Fatura Kaç Gün İçinde Kesilir? 7 Gün Kuralı, Ay Sonu, Hizmet Faturası ve e-Ticarette Fatura Zamanı Rehberi

Malı teslim ettiniz ya da hizmeti bitirdiniz, fatura ise hâlâ kesilmedi. Birkaç gün sonra fark ettiğinizde aynı soru gelir: Fatura kaç gün içinde kesilir, süre geçtiyse ne olur? Bu sorunun cevabı tek bir rakamla başlar: 7 gün. Ama bu 7 günün hangi tarihten sayıldığı, ay sonuna denk gelince ne olduğu, hizmet faturalarında ve e-ticaret siparişlerinde hangi anın "teslim" sayıldığı, en çok hata yapılan noktalardır.

Bu rehberde 7 gün kuralını, sürenin nasıl sayıldığını, ay sonu ve KDV dönemi ilişkisini, hizmet ve abonelik faturalarını, e-ticaret ve pazaryeri siparişlerinde faturanın ne zaman kesildiğini, teslimden önce fatura kesmenin kurallarını, süresi geçen faturanın sonuçlarını ve fatura kesme sınırını örneklerle anlatıyoruz. Sonunda en sık yapılan hataları ve NetKasam ile faturaların süresi içinde nasıl kesildiğini bulacaksınız.

Fatura kaç gün içinde kesilir?

Kısaca: Fatura, malın teslimi ya da hizmetin yapılmasından itibaren en geç 7 gün içinde kesilir. Kural Vergi Usul Kanunu'nun 231. maddesinde yer alır ve kâğıt fatura, e-Fatura ve e-Arşiv fatura için aynıdır.

7 gün bir seçenek değil, üst sınırdır. Fatura teslimle aynı gün de kesilebilir; kanun yalnız en geç ne zaman kesilmesi gerektiğini söyler. Uygulamada mağaza satışlarında fatura satış anında, toptan satışlarda irsaliyeyle teslimden sonra birkaç gün içinde, e-ticarette ise sipariş hazırlanırken kesilir. Faturanın tanımı ve zorunlu bilgileri için fatura nedir sözlük sayfasına bakabilirsiniz.

7 günlük süre hangi günden başlar ve nasıl sayılır?

Kısaca: Süre, malın teslim edildiği ya da hizmetin tamamlandığı günü izleyen günden başlar; teslim günü sayılmaz. Yedinci gün son gündür. Son gün resmî tatile ya da hafta sonuna denk geliyorsa süre izleyen ilk iş gününe uzar.

Vergi Usul Kanunu'nda gün olarak belirlenen süreler, sürenin başladığı gün hesaba katılmadan sayılır. Dört örnek:

Tarihler yalnız sayım yöntemini göstermek için seçilmiştir. Hafta sonu ve tatil günleri sayıma dahildir; yalnız son gün tatile denk geldiğinde süre uzar. Örneğin son gün cumartesiye denk gelirse fatura pazartesi günü kesilebilir. Ancak bu uzamaya güvenmek yerine faturayı teslimden hemen sonra kesmek, hem sayım hatasını hem KDV dönemi sorununu ortadan kaldırır.

Fatura ay sonuna sarkarsa KDV hangi dönemde beyan edilir?

Kısaca: KDV, faturanın kesildiği ayda değil, malın teslim edildiği ya da hizmetin yapıldığı ayda doğar. Teslim mart ayında yapılıp fatura nisanın ilk günlerinde kesilse bile KDV mart beyannamesine girer. Bu yüzden ay sonuna yakın teslimlerde fatura aynı ay içinde kesilir.

7 gün kuralı ile KDV dönemi birbirinden ayrı iki kuraldır ve en çok bu noktada karışır. 26 Mart'ta teslim edilen bir mal için fatura 2 Nisan'a kadar kesilebilir; bu, Vergi Usul Kanunu açısından geçerlidir. Ama KDV Kanunu'na göre vergiyi doğuran olay 26 Mart'ta gerçekleşmiştir; faturanın tarihi nisan olsa da KDV mart döneminde beyan edilmelidir. Fatura nisan tarihli olunca muhasebe programı onu nisan beyannamesine alır ve mart beyannamesi eksik verilmiş olur.

Pratik kural basittir: Ayın son 7 gününde yapılan teslimlerin faturasını ay bitmeden kesin. Böylece fatura tarihi ile KDV dönemi aynı ayda kalır ve beyanname düzeltmesi gerekmez. Bu konu özellikle aylık kapanış yapan ve mali müşavirine ay sonunda belge gönderen işletmeler için önemlidir.

Hizmet faturası ve abonelik faturası ne zaman kesilir?

Kısaca: Hizmet faturasında 7 günlük süre hizmetin tamamlandığı tarihten başlar. Aylık abonelik, kira, bakım ve danışmanlık gibi sürekli hizmetlerde her ayın hizmeti ay sonunda tamamlanmış sayılır ve fatura ay sonunu izleyen 7 gün içinde kesilir.

Sürekli hizmetlerde en yaygın uygulama, ay sonunu beklemeden ayın son iş gününde o ayın faturasını kesmektir. Böylece fatura tarihi, hizmet dönemi ve KDV dönemi aynı ayda kalır. Aşamalı projelerde ise sözleşmede hak ediş tarihlerinin açık yazılması, "hizmet ne zaman tamamlandı" tartışmasını baştan önler.

E-ticarette ve pazaryeri siparişlerinde fatura ne zaman kesilir?

Kısaca: İnternet satışında teslim, malın alıcıya ya da alıcı adına kargo firmasına verildiği andır; 7 günlük süre buradan başlar. Uygulamada fatura sipariş hazırlanırken, kargoya vermeden önce kesilir; çünkü e-Arşiv faturanın çıktısı ya da elektronik örneği gönderiyle birlikte alıcıya ulaşmalıdır.

E-ticarette fatura zamanı iki soruyu birden cevaplamalıdır: "Ne zaman kesilmeli?" ve "Nasıl iletilmeli?" İlkinin cevabı 7 gün kuralıdır. İkincisi ise e-Arşiv fatura uygulamasından gelir: İnternet üzerinden yapılan satışlarda düzenlenen e-Arşiv faturanın kâğıt çıktısı sevk sırasında malla birlikte gönderilir ya da fatura alıcıya elektronik ortamda iletilir. Bu yüzden faturayı sipariş hazırlanırken kesmek, iki kuralı da tek adımda karşılar.

Pazaryeri satışlarında da kural aynıdır: Faturayı pazaryeri değil satıcı keser ve alıcı bireysel tüketiciyse e-Arşiv, e-Fatura mükellefi bir şirketse e-Fatura düzenlenir. Günde onlarca sipariş alan mağazalarda bu iş tek tek değil, sipariş listesinden toplu olarak yapılır. İnternet satışlarının fatura kuralları için internet satışlarında fatura nasıl kesilir, sipariş akışının bütünü için e-ticarette sipariş yönetimi yazılarımıza bakabilirsiniz.

Teslimden önce fatura kesilebilir mi?

Kısaca: Evet. Fatura malın tesliminden ya da hizmetin tamamlanmasından önce de düzenlenebilir; 7 gün kuralı yalnız üst sınırı belirler. Teslimden önce kesilen faturada KDV, fatura tarihinde ve faturadaki tutarla sınırlı olarak doğar.

Üç durum sık karşılaşılır:

• Peşin ödemeli sipariş: Müşteri ödemeyi yaptı, mal birkaç gün sonra gönderilecek. Fatura ödeme günü kesilebilir; bu durumda KDV o ayda beyan edilir.
• Avans: Yalnız avans alınması fatura kesme zorunluluğu doğurmaz; fatura teslimde kesilir. İstenirse avans için de fatura düzenlenebilir, o zaman KDV fatura tarihinde doğar.
• Teklif aşaması: Henüz satış kesinleşmemişse fatura değil proforma fatura düzenlenir; proforma vergi doğurmaz ve 7 gün kuralına tabi değildir. Ayrıntı için proforma fatura nedir yazımıza bakabilirsiniz.

7 gün geçtikten sonra kesilen faturaya ne olur?

Kısaca: 7 gün içinde düzenlenmeyen fatura kanunen hiç düzenlenmemiş sayılır ve Vergi Usul Kanunu'nun 353. maddesine göre özel usulsüzlük cezası doğar. Ceza, faturada yazılması gereken tutarın belli bir yüzdesi olarak ve her yıl yeniden belirlenen alt sınırdan az olmamak üzere hesaplanır; faturayı düzenlemeyen satıcıya da almayan alıcıya da ayrı ayrı kesilebilir.

"Hiç düzenlenmemiş sayılır" ifadesi faturanın yok sayılacağı anlamına gelmez: Satış gerçekleşmiştir, gelir ve KDV yine beyan edilmek zorundadır. Süresi geçmiş olsa bile fatura düzenlenir, çünkü düzenlememek cezayı büyütür ve alıcının gider ve KDV indirimini de tehlikeye atar. Süresi geçtiğini fark ettiğinizde doğru yol, faturayı hemen kesmek ve durumu mali müşavirinizle paylaşmaktır; ceza tutarları her yıl güncellendiği için güncel rakamı da ondan öğrenebilirsiniz.

Hangi satışta fatura kesmek zorunludur?

Kısaca: Tüccarlara, serbest meslek erbabına ve çiftçilere yapılan her satışta tutara bakılmaksızın fatura kesilir. Nihai tüketiciye yapılan satışlarda fatura, tutar GİB'in her yıl belirlediği fatura düzenleme sınırını aşıyorsa ya da müşteri isterse zorunludur; sınırın altında ödeme kaydedici cihaz fişi yeterlidir.

Fatura düzenleme sınırı her yıl yeniden değerleme oranıyla güncellenir; bu yazıda rakam vermek yerine güncel tutarı GİB'in duyurusundan ya da mali müşavirinizden kontrol etmenizi öneririz. e-Fatura mükellefi olmanın şartları için e-Fatura'yı kimler kullanabilir sorusuna, e-Fatura ile e-Arşiv farkı için e-Arşiv nedir sayfasına bakabilirsiniz.

Fatura süresinde en sık yapılan hatalar nelerdir?

1. Süreyi teslim gününden başlatmak. Teslim günü sayılmaz; süre izleyen günden başlar. Tersine hata da olur: Süreyi fatura tarihinden saymak.
2. Faturayı izleyen aya sarkıtmak. 7 gün kuralına uysa da KDV teslim ayında doğar; beyanname eksik verilir.
3. "Ay sonunda toplu keseriz" demek. Ay başında teslim edilen malın faturası ay sonunda kesilirse 7 gün çoktan geçmiştir.
4. Hizmetin bitiş tarihini belgelememek. Teslim tutanağı ya da e-posta onayı olmayınca sürenin başlangıcı tartışmalı kalır.
5. E-ticarette faturayı teslimattan sonra kesmek. Fatura gönderiyle birlikte alıcıya ulaşmalıdır; sonradan kesmek hem süreyi hem iletim kuralını zorlar.
6. Avansı fatura sanmak. Avans fatura yerine geçmez; teslimde fatura kesilmelidir.
7. Süre geçince faturayı hiç kesmemek. Ceza riski büyür, alıcının indirim hakkı tehlikeye girer; fatura yine kesilir.

NetKasam ile faturalar süresi içinde nasıl kesilir?

Süreyi kaçırmamanın en kolay yolu, faturayı ayrı bir işe değil satışın kendisine bağlamaktır. NetKasam'da fatura, satışın olduğu ekranda kesilir:

• Siparişten faturaya tek adım. Pazaryeri ve e-ticaret siparişleri sipariş yönetimi ekranında toplanır; siparişleri filtreleyip seçerek tümünü aynı anda faturaya dönüştürür ve yazdırırsınız. Böylece fatura, ürün kargoya verilmeden hazır olur.
• Ücretsiz e-Fatura ve e-Arşiv. Faturalar ücretsiz e-Fatura sistemi üzerinden GİB'e uygun biçimde kesilir; alıcı e-Fatura mükellefiyse e-Fatura, değilse e-Arşiv düzenlenir. Nasıl kesildiği için e-Fatura nasıl kesilir sorusuna bakabilirsiniz.
• Fatura takibi. Fatura takibi ekranında kesilen ve bekleyen faturaları tarihe göre süzer, ay sonundan önce eksik kalanı görürsünüz.
• Başvuru. Henüz e-Fatura kullanmıyorsanız GİB başvurusunu NetKasam ekibi sizin adınıza yapar; adımlar e-Fatura başvuru rehberinde.

Ön muhasebe ve e-Fatura sistemi her zaman ücretsizdir; yalnız kontör satın alınır, paketler fiyatlar sayfasında.

Sonuç: Faturayı teslimle aynı güne bağlayın

Fatura süresinin kuralı tek cümledir: Teslim ya da hizmeti izleyen günden itibaren 7 gün. Bu süreyi kullanmak zorunda değilsiniz; en güvenli uygulama faturayı teslimle aynı gün, e-ticarette sipariş hazırlanırken kesmektir. Böylece 7 gün sayımı, ay sonu ve KDV dönemi sorunu ve e-Arşiv iletim kuralı kendiliğinden çözülür. İlk adım olarak geçen ayın teslimleriyle fatura tarihlerini yan yana koyun; aradaki fark 7 günü ya da ay sonunu aşan satış varsa fatura akışınızı satışın olduğu ekrana taşımanın zamanı gelmiştir.