Alacak Takibi Nasıl Yapılır? Vade, Alacak Yaşlandırma, Tahsil Süresi ve Risk Limiti Rehberi

Bir işletme ay sonunda gelir tablosuna baktığında kârlı görünebilir, ama kasada para yoktur. Çünkü satışların bir kısmı vadeli yapılmıştır ve o paranın bir bölümü vadesi geçtiği halde hâlâ müşterilerdedir. Küçük ve orta ölçekli işletmelerde nakit sıkışıklığının en yaygın nedeni satış eksikliği değil, toplanamayan alacaklardır. Alacak takibi nasıl yapılır sorusunun cevabı da bu yüzden yalnız "kimden ne kadar alacağım var" listesi değildir; vadenin, gecikmenin ve riskin düzenli ölçülmesidir.

Bu rehberde alacak takibini baştan sona anlatıyoruz: her alacak kaydında hangi bilgilerin tutulacağı, alacak yaşlandırma tablosunun nasıl hazırlandığı, ortalama tahsil süresinin (DSO) ve alacak devir hızının nasıl hesaplandığı, geciken alacağın işletmeye maliyeti, müşteri risk limitinin nasıl belirlendiği, vadesi geçen alacakta hangi sırayla ne yapılacağı ve en sık yapılan 7 hata. Örneklerdeki müşteriler ve rakamlar yalnız yöntemi göstermek için seçildi.

Alacak takibi nedir?

Kısaca: Alacak takibi, vadeli satışlardan doğan ve henüz tahsil edilmemiş tutarların müşteri, fatura ve vade bazında izlenmesi, vadesinde tahsil edilmesi ve gecikenlerin sistemli biçimde takip edilmesidir.

Bir işletme malı ya da hizmeti peşin değil de vadeli sattığında, satış faturası kesilir ama para henüz gelmez. Muhasebede bu tutar ticari alacak olarak müşterinin cari hesabında bekler. Alacak takibi, bu bekleyen tutarların hangisinin ne zaman geleceğini, hangisinin geciktiğini ve hangi müşterinin ödeme davranışının bozulduğunu görünür kılar.

Alacak takibi ile tahsilat birbirine bağlıdır ama aynı şey değildir. Tahsilat, paranın gerçekten alındığı andır; alacak takibi ise satıştan tahsilata kadar geçen bütün süreci yönetir: vade belirleme, hatırlatma, gecikmeyi ölçme, risk sınırlama ve gerektiğinde yaptırım.

Alacak takibi neden bu kadar önemlidir?

Kısaca: Çünkü kâr ile nakit aynı şey değildir. Vadeli satış gelir tablosunda kâr olarak görünür, ama tahsil edilene kadar ne maaş ne kira ne de tedarikçi ödemesi yapılabilir. Geciken her alacak işletmeyi ya borçlanmaya ya da ödemelerini ertelemeye zorlar.

Bir örnekle düşünelim: Ayda 300.000 ₺ satış yapan ve müşterilerine 30 gün vade veren bir işletme, her an yaklaşık bir aylık satışını, yani 300.000 ₺'yi müşterilerinde bekletir. Müşteriler ortalama 15 gün geç öderse bu tutar yarım aylık satış kadar daha büyür. Satış artmadığı halde işletmenin finanse etmesi gereken para 150.000 ₺ artmış olur. Gelir tablosu ile nakit arasındaki farkı gelir tablosu nasıl hazırlanır yazımızda, nakit tarafını nakit akış tablosu tanımında ayrıntılı bulabilirsiniz.

Alacak takibinin ikinci faydası risk yönetimidir. Bir müşterinin ödeme davranışı genellikle birden bozulmaz: önce birkaç gün, sonra birkaç hafta gecikir. Düzenli takip bu eğilimi erken gösterir ve açık bakiye büyümeden önlem alınmasını sağlar. İşletmenin kısa vadeli ödeme gücünü anlatan likidite kavramı da doğrudan alacakların zamanında tahsiline bağlıdır.

Alacak takibi için hangi bilgiler tutulmalı?

Kısaca: Her alacak için müşteri, fatura numarası ve tarihi, tutar, vade tarihi, ödeme yöntemi, tahsil edilen ve kalan tutar ile gecikme günü tutulur. Bu bilgiler olmadan yaşlandırma tablosu ve tahsil süresi hesaplanamaz.

Bu bilgilerin Excel'de ve faturalarda dağınık durması, alacak takibinin en sık aksama nedenidir. Fatura kesildiği anda vadesiyle birlikte cari hesaba işlenen ve tahsilatlar geldikçe kapanan bir ön muhasebe düzeni, aşağıdaki bütün hesapları kendiliğinden mümkün kılar.

Alacak yaşlandırma nedir, tablosu nasıl hazırlanır?

Kısaca: Alacak yaşlandırma, açık alacakların vadesinden bu yana geçen güne göre gruplara ayrılmasıdır. Yaygın gruplar vadesi gelmemiş, 1–30 gün, 31–60 gün, 61–90 gün ve 90 günden fazla gecikmiş alacaklardır. Tablo, toplam alacağın ne kadarının risk altında olduğunu tek bakışta gösterir.

Yaşlandırma tablosu hazırlamak için her açık faturanın gecikme günü hesaplanır: Gecikme günü = Bugünün tarihi − Vade tarihi. Sonuç sıfır ya da eksiyse alacak vadesi gelmemiş gruptadır; artıysa gün sayısına göre ilgili gruba yazılır. Aşağıda toplam 100.000 ₺ açık alacağı olan bir işletmenin yaşlandırma tablosu var:

Tablodan üç sonuç çıkar. Birincisi, alacakların %60'ının vadesi geçmiştir; işletme vade sonunda tahsilat yapamamaktadır. İkincisi, 60 günden eski alacak 20.000 ₺'dir (toplamın %20'si); bu gruptaki alacakların tahsili gecikme uzadıkça zorlaşır ve öncelikli takip ister. Üçüncüsü, 90 günü aşan Müşteri F'ye yeni vadeli satış yapılmaya devam ediliyorsa risk büyümektedir.

Ortalama tahsil süresi (DSO) nasıl hesaplanır?

Kısaca: Ortalama tahsil süresi = Ortalama ticari alacak ÷ Dönemin vadeli satışları × Dönemdeki gün sayısı. Sonuç, bir satışın ortalama kaç günde nakde döndüğünü gösterir. Verilen ortalama vadeyle karşılaştırıldığında ortalama gecikme ortaya çıkar.

Ortalama tahsil süresi, İngilizce kısaltmasıyla DSO (days sales outstanding), alacak takibinin en önemli tek göstergesidir. Yaşlandırma tablosu bugünün fotoğrafını verirken DSO, tahsilat düzeninin zaman içinde iyileşip iyileşmediğini gösterir. Aynı veriden alacak devir hızı da hesaplanır.

Örnek: Bir işletmenin üç aylık (90 günlük) dönemde vadeli satışları 300.000 ₺. Dönem başında açık alacak 90.000 ₺, dönem sonunda 110.000 ₺. Müşterilerine verdiği ortalama vade 20 gün.

1. Ortalama alacak: (90.000 + 110.000) ÷ 2 = 100.000 ₺.
2. Alacak devir hızı: 300.000 ÷ 100.000 = 3 (alacaklar dönemde 3 kez tahsil edilip yenilenmiş).
3. Ortalama tahsil süresi: 100.000 ÷ 300.000 × 90 = 30 gün.
4. Ortalama gecikme: 30 − 20 = 10 gün.

İşletme 20 gün vade veriyor ama parasını ortalama 30 günde topluyor. Bu 10 günlük fark, işletmenin kendi cebinden finanse ettiği süredir. DSO'yu her dönem hesaplayıp yan yana koymak, eğilimi gösterir:

Grafikteki eğilim bir uyarıdır: Vade değişmediği halde tahsil süresi üç dönemde 22 günden 30 güne çıkmış. Satış artıyorsa bu fark daha da büyük bir nakit ihtiyacı yaratır. Nakdin işletmede nasıl döndüğünü nakit akışı yazımızda anlattık.

Geciken alacağın işletmeye maliyeti nedir?

Kısaca: Geciken alacak, işletmenin o süre boyunca başka bir kaynaktan finanse etmek zorunda kaldığı paradır. Maliyeti yaklaşık olarak Gecikmiş tutar × Yıllık finansman oranı × Gecikme günü ÷ 365 formülüyle hesaplanır.

Yaşlandırma tablosundaki Müşteri D'nin 15.000 ₺'lik alacağı 45 gün gecikmiş olsun. İşletme bu açığı kısa vadeli krediyle kapatıyorsa ve finansman maliyeti örnek olarak yıllık %40 ise gecikmenin maliyeti 15.000 × 0,40 × 45 ÷ 365 ≈ 740 ₺ olur. Aynı hesap bütün vadesi geçmiş alacaklar için yapıldığında, "küçük gecikmeler"in yılda ciddi bir tutara ulaştığı görülür. Finansman oranı örnektir; kendi kredi maliyetinizi kullanın.

Gecikmenin bir de görünmeyen maliyeti vardır: Gecikme uzadıkça tahsil olasılığı düşer, mutabakat zorlaşır ve müşteriyle ilişki gerilir. Bu yüzden alacak takibinde amaç yalnız parayı toplamak değil, gecikmeyi erken yakalamaktır. İşletme genelinde nakit dengesini likidite yönetimi başlığında ayrıca inceleyebilirsiniz.

Müşteri risk limiti nasıl belirlenir?

Kısaca: Risk limiti, bir müşterinin açık bakiyesinin çıkabileceği üst sınırdır. Pratik bir başlangıç formülü: Aylık ortalama alım × Vade (ay cinsinden) × (1 + tolerans payı). Limit aşıldığında yeni vadeli satış, bakiye düşene kadar durdurulur.

Örnek: Bir müşteri ayda ortalama 20.000 ₺'lik alım yapıyor ve 45 gün vadeyle çalışıyor. 45 gün 1,5 aydır; normal şartlarda açık bakiyesi 20.000 × 1,5 = 30.000 ₺ civarında olur. %20 tolerans payıyla risk limiti 30.000 × 1,20 = 36.000 ₺ belirlenir. Müşterinin ödeme geçmişi iyiyse tolerans artırılır, gecikmeleri varsa düşürülür. Müşteri değerlendirmesinin genel çerçevesi için risk analizi tanımına bakabilirsiniz.

Risk limiti, müşterinin cari bakiyesiyle birlikte izlenir. Aşağıdaki örnekte müşterinin dönem içindeki cari hareketleri ve limite kalan pay görülüyor:

Çek ve senetle çalışan işletmelerde, vadesi gelmemiş çek ve senetler de risk hesabına katılmalıdır. Müşterinin cari bakiyesi sıfır görünse bile elinizde vadesi gelmemiş çekleri varsa, o çekler tahsil edilene kadar risk sürer. Kavramların temelini çek ve senet tanımında bulabilirsiniz.

Alacak takibi adım adım nasıl yapılır?

Kısaca: Satış anında vade ve risk limiti belirlenir, fatura vadesiyle cariye işlenir, vadeden önce hatırlatma yapılır, vade günü ödeme kolaylaştırılır, her hafta yaşlandırma raporu alınır ve gecikmede kademeli takip planı uygulanır.

Bu düzenin en etkili adımı genellikle dördüncüsüdür. Müşterilerin önemli bir kısmı ödemeyi isteksizlikten değil, unutkanlıktan ya da zahmetten geciktirir. Vade günü gönderilen ve tek tıklamayla kartla ödeme yapılabilen bir bağlantı, havale bilgisi yazılı bir e-postadan çok daha hızlı sonuç verir. Elektronik tahsilatın avantajlarını e-tahsilat sistemi yazımızda anlattık.

Vadesi geçen alacakta ne yapılmalı?

Kısaca: Gecikme gününe göre kademeli bir plan uygulanır: İlk hafta nazik hatırlatma, ilk ay telefon ve ödeme bağlantısı, 30 günden sonra yeni vadeli satışın durdurulması ve ödeme planı, 60 günden sonra yazılı ihtar ve mutabakat, 90 günden sonra hukuki süreç değerlendirmesi.

Bu planın gücü önceden belirlenmiş olmasındadır: Hangi gün ne yapılacağı bellidir, kimseye "ayıp olur" diye ertelenmez. Gecikmede ilk iş bakiyenin karşılıklı teyit edilmesidir; çoğu anlaşmazlık bir iade faturasının, eksik teslimatın ya da yanlış işlenmiş bir ödemenin fark edilmemesinden doğar. Hukuki adımlar ve süreler için mutlaka bir avukata danışın.

Alacak takibinde en sık yapılan 7 hata

Kısaca: En sık hatalar vadeyi kaydetmeden fatura kesmek, alacakları yalnız müşteri toplamıyla izlemek, risk limiti koymamak ve geciken müşteriye vadeli satışa devam etmektir.

1. Vadeyi kaydetmemek. Vade tarihi olmayan bir alacağın ne zaman geciktiği bilinemez; yaşlandırma ve tahsil süresi hesaplanamaz.
2. Yalnız müşteri toplamına bakmak. Toplam bakiye makul görünürken içinde 120 günlük eski bir fatura saklı olabilir. Takip fatura bazında yapılır.
3. Risk limiti koymamak. Limitsiz çalışan müşteride açık bakiye fark edilmeden büyür; gecikme başladığında alacak zaten yüksektir.
4. Geciken müşteriye satışa devam etmek. Vadesi geçmiş bakiyesi olan müşteriye yeni vadeli satış, riski katlar. 30 gün sonrası için kural konmalıdır.
5. Tahsilatları faturalarla eşleştirmemek. Eşleşmeyen tahsilat, hangi faturanın kapandığını belirsiz bırakır; yaşlandırma yanlış çıkar.
6. Çek ve senetleri ayrı izlememek. Vadesi gelmemiş çek, cari bakiyede kapanmış görünür ama tahsil edilene kadar risk sürer.
7. Mutabakatı ihmal etmek. Dönem sonunda bakiyesi teyit edilmemiş alacaklar, anlaşmazlık çıktığında belgelenemez.

Alacak takibi NetKasam ile nasıl yapılır?

Kısaca: NetKasam'da müşterilerinizi sınırsız cari hesapla tutar, risk limiti tanımlar, faturalarınızı ve tahsilatlarınızı aynı yerde izler, kartla online tahsilat yapar ve tek tıklamayla mutabakat mektubu gönderirsiniz. Ön muhasebe her zaman ücretsizdir.

NetKasam cari hesap takibi ile dilediğiniz kadar müşteri oluşturur, müşterilerinizi filtreler ve her birine risk tanımı yaparsınız: Müşterinin açık bakiyesi belirlediğiniz limiti aştığında sistemin o müşteriye satışı kapatmasını sağlayabilirsiniz. Kolay mutabakat özelliğiyle müşterilerinize tek tıklamayla mutabakat mektubu gönderir, sözleşme ve belgeleri cari kartında saklarsınız. Fatura takibi ile kestiğiniz faturaları tek yerden izlersiniz.

Online tahsilat ile cari bakiye tahsilatlarını, kestiğiniz bir faturanın tahsilini ya da ürün satışını kredi kartıyla alabilirsiniz; ödeme altyapısı 3D Secure ve 256 bit SSL ile korunur. Linkle Öde ile müşterinize tek bir bağlantı gönderip ödemeyi alırsınız. Çek ve senetle çalışıyorsanız çek ve senet modülü vadesi gelmemiş çekleri risk olarak gösterir, müşteriye çek risk limiti tanımlamanızı ve karşılıksız evrakı işaretleyip bakiyeleri otomatik güncellemenizi sağlar. Sanal POS komisyon oranları fiyatlar sayfasındadır.

Alacak takibi, satışın son ve en çok ihmal edilen adımıdır. Bugün bütün açık faturalarınızı vade tarihleriyle listeleyin ve yaşlandırma gruplarına ayırın. 60 günü aşan alacakların toplamı ve bu alacakların sahibi olan müşteriler, bu hafta yapacağınız ilk telefonların listesini zaten size verecektir.