplarını yönetir, ekstreleri hızla oluşturur ve paylaşırsınız (cari hesap takibi).
• Risk ve iskonto tanımları. Müşterileri sınıflandırır, ayrı limit ve kampanya tanımlarsınız; risk seviyesine ulaşılınca yeni satış otomatik kısıtlanır.
• Otomatik hatırlatma. Vadesi yaklaşan ve geçen ödemeler için hatırlatma yapılır; bakiye hatırlatmasını toplu SMS ile iletebilirsiniz.
• Ay sonu mutabakat. Ekstre oluşturma ve tek tuşla mutabakat mektubu gönderme ile mutabakat sürecini hızlandırırsınız.
• Toplu içe aktarım. Müşteri ve tedarikçilerinizi bakiyeleriyle birlikte sisteme aktarırsınız; eski yazılımdan geçiş için müşterilerimi aktarabilir miyim sorusuna bakın.
• Ön muhasebe ücretsiz. e-Fatura, cari, stok, kasa, banka ve gider yönetimi her pakette ücretsizdir; ayrıntı için fiyatlar sayfasına bakın.

Mini sınav: Öğrendiklerinizi deneyin

Kısaca: Aşağıdaki 5 soruyu cevaplayın, ardından cevap anahtarıyla karşılaştırın. 4 ya da 5 doğru, eğitimi tamamladığınızı gösterir.

1. Devir 5.000 ₺, satış faturaları 20.000 ₺, tahsilat 12.000 ₺, iade 1.000 ₺ ise müşteri carisinin bakiyesi nedir?
2. Bakiyeniz 8.000 ₺, karşı tarafınki 6.500 ₺ ise mutabakat farkı kaçtır ve ilk neye bakarsınız?
3. Risk limiti 40.000 ₺, bakiye 38.000 ₺ ise limit kullanımı nedir ve ne yaparsınız?
4. Tedarikçi carisinde alış faturası borç mu, alacak mıdır?
5. Alacak yaşlandırma neden toplam bakiyeden daha önemlidir?

Cevap anahtarı:

1. 5.000 + 20.000 − 12.000 − 1.000 = 12.000 ₺ borç (müşteri size borçlu).
2. 8.000 − 6.500 = 1.500 ₺. Önce bu tutara eşit bir fatura, iade ya da tahsilat olup olmadığına bakın.
3. 38.000 ÷ 40.000 = %95; yeni vadeli satışı durdurur, tahsilat beklersiniz.
4. Alacak. Tedarikçi carisinde alış faturası alacak, ödeme borç yazılır.
5. Aynı bakiye taze alacaklardan oluşuyorsa güvenlidir; eskiyorsa tahsil riski artar.

Sonuç: Bu hafta ilk 5 müşterinizin ekstresini okuyun

Cari hesap takibi karmaşık görünse de dört alışkanlığa dayanır: ekstreyi satır satır okumak, alacağı yaşlandırmak, limit koymak ve ay sonunda mutabakat yapmak. Bu hafta en yüksek bakiyeli beş müşterinizin ekstresini açın, bakiyeyi doğrulayın, yaşlarına bakın ve limit kullanımını yazın. Sorunlu olanlar ilk görüşmeniz gereken müşterilerdir.