Ücretsiz e-Fatura Programı Nasıl Seçilir? Gizli Ücret, Kontör, Mali Mühür ve Otomatik Faturalama İçin Kontrol Listesi

"Ücretsiz e-Fatura programı" araması yapan hemen herkes aynı soruyu sorar: bunun bir bedeli var mı, varsa nerede saklıyor? Sorunun cevabı programdan programa değişir. Kimi ürün sistemi gerçekten ücretsiz verir ve yalnız fatura başına kontör alır, kimi ilk yıl ücretsiz deneme sunar ve sonra yıllık lisans ister, kimi faturayı ücretsiz kestirir ama pazaryeri bağlantısı, ek kullanıcı ya da arşiv için ayrı fiyat çıkarır.

Bu rehber hangi programın en iyisi olduğunu söylemez; ücretsiz bir e-Fatura programını neye bakarak seçeceğinizi anlatır. "Ücretsiz" ile "kontörlü" modelin farkını, mali mühür ve GİB başvurusunda kimin ne yaptığını, pazaryeri siparişlerinin otomatik faturalanmasını, iade ve gider pusulası gibi sonradan akla gelen ihtiyaçları ve yıllık gerçek maliyetin nasıl hesaplanacağını bulacaksınız. Örnek rakamlar yalnız yöntemi göstermek içindir.

Ücretsiz e-Fatura programı ne demektir, hangi modeller vardır?

Kısaca: Ücretsiz e-Fatura programı, yazılım kullanımı için lisans ya da abonelik bedeli almayan programdır. Yaygın üç model vardır: sistem ücretsiz ve yalnız kontör ücretli, ilk yıl ücretsiz sonra lisanslı, faturalama ücretsiz ama diğer modüller ücretli.

E-Fatura kesmek için bir yazılıma ve özel entegratör olarak yetkili bir kuruma ihtiyaç vardır. Faturanın GİB sistemine ulaşması ve yasal olarak geçerli olması bu altyapının işidir; altyapının bir maliyeti vardır. Bu maliyetin faturaya yansıma biçimi, "ücretsiz" kelimesinin ne anlama geldiğini belirler:

NetKasam kontörlü modeli kullanır: ön muhasebe ve e-Fatura sistemi ücretsizdir, yalnız kontör alınır; ücretli olan pazaryeri ve e-ticaret entegrasyonlarıdır. GİB'in kendi portalı da ücretsiz bir arayüzdür, ancak fatura fatura elle girilir; nasıl çalıştığını GİB portaldan e-Arşiv fatura nasıl kesilir yazısında görebilirsiniz. Günde birkaç faturayı geçen işletmelerde elle çalışma hızla sürdürülemez hale gelir.

Ücretsiz e-Fatura programı seçerken hangi sekiz ölçüte bakılmalı?

Kısaca: Seçimde sekiz ölçüt değerlendirilir: ücretin kapsamı, kontör fiyatı, başvuru desteği, pazaryeri ve e-Ticaret otomasyonu, iade ve gider pusulası, arşiv ve erişim, kullanıcı sınırı, destek. Her ölçüt "var, kısmen var, yok" diye işaretlenir ve ücretli çıkan her kalem toplam maliyete eklenir.

Aşağıdaki formül, tabloyu bir sayıya çevirmenin en doğru yolunu verir. Sekiz ölçütün hepsi toplamda bu formüle girer:

Gizli ücret nerede çıkar?

Kısaca: Gizli ücret genellikle başvuru sonrasında, ilk yoğun satış döneminde ya da veriyi başka bir sisteme taşımak istediğinizde ortaya çıkar. Sorulması gereken beş yer vardır: kurulum, ek kullanıcı, pazaryeri bağlantısı, arşiv ve destek.

Programa kayıt olmadan önce bu beş yerin her birini yazılı olarak sorun ve satış sayfasındaki cümlelerle karşılaştırın:

1. Kurulum ve başvuru: GİB başvurusu ve aktivasyon için ayrı bir hizmet bedeli isteniyor mu?
2. Ek kullanıcı: Muhasebeci ya da depo çalışanı eklediğinizde kullanıcı başına ücret çıkıyor mu?
3. Pazaryeri ve e-Ticaret bağlantısı: Siparişlerin otomatik faturalanması temel pakette mi, üst pakette mi?
4. Arşiv ve dışa aktarma: Faturalara hangi süreyle ulaşırsınız; programdan ayrılırsanız verinizi alabiliyor musunuz?
5. Destek: Telefon, sohbet ya da eğitim ücretsiz mi, yoksa ayrı paket mi?

Yazılı cevap alamıyorsanız bu bir cevaptır. Ücretlendirme kuralları açık olan bir program, sayfalarında fiyatı da açık yazar; NetKasam'ın kontör paketleri ve fiyatları fiyatlar sayfasında herkese açıktır. Fiyatlara KDV dahil değildir ve tüm paketlerde kurulum ücretsizdir.

Kontör nedir, kontörlü e-Fatura modeli nasıl hesaplanır?

Kısaca: Kontör, e-Fatura altyapısını kullanmanın ölçü birimidir; kullandığınız kadar kontör satın alırsınız ve paket büyüdükçe birim fiyat düşer. Yıllık maliyet, yıllık belge sayınıza uygun kontör paketini seçerek hesaplanır.

NetKasam'da kontör paketleri 100 ile 100.000 kontör arasında sekiz kademededir. Fiyatlar KDV hariç ve canlı fiyatlar sayfasındaki tabloya göredir; aşağıdaki grafik her kademenin birim fiyatını gösterir:

Örnek: yılda 6.000 belge için en ucuz kontör alımı

Bir işletmenin yılda yaklaşık 6.000 e-Fatura ve e-Arşiv belgesi kestiğini ve her belgenin bir kontör harcadığını varsayalım (örnek). En pahalı yol, 1.000 kontörlük paketi altı kez almaktır: 6 × 1.990 = 11.940 ₺. Daha ucuz yol, 5.000 kontörlük paketi (7.490 ₺) ile 1.000 kontörlük paketi (1.990 ₺) birlikte almaktır: toplam 6.000 kontör, 9.480 ₺, yani kontör başına yaklaşık 1,58 ₺.

Bu hesabı yapabilmek için bir programın kontör fiyatlarını açık yazması gerekir. Fiyat tablosu yoksa ve "bize ulaşın" yazıyorsa, ilk karşılaştırmayı yapamazsınız. Belge sayısını tahmin edemiyorsanız geçen yılki satış ve fatura adedinizi sipariş kayıtlarından çıkarın; fatura kaç gün içinde kesilir yazısındaki süre kuralı da aylık planlama için yol gösterir.

Mali mühür ve GİB başvurusunda kim ne yapar?

Kısaca: Mali mührü mükellef kendisi edinir ve aktivasyonu tamamlar; GİB'e e-Fatura, e-Defter ve e-Arşiv online başvurusunu NetKasam ekibi mükellef adına yapar. Sözleşme ve aktivasyondan sonra program kullanıma hazır olur.

Programları karşılaştırırken başvuru sürecini mutlaka sorun; çünkü "ücretsiz" olan bir sistemin ilk haftada sizi yalnız bırakması en sık yaşanan hayal kırıklığıdır. NetKasam'da süreç şöyle işler:

Adım adım ekran görüntülü anlatım için e-Fatura başvuru bilgilendirme sayfasına bakın. Mali mührün bedelini ve teslim süresini sertifikayı veren kurum belirler; bu kalemi karşılaştırma tablonuza ayrıca yazın, çünkü hangi programı seçerseniz seçin bu maliyet sizdedir. Daha önce başka bir özel entegratörle çalışıyorsanız geçiş kuralları için özel entegratör değişikliği yazısını okuyun.

e-Fatura ile e-Arşiv fatura programı aynı mı olmalı?

Kısaca: Evet, tek programda ikisini birlikte kesebilmek en sağlıklısıdır. e-Fatura, e-Fatura mükellefi olan müşteriye; e-Arşiv, e-Fatura mükellefi olmayan müşteriye kesilir ve alıcının mükellef durumu sorgulanarak doğru tür otomatik seçilmelidir.

Pazaryeri satıcısı ve e-Ticaret işletmesi için bu ayrım günlük bir ihtiyaçtır. Siparişlerin çoğu bireysel alıcıdan gelir ve e-Arşiv gerektirir; kurumsal alıcıya e-Fatura kesilir. İki fatura türünü iki ayrı programda yönetmek, aynı müşteriyi iki yerde izlemek ve iki ayrı hesap kapatmak demektir. Farkı e-Fatura nedir, e-Arşiv nedir yazısında ayrıntılı bulabilirsiniz; hızlı tanımlar için e-Fatura ve e-Arşiv sözlük sayfaları yeterlidir. Müşterinizin mükellef olup olmadığını sorgulamak için e-Fatura mükellefi misiniz yazısı kullanılabilir.

Programı seçerken "alıcı bilgisini girince fatura türü kendiliğinden belirleniyor mu?" sorusunu demoda test edin. Hatalı türde kesilen faturanın iptali ve yeniden düzenlenmesi hem zaman hem kontör kaybettirir.

Pazaryeri ve e-Ticaret siparişleri otomatik nasıl faturalanır?

Kısaca: Otomatik faturalama, siparişin programa düştüğü anda e-Arşiv ya da e-Fatura'nın kesilmesi ve fatura linkinin pazaryerine iletilmesidir. Elle fatura kesme süresi, sipariş sayısı arttıkça iş yükünü katlar; bu yüzden pazaryeri satıcısı için en önemli ölçüt budur.

Ücretsiz e-Fatura programları bu noktada ikiye ayrılır: yalnız fatura kesen programlar ve siparişi alıp faturayı da kesen programlar. Birincisinde siparişi elle girer, faturayı elle kesersiniz. İkincisinde sipariş entegrasyonla gelir, fatura toplu ya da otomatik oluşur. NetKasam'da pazaryeri e-Fatura ve e-Arşiv link bildirimleri otomatik yapılır ve siparişleri filtreleyip aynı anda faturaya çevirmek mümkündür; ayrıntılar sipariş yönetimi ve fatura takibi özellik sayfalarındadır. Bu akışın uçtan uca nasıl çalıştığını siparişleri tek ekranda yönetme rehberinde bulabilirsiniz.

Örnekte belgelerin yaklaşık yüzde 70'i pazaryerinden gelmektedir. Bu işletme için otomatik faturalama, aylık yaklaşık 350 belgenin elle kesilmemesi demektir. Kendi e-Ticaret sitesinden de sipariş alıyorsanız aynı mantığın siteniz için de çalıştığını doğrulayın; bu konuda e-ticaret sitesi siparişleri için e-Fatura ve e-Arşiv yazısına ve e-ticaret yazılımı sayfasına göz atabilirsiniz. Pazaryeri bağlantılarını seçerken ayrıntılı kontrol listesi için pazaryeri entegrasyonu nasıl seçilir yazısını da kullanın.

İade faturası ve gider pusulası programda nasıl yönetilmeli?

Kısaca: İptal ve iade durumunda iade faturası ya da gider pusulasının sipariş kaydından tek adımda oluşturulması gerekir. Bu adım elle kalırsa iade yoğun dönemlerde hata ve gecikme kaçınılmaz olur.

Ücretsiz programların en çok es geçilen konusu budur. Satışı kesmek kolaydır; iade geldiğinde ne olacağı demoda sorulmaz. Programda şunları deneyin: iadeyi sipariş kaydından başlatabiliyor musunuz, iade faturası orijinal faturaya bağlanıyor mu, bireysel alıcıdan iadede gider pusulası kesilebiliyor mu, stok ve cari hesap aynı anda güncelleniyor mu? NetKasam'da iptal ve iade durumlarında tek tıkla iade faturası veya gider pusulası oluşturulabilir. İşlemin kuralları için iade faturası nasıl kesilir ve gider pusulası nedir yazılarını, kısa tanımlar için e-Gider Pusulası sözlük sayfasını okuyabilirsiniz.

Sevkiyat belgeleri de aynı programda yönetiliyorsa iş azalır. Teklifleri proforma fatura olarak hazırlayıp satış gerçekleşince faturaya çevirmek ve irsaliye süreçlerini aynı sistemde yönetmek, fatura takibi sayfasında anlatılan özelliklerdendir; kavram için e-İrsaliye sayfası var.

Arşiv, kullanıcı sayısı ve veri güvenliği için neye bakılmalı?

Kısaca: Faturaların yasal saklama süresi boyunca güvenle saklanması, kolayca aranması ve gerektiğinde dışa aktarılması gerekir. Kullanıcı sayısı sınırlı değilse muhasebeci, depo ve satış ekibi aynı sistemde yetkiyle çalışabilir.

E-Fatura arşivi bir yük gibi görünür ama muhasebeciniz ya da vergi dairesi geçmiş bir faturayı istediğinde işe yarar. Programda üç şeyi kontrol edin: bulut altyapısında saklama ve her yerden erişim, tarih ve müşteri bazında arama, Excel gibi biçimlere dışa aktarma. NetKasam bulut teknolojisiyle faturaları güvenle saklar ve 7/24 erişim sağlar. Kullanıcı tarafında ön muhasebe sınırsız kullanıcı destekler; kimin neyi görebileceğini kullanıcı ve çalışan yönetimi ile belirlersiniz. Şube ve depo ayrımı varsa şube ve depo yönetimi sayfasındaki yetkilendirmeyi de inceleyin.

Ücretsiz e-Fatura programı seçerken en sık yapılan hatalar nelerdir?

Kısaca: En sık hata, yalnız ilk gün fiyatına bakıp yıllık toplam maliyeti hesaplamamaktır. Diğer hatalar başvuru desteğini sormamak, pazaryeri otomasyonunu atlamak ve iade sürecini denememektir.

1. "Ücretsiz" kelimesine bakıp kapsamı sormamak. Ücretsiz olan kalemle ücretli kalemi yazılı ayırın.
2. Kontör birim fiyatını hesaplamamak. Yıllık belge sayınıza göre en uygun paketi bulun.
3. Mali mührü programın işi sanmak. Mali mühür mükellefe aittir; programın başvuruda ne yaptığını öğrenin.
4. Siparişleri elle girmek. Günde birkaç faturayı geçince otomasyonsuz program zaman kaybettirir.
5. İade sürecini denememek. Demoda bir satış değil bir iade yapın.
6. Veri çıkışını sormamak. Gelecekte başka bir sisteme geçerseniz faturalarınızı alabilmelisiniz.
7. Yalnız e-Fatura düşünmek. E-Arşiv, e-Gider Pusulası ve gerekirse e-Defter ihtiyacı aynı programda çözülmelidir; e-Defter için e-Defter sayfasına bakabilirsiniz.

NetKasam ile ücretsiz e-Fatura nasıl kullanılır?

Kısaca: NetKasam'da ön muhasebe ve e-Fatura sistemi ücretsizdir; yalnız kontör satın alırsınız. Kayıt için kredi kartı gerekmez, kurulum ücretsizdir ve GİB başvurusunu NetKasam ekibi yürütür.

Sıralama basittir: hesabı açın, e-Fatura başvurusu için mali mührünüzü edinin, sözleşmeyi imzalayın, aktivasyondan sonra ihtiyacınıza uygun kontör paketini alın. Kontör satın alımları fiyatlar sayfasındaki bağlantılarla yapılır. Faturalama, stok, cari hesap, kasa ve banka aynı ön muhasebe ekranındadır; ayrıntılar e-Fatura özellik sayfasında, genel bakış için ön muhasebe programı ve online muhasebe programı sayfalarında yer alır. Pazaryeri ve e-Ticaret siparişlerini de aynı ekranda faturalamak isterseniz pazaryeri entegrasyonu ve e-ticaret entegrasyonu paketlerini ekleyebilirsiniz. Neyin ücretsiz, neyin ücretli olduğunu fiyatlar sayfasında görebilirsiniz.

Doğru ücretsiz e-Fatura programı, yalnız bugünkü faturanızı kesen değil, yarın yüz katı sipariş geldiğinde de aynı hızla çalışan programdır. İlk adım olarak bu yazıdaki sekiz ölçütü iki ya da üç adayla işaretleyin, yıllık belge sayınızı kontör tablosuna göre hesaplayın ve demoda hem bir satış hem bir iade faturası kesmeden karar vermeyin.