Ön Muhasebe Nasıl Yapılır? Günlük, Haftalık ve Aylık İşler, Belge Düzeni, Kontrol Formülleri ve Muhasebeciye Teslim Eğitimi

Ön muhasebeye yeni başlayan bir işletme sahibi genellikle şu cümleyi kurar: "Faturaları kesiyorum, gelen faturaları bir klasöre atıyorum, ay sonunda hepsini muhasebeciye veriyorum." Ay sonu geldiğinde klasörde eksik fişler, kimden ne kadar tahsilat yapıldığı belli olmayan banka hareketleri ve stokta görünüp rafta olmayan ürünler çıkar. Sorun bilgi eksikliği değil, düzenin olmamasıdır: hangi işin hangi gün yapılacağı belli değildir. Ön muhasebe nasıl yapılır sorusunun cevabı da bir tanım değil, bir takvimdir.

Bu yazı bir anlatım değil, 8 derslik bir uygulama eğitimidir. Bir mağazası ve iki pazaryeri mağazası olan örnek bir ev tekstili satıcısının bir ayını rakamlarla izleyeceğiz: işe başlarken kurulacak düzeni, günlük, haftalık ve aylık işleri, belge düzenini, kontrol formüllerini ve muhasebeciye teslimi. Sonda mini sınav ve cevap anahtarı var. Ön muhasebenin tanımı ve kapsamı için ön muhasebe nedir rehberine bakabilirsiniz; burada işin nasıl yapıldığını adım adım ele alıyoruz.

Bu eğitimin sonunda neleri yapabileceksiniz?

Kısaca: Ön muhasebeyi günlük, haftalık ve aylık işlere bölen bir takvim kuracak, her belgeyi doğru yere kaydedecek, kasa, cari ve stok bakiyelerini formülle kontrol edecek ve ay sonunda muhasebecinize eksiksiz bir dosya teslim edeceksiniz.

Eğitimin 8 dersi: (1) ön muhasebenin kapsamı, (2) başlangıç kurulumu, (3) günlük işler, (4) haftalık işler, (5) aylık işler, (6) belge düzeni, (7) kontrol formülleri, (8) muhasebeciye teslim.

Ders 1: Ön muhasebe hangi işleri kapsar?

Kısaca: Ön muhasebe; satış ve alış faturaları, tahsilat ve ödemeler, kasa ve banka hareketleri, stok giriş ve çıkışları, giderler ve personel ödemelerinin günlük kaydıdır. Resmî defter, beyanname ve mali tablolar ise mali müşavirin işidir.

İkisi arasındaki sınırı bilmek, ön muhasebeyi doğru yapmanın ilk adımıdır. İşletme kendi hareketini kaydeder; mali müşavir bu kayıtlardan yasal defteri ve beyannameleri hazırlar. Ön muhasebe ne kadar düzenliyse, muhasebecinin işi o kadar hızlı ve hatasız olur.

Farkın ayrıntısı için ön muhasebe ve muhasebe arasındaki farklar sözlük maddesine bakabilirsiniz.

Ders 2: Ön muhasebeye başlarken hangi kurulum yapılır?

Kısaca: İlk gün dört liste açılır: cari hesaplar (müşteri ve tedarikçi), ürünler ve açılış stokları, kasa ve banka hesapları ile açılış bakiyeleri, gider kategorileri. Açılış bakiyeleri bir tarihe sabitlenir ve sonraki her kayıt o tarihten sonra girilir.

Örnek işletme ön muhasebeye 1 Ekim'de başlıyor. Kurulum günü yapılanlar:

1. Cari hesaplar: 35 toptan müşteri ve 18 tedarikçi, vergi numarası, adres ve vade bilgisiyle açılır. Bireysel mağaza ve pazaryeri müşterileri için ayrı cari açılmaz; satışlar perakende ya da pazaryeri carisinde toplanır.
2. Ürünler: 420 ürün, beden ve renk varyantlarıyla, KDV oranı ve alış maliyetiyle girilir. Açılış stoğu 30 Eylül sayımından alınır.
3. Kasa ve banka: mağaza kasası (açılış 8.000 ₺) ve iki banka hesabı (toplam 112.000 ₺) açılır; ay başı nakit toplamı 120.000 ₺'dir.
4. Gider kategorileri: kira, kargo, ambalaj, elektrik-su-internet, reklam, personel, pazaryeri komisyonu ve diğer.

Açılış rakamları, muhasebecinizin 30 Eylül tarihli kayıtlarıyla aynı olmalıdır. Kasa ve banka açılışı banka ekstresinden, cari açılışları son mutabakattan, stok açılışı sayımdan alınır; tahmin girilmez. Mevcut bir programdan geçiyorsanız listelerin aktarımı için muhasebe programı değiştirirken veri aktarımı yazısına bakın.

Ders 3: Ön muhasebede her gün hangi işler yapılır?

Kısaca: Her gün dört iş yapılır: satış faturaları kesilir, gelen faturalar ve fişler kaydedilir, tahsilat ve ödemeler işlenir, gün sonunda kasa sayılıp belgeler dosyalanır. Günü geçen kayıt, ay sonunda aranan belgeye dönüşür.

Günlük işlerin sırası önemlidir:

1. Satış faturaları. Mağaza satışları ve pazaryeri siparişleri faturalanır. Faturanın teslimden sonra en geç 7 gün içinde düzenlenmesi gerekir; bu kural ve istisnaları için fatura kaç gün içinde kesilir yazısına bakın.
2. Gelen faturalar ve fişler. Tedarikçi faturası stok girişiyle birlikte, kargo ve kira gibi giderler kendi kategorisiyle kaydedilir. Fiş ve faturanın aslı ya da e-belgesi saklanır.
3. Tahsilat ve ödemeler. Bankaya düşen her havale ilgili cariye işlenir; tedarikçiye yapılan ödeme de aynı gün cariye düşülür.
4. Gün sonu kasa. Kasa sayılır, kayıttaki tutarla karşılaştırılır, fark varsa nedeni aynı gün bulunur. Ayrıntılı yöntem: günlük kasa sayımı ve kasa kapanışı.

Ders 4: Her hafta hangi kontroller yapılır?

Kısaca: Haftada bir alacak ve borç listesi, kritik stok seviyesi ve giderler kontrol edilir. Amaç günlük kayıtlardaki hatayı ay sonundan önce yakalamak ve nakit sıkışmasını önceden görmektir.

Alacak listesi. Açık alacaklar vadesine göre gruplanır ve vadesi geçenler aranır. Örnek işletmenin hafta sonu açık alacağı 240.000 ₺'dir:

Alacağın %58'i (140.000 ÷ 240.000) 30 günü geçmemiştir; asıl dikkat edilecek kısım 61 günden eski 40.000 ₺'dir. Bu müşterilere hatırlatma gönderilir, gerekirse yeni satış risk limitine bağlanır. Yöntemin tamamı alacak takibi nasıl yapılır yazısında.

Borç listesi. Önümüzdeki iki haftada vadesi gelen tedarikçi ödemeleri banka bakiyesiyle karşılaştırılır. Kritik stok. Kritik seviyenin altına düşen ürünler sipariş listesine alınır. Giderler. Haftanın giderleri kategorilere doğru işlenmiş mi, belgesi var mı diye bakılır; yanlış kategoriye giren kargo faturası ay sonunda maliyet analizini bozar.

Ders 5: Ay sonunda hangi işler yapılır?

Kısaca: Ay sonunda banka hesapları ekstreyle, büyük cariler mutabakat mektubuyla, stok gerekiyorsa sayımla karşılaştırılır; eksik faturalar tamamlanır, ayın nakit durumu çıkarılır ve kayıtlar muhasebeciye teslim edilir.

Örnek işletmenin Ekim ayı nakit hareketi, ay başı kasa ve banka toplamından ay sonu toplamına şöyle ilerliyor:

Ay sonu kontrolünün özü şudur: programdaki 168.000 ₺, mağaza kasasındaki sayım ile iki banka ekstresinin toplamına birebir eşit olmalıdır. Eşit değilse kaydedilmemiş bir tahsilat, ödeme ya da banka masrafı vardır. Banka tarafı için banka mutabakatı nasıl yapılır, adım adım kapanış listesi için ay sonu kapanışı nasıl yapılır yazısına bakın.

Ay sonunun diğer işleri: en büyük carilere mutabakat mektubu, kesilmemiş fatura kalmadığının kontrolü, gelen faturası henüz ulaşmamış giderlerin listesi ve gerekiyorsa döngüsel stok sayımı (stok sayımı nasıl yapılır).

Ders 6: Belge düzeni nasıl kurulur?

Kısaca: Her belge türünün tek bir kayıt yeri ve tek bir saklama yeri olur. e-Fatura ve e-Arşiv belgeleri sistemde, kâğıt fiş ve makbuzlar ay ve türe göre ayrılmış klasörde tutulur; belge numarası kayda yazılır.

Pazaryeri satıcıları için ek bir belge vardır: pazaryerinin kestiği komisyon ve hizmet faturaları. Bunlar gider olarak kaydedilir ve pazaryerinin hakediş ödemesiyle eşleştirilir; ayrıntısı pazaryeri muhasebesi nasıl yapılır yazısında.

Ders 7: Kayıtlar hangi formüllerle kontrol edilir?

Kısaca: Dört temel bakiye formülle doğrulanır: kasa, banka, cari ve stok. Her formülün sonucu fiziksel ya da dış bir kaynakla (sayım, ekstre, mutabakat) karşılaştırılır; tutmuyorsa eksik ya da hatalı kayıt vardır.

Örnek: Bir toptan müşterinin ay başı bakiyesi 18.000 ₺ borç. Ay içinde 42.000 ₺'lik fatura kesildi, 35.000 ₺ tahsil edildi, 2.500 ₺'lik iade alındı. Beklenen bakiye 18.000 + 42.000 − 35.000 − 2.500 = 22.500 ₺'dir. Müşteri mutabakatta 20.000 ₺ diyorsa 2.500 ₺'lik fark araştırılır; çoğu zaman bu, karşı tarafın henüz işlemediği bir fatura ya da sizin işlemediğiniz bir ödemedir.

Örnek işletmenin ayda bu düzene harcadığı yaklaşık 20 saatin dağılımı:

Ders 8: Muhasebeciye ne, ne zaman teslim edilir?

Kısaca: Ay bittikten sonra, mali müşavirle kararlaştırılan günde satış ve alış faturaları, gider belgeleri, banka ekstreleri, kasa raporu ve gerekiyorsa stok raporu teslim edilir. e-Belgeler sistemde olduğu için çoğu zaman yalnızca kâğıt belgeler ve raporlar gönderilir.

1. Teslim günü sabitlenir. Beyanname takvimi işletmeden işletmeye değişebilir; belgelerin hangi gün teslim edileceğini mali müşavirinizle netleştirin ve her ay aynı güne bağlı kalın.
2. Teslim listesi hazırlanır. Satış ve alış fatura listesi, gider listesi, banka ekstreleri, kasa raporu, cari bakiye listesi, ay içinde kesilen iade faturaları.
3. Açık konular yazılır. Faturası gelmemiş gider, çözülmemiş mutabakat farkı ya da belgesi eksik banka hareketi ayrı bir notla bildirilir.
4. Muhasebeciye erişim verilir. Belgeleri tek tek göndermek yerine mali müşavire programda kendi kullanıcısı açılabilir; böylece raporları kendisi alır.

Teslimden sonra o aya ait kayıtta değişiklik yapılmaz; düzeltme gerekiyorsa muhasebeciye bildirilerek yapılır. Böylece sizin kayıtlarınız ile yasal defter aynı kalır.

Ön muhasebede en sık yapılan hatalar nelerdir?

Kısaca: Belgeleri ay sonuna biriktirmek, kasa ve bankayı karşılaştırmamak, tahsilatı cariye işlememek, kişisel harcamayı işletme giderine karıştırmak ve açılış bakiyesini tahmine dayandırmak en sık hatalardır.

1. Belgeleri ay sonuna biriktirmek. Kaybolan fiş ve unutulan fatura buradan doğar; kayıt aynı gün yapılır.
2. Kasa ve bankayı karşılaştırmamak. Programdaki bakiye sayım ve ekstreyle karşılaştırılmadıkça doğru olduğu bilinmez.
3. Tahsilatı cariye işlememek. Bankaya giren para kaydedilir ama cariden düşülmezse müşteri borçlu görünür, yanlış hatırlatma gider.
4. Kişisel harcamayı işletme giderine karıştırmak. İşletme ve kişisel hesaplar ayrı tutulur.
5. Açılış bakiyesini tahminle girmek. İlk günkü hata bütün ayların bakiyesine taşınır.
6. İadeleri stok ve cariye yansıtmamak. İade faturası kesilir, ürün stoğa, tutar cariye geri işlenir.
7. Teslim edilen ayı sonradan değiştirmek. Kayıtlar ile muhasebecinin defteri arasında fark oluşur.

NetKasam ile ön muhasebe nasıl yapılır?

Kısaca: NetKasam'da ön muhasebe ücretsizdir: fatura, cari, stok, kasa, banka, gider ve tahsilat aynı panelde tutulur, bir fatura kesildiğinde cari ve stok birlikte güncellenir.

• e-Fatura ve e-Arşiv: Fatura kesme sistemi ücretsizdir, yalnızca kontör satın alınır. Faturalarınızı fatura takibi ekranında izlersiniz.
• Cari hesap: Cari hesap takibi ile müşterilerinize online ekstre gönderir, tek tıkla mutabakat mektubu yollar, müşteri bazında risk limiti tanımlarsınız.
• Stok: Stok yönetimi varyant ve depo bazında çalışır; stok hareketleri raporu ve kritik stok uyarısı haftalık kontrolü kolaylaştırır.
• Gider ve kasa-banka: Giderler kategorileriyle gider yönetimi ekranında, kasa ve banka hareketleri aynı panelde tutulur.
• Pazaryeri siparişleri: Pazaryeri ve e-ticaret siparişleri tek ekranda toplanır ve otomatik faturalanır (Connect ve Global Plus paketleri).
• Raporlar ve muhasebeci: Düzenli aldığınız raporları kaydedip Excel'e aktarabilirsiniz; sınırsız kullanıcı sayesinde muhasebecinize ayrı bir kullanıcı tanımlayabilirsiniz.

Programın tüm modülleri ve paketler için ücretsiz ön muhasebe programı sayfasına bakabilirsiniz.

Mini sınav: Öğrendiklerinizi deneyin

Kısaca: Aşağıdaki 5 soruyu cevaplayın, ardından cevap anahtarıyla karşılaştırın. 4 ya da 5 doğru, eğitimi tamamladığınızı gösterir.

1. Ay başı kasa ve banka toplamı 90.000 ₺, tahsilatlar 250.000 ₺, ödemeler ve giderler toplamı 270.000 ₺ ise ay sonu nakit nedir?
2. Bir carinin ay başı borç bakiyesi 10.000 ₺; 30.000 ₺ fatura kesildi, 25.000 ₺ tahsil edildi. Beklenen bakiye nedir?
3. Açık alacak 200.000 ₺ ve bunun 120.000 ₺'si 0–30 günlükse oranı yüzde kaçtır?
4. Gelen bir kargo faturası hangi gün kaydedilmelidir?
5. Muhasebeciye teslim edilen aya ait bir hata bulunursa ne yapılır?

Cevap anahtarı:

1. 90.000 + 250.000 − 270.000 = 70.000 ₺.
2. 10.000 + 30.000 − 25.000 = 15.000 ₺ borç.
3. 120.000 ÷ 200.000 × 100 = %60.
4. Belgenin geldiği gün, gider kategorisiyle.
5. Kayıt kendi başınıza değiştirilmez; muhasebeciye bildirilerek düzeltilir.

Sonuç: Bu hafta bir gün sonu rutini kurun

Ön muhasebeyi düzene sokmanın en kısa yolu tek bir alışkanlıktır: her gün kapanmadan önce o günün faturalarını, tahsilatlarını ve ödemelerini kaydedip kasayı saymak. Bu haftanın beş gününde bunu yapın; cuma günü alacak listesine bakın. Ay sonu geldiğinde elinizde aranacak belge değil, kontrol edilecek rakamlar olacaktır.