İade Faturası Nasıl Kesilir? e-Fatura, e-Arşiv ve Tüketici İadelerinde Adım Adım Rehber

Satış yapan her işletme er ya da geç aynı durumla karşılaşır: Gönderdiğiniz ürün geri gelir. Ürünü teslim almak kolaydır; asıl soru muhasebe tarafındadır. İade faturası nasıl kesilir, faturayı kim düzenler, e-Fatura mı e-Arşiv mi olur, müşteri bireysel bir tüketiciyse ne yapılır? Yanlış belgeyle kayda alınan bir iade; KDV beyannamesinde, cari bakiyede ve stokta aylarca süren bir farka dönüşebilir.

Bu rehberde iade faturasını en sık karşılaşılan dört durum üzerinden anlatıyoruz: işletmeden işletmeye iade, e-Fatura ile iade, e-Arşiv ile iade ve e-ticaret ile pazaryerlerinde tüketiciden gelen iade. Her bölümün başında kısa bir cevap, ardından adımlar, tablolar ve örnek hesap bulacaksınız.

İade faturası nedir?

Kısaca: İade faturası, satın alınan bir malın kısmen ya da tamamen satıcıya geri gönderildiğini gösteren ve malı iade eden tarafın düzenlediği faturadır. Satışı geri almaz; satışın üzerine ters yönde yeni bir belge ekler.

Bunu bir aynanın iki yüzü gibi düşünebilirsiniz. Satış faturasında satıcı malı alıcıya teslim eder. İade faturasında ise bu kez alıcı, malı satıcıya teslim eder. Yani iade de vergi açısından bir teslimdir ve belgelendirilmesi gerekir. Bu yüzden iade faturasında rollerin yeri değişir: Faturayı düzenleyen, ilk satıştaki alıcıdır; faturanın alıcısı ise ilk satıştaki satıcıdır.

Fatura türlerinin genel tanımı için fatura nedir sayfasına göz atabilirsiniz.

İade faturasını kim keser?

Kısaca: İade faturasını malı geri gönderen taraf keser. Belgenin türünü ise faturayı alacak olan tarafın, yani ilk satıştaki satıcının e-Fatura mükellefi olup olmadığı belirler.

İade konusunda en sık yapılan hata, iade faturasını satıcının kesmeye çalışmasıdır. Kural basittir: Malı kim geri gönderiyorsa faturayı o düzenler. Aşağıdaki tablo en sık karşılaşılan durumları özetler.

Karşı tarafın e-Fatura mükellefi olup olmadığını, vergi kimlik numarasıyla GİB'in kayıtlı kullanıcı listesinden öğrenebilirsiniz. Çoğu e-Fatura yazılımı bu sorguyu fatura keserken kendiliğinden yapar.

e-Fatura ile iade faturası nasıl kesilir?

Kısaca: e-Fatura ile iade yaparken yeni bir e-Fatura oluşturulur, fatura tipi "İade" seçilir, iadeye konu olan satış faturasının numarası ve tarihi girilir ve yalnız geri gönderilen ürünler yazılır.

Adım adım süreç şöyledir:

1. Yeni bir e-Fatura oluşturun ve fatura tipini "İade" seçin. Satış tipinde kesilen bir fatura, iade değil yeni bir satış gibi kayda girer.
2. Alıcı olarak ilk satıcıyı seçin. Size malı satan firmanın unvanı, vergi dairesi ve vergi kimlik numarası alıcı bilgisi olarak yazılır.
3. İadeye konu faturayı belirtin. Asıl satış faturasının numarası ve tarihi, iade faturasındaki ilgili alana girilir. Bu bilgi, iki belgenin birbirine bağlanmasını sağlar ve olası bir incelemede iadenin hangi satışa ait olduğunu gösterir.
4. Yalnız iade edilen ürünleri yazın. Kısmi iadede yalnız geri gönderilen miktar faturaya girer. Birim fiyat ve KDV oranı asıl faturadakiyle aynı olur.
5. Faturayı onaylayıp gönderin. e-Fatura, GİB üzerinden ilk satıcının e-Fatura kutusuna ulaşır.
6. Kayıtları güncelleyin. Cari hesap bakiyesi iade tutarı kadar azalır, iade edilen ürünler stoktan düşer.

e-Arşiv iade faturası nasıl kesilir?

Kısaca: Malı iade ettiğiniz işletme e-Fatura mükellefi değilse iade faturası e-Arşiv olarak düzenlenir. Bilgiler e-Fatura ile aynıdır; yalnız belge alıcının e-Fatura kutusuna değil, e-posta ile ya da çıktı olarak iletilir.

e-Arşiv iade faturasında da asıl satış faturasının numarası ve tarihi, iade edilen ürünler, birim fiyatlar ve KDV oranı yer alır. Belgeyi düzenledikten sonra karşı tarafa göndermeyi unutmayın; çünkü karşı taraf, kendi kayıtlarında iadeyi bu belgeye dayanarak gösterecektir.

e-Fatura ile e-Arşiv arasındaki farkın ayrıntısı için e-Arşiv nedir ve e-Fatura nedir sözlük sayfalarına bakabilirsiniz.

Tüketiciden gelen iade nasıl belgelenir?

Kısaca: Bireysel tüketiciler fatura düzenleyemez. Bu yüzden tüketiciden gelen iadeyi satıcı belgeler; uygulamada en yaygın yol, iade alınan ürün için satıcının gider pusulası düzenlemesidir.

e-Ticaret sitelerinde ve pazaryerlerinde satışların çoğu bireysel tüketiciye yapılır. Tüketici, mesafeli satışlarda ürünü teslim aldığı tarihten itibaren 14 gün içinde gerekçe göstermeden cayma hakkını kullanabilir. Ürün geri geldiğinde satıcı tarafında yapılması gerekenler şunlardır:

1. İadeyi asıl satışla eşleştirin. Hangi siparişin, hangi faturanın ve hangi ürünlerin geri geldiğini belirleyin.
2. İadeyi belgeleyin. İade alınan ürünler için gider pusulası düzenleyin. Elektronik belge kullanıyorsanız bu belge e-Gider Pusulası olarak düzenlenebilir. Belgede iade edilen ürünler, tutar ve asıl faturanın bilgileri yer alır.
3. Ödemeyi iade edin. Mesafeli satışta satıcı, cayma bildiriminin kendisine ulaştığı tarihten itibaren 14 gün içinde tahsil ettiği tutarı tüketiciye geri öder.
4. Stoku ve kaydı güncelleyin. Satılabilir durumdaki ürün stoka geri alınır, iade tutarı satış kayıtlarından düşülür.

Tüketici iadelerinde hangi belgenin kullanılacağı işletmenin belge düzenine göre farklılık gösterebilir; bazı işletmeler bu iş için faturanın iade bölümünü kullanır. Kendi düzeninizi mali müşavirinizle netleştirmeniz en sağlıklı yoldur. e-Gider Pusulası hakkında ayrıntı için e-Gider Pusulası nedir sayfasını okuyabilirsiniz.

İade faturası, iptal ve red arasındaki fark nedir?

Kısaca: İptal ve red, faturanın hiç doğmamış sayılmasını sağlar; iade faturası ise gerçekleşmiş bir satışın sonradan geri dönüşünü belgeler. Mal teslim edilip geri geldiyse iade, fatura hatalı ya da işlem hiç gerçekleşmediyse iptal veya red söz konusudur.

İade faturasında KDV nasıl işler?

Kısaca: İade faturasında KDV, asıl satış faturasındaki oranla hesaplanır. Malı geri alan satıcı, satış sırasında hesaplayıp beyan ettiği bu KDV'yi iadenin gerçekleştiği dönemin KDV beyannamesinde indirim olarak gösterir; böylece geri dönen satış için vergi ödemiş olmaz.

Basit bir örnekle bakalım. Bir işletme, KDV oranı %20 olan bir ürünü başka bir işletmeye satıyor ve alıcı ürünün yarısını geri gönderiyor:

Satıcı, satış faturasında 200 ₺ KDV hesaplamıştı. İade faturasıyla gelen 100 ₺'yi iade döneminde indirim olarak gösterdiğinde, sonuçta yalnız gerçekten satılmış 5 adet için 100 ₺ KDV ödemiş olur. Alıcı tarafında ise iade faturasında hesaplanan KDV, daha önce indirim konusu yaptığı KDV'nin karşılığıdır. KDV'nin temel işleyişi için KDV nedir ve nasıl hesaplanır yazımıza göz atabilirsiniz.

İade faturası ne zaman kesilir?

Kısaca: İade de bir mal teslimi olduğu için iade faturası, malın geri teslim edildiği tarihten itibaren en geç 7 gün içinde düzenlenmelidir.

Faturayı geciktirmek iki taraf için de sorun yaratır. Satıcı, iade belgesi gelmeden KDV indirimini yapamaz ve cari hesapta alacak fazla görünür. İade eden işletme ise malı stoktan çıkarmış ama belgesini düzenlememiş olur. Ayrıca iade, ay sonuna sarkarsa KDV açısından farklı döneme düşer; bu yüzden ay sonuna yakın iadelerde tarihlere özellikle dikkat edin.

İade faturasında en sık yapılan hatalar nelerdir?

• Faturayı yanlış tarafın kesmesi. İade faturasını malı geri gönderen işletme keser; satıcının kendi müşterisi adına iade faturası düzenlemesi doğru değildir.
• Fatura tipini "Satış" bırakmak. e-Fatura'da tip "İade" seçilmezse belge iade değil yeni bir satış olarak kayda girer.
• Asıl faturayı belirtmemek. İadeye konu faturanın numarası ve tarihi yazılmazsa iade ile satış birbirine bağlanamaz.
• Farklı fiyat ya da KDV oranı kullanmak. İadede birim fiyat ve KDV oranı asıl faturadakiyle aynı olur.
• Tüketiciden iade faturası beklemek. Bireysel tüketici fatura kesemez; bu iadeyi satıcı belgeler.
• Kısmi iadede tüm faturayı iade etmek. Yalnız geri gönderilen ürünler ve miktarlar yazılır.
• Stok ve cariyi güncellememek. Belge doğru olsa bile stok ve cari hesap güncellenmezse raporlar yanlış kalır.

NetKasam'da iadeler nasıl yönetilir?

İade işlemi tek başına zor değildir; zorluk, onlarca kanaldan gelen iadeleri doğru satışla eşleştirmek ve hiçbirini atlamamaktır. NetKasam bu işi siparişin olduğu yerde çözer:

• Siparişler tek ekranda. Pazaryeri ve e-ticaret sitenizden gelen siparişler sipariş yönetimi ekranında toplanır; iade edilen siparişi asıl satışıyla birlikte görürsünüz.
• Tek tıkla iade belgesi. İptal ve iade durumlarında tek tıkla iade faturası ya da gider pusulası oluşturabilirsiniz.
• Ücretsiz e-Fatura ve e-Arşiv. İade faturalarını da ücretsiz e-Fatura sistemi üzerinden düzenlersiniz; yalnız kontör satın alınır, paketler fiyatlar sayfasında.
• Cari ve fatura takibi. İadeler cari hesap bakiyesine ve fatura takibi ekranına yansır; kimden ne kadar alacağınız olduğunu her an görürsünüz.

Sonuç: İade, satış kadar düzenli kayda geçmeli

İade faturası tek bir kurala dayanır: Malı geri gönderen taraf belgeyi düzenler, belgenin türünü ise karşı tarafın e-Fatura mükellefiyeti belirler. Tüketiciden gelen iadede bu iş satıcıya düşer. Doğru fatura tipi, asıl faturanın numarası, aynı fiyat ve KDV oranı ve zamanında düzenlenen belge, iadenin KDV beyannamesine, cari hesaba ve stoka doğru yansımasını sağlar. Satış kanallarınız çoğaldıkça bu işi elle yürütmek yerine iadeleri siparişin olduğu ekranda, tek tıkla belgelemek hem zaman kazandırır hem hatayı önler.