Shopify Siparişleri İçin e-Fatura ve e-Arşiv Nasıl Kesilir?

Shopify ile mağazanızı birkaç günde açabilirsiniz; ama ilk sipariş geldiği anda yasal bir soru da kapınızı çalar: Bu siparişin faturasını nasıl keseceğim? Türkiye'de satış yapan her işletme, Shopify'dan gelen her sipariş için Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) sistemine uygun bir fatura düzenlemek zorundadır. Shopify e-Fatura ve e-Arşiv konusu bu yüzden mağaza kurulumu kadar önemlidir.

Bu rehberde Shopify siparişleri için hangi faturanın kesileceğini, faturanın neden Shopify'ın dışında ayrı bir sistemle düzenlendiğini ve siparişlerin tek tek uğraşmadan nasıl otomatik faturalandığını adım adım anlatıyoruz.

Shopify siparişleri için hangi fatura kesilir?

Kısaca: Alıcı e-Fatura sistemine kayıtlı bir mükellefse e-Fatura, değilse e-Arşiv fatura kesilir. Shopify mağazalarında alıcıların büyük kısmı bireysel tüketici olduğu için siparişlerin çoğu e-Arşiv fatura ile faturalanır.

Ayrım faturayı kesen işletmeye göre değil, alıcıya göre yapılır. Aynı gün gelen iki siparişten biri e-Fatura, diğeri e-Arşiv olabilir. Bir alıcının e-Fatura mükellefi olup olmadığı, vergi kimlik numarasıyla GİB'in kayıtlı kullanıcı listesinden öğrenilir.

Konunun temelleri için e-Fatura nedir ve e-Arşiv nedir sözlük sayfalarına da göz atabilirsiniz.

Shopify'da fatura kesmek neden ayrı bir sistem gerektirir?

Shopify'ın sipariş ekranında gördüğünüz sipariş özeti ve makbuzlar, GİB sistemine iletilen yasal bir fatura değildir. Yasal fatura; seri ve sıra numarası taşıyan, mali mühür ya da e-imza ile imzalanan ve GİB'e raporlanan bir belgedir. Bu yüzden Shopify mağazası olan her işletme, faturalarını GİB'e uygun bir e-Fatura sisteminden keser.

Burada iki yol vardır:

• Elle faturalama: Her siparişi Shopify'dan kopyalayıp başka bir programa tek tek girmek. Sipariş sayısı arttıkça hata ve zaman kaybı da artar.
• Entegre faturalama: Shopify mağazasını bir ön muhasebe sistemine bağlamak. Siparişler kendiliğinden gelir, müşteri ve ürün bilgileri hazır olur, fatura birkaç tıklamayla ya da toplu olarak kesilir.

Shopify e-Fatura süreci adım adım nasıl kurulur?

NetKasam ile Shopify siparişlerinizi faturalamaya başlamak için izlemeniz gereken adımlar şunlardır:

1. Ücretsiz NetKasam hesabı açın. Ön muhasebe ve e-Fatura sistemi her zaman ücretsizdir; kurulum ya da sunucu gerekmez.
2. e-Fatura başvurunuzu yaptırın. GİB'e yapılacak e-Fatura, e-Arşiv ve e-Defter başvurusunu NetKasam ekibi sizin adınıza yapar. Adımları e-Fatura başvuru rehberinde bulabilirsiniz.
3. Mali mühür ya da e-imza edinin. Şirketler mali mühür, şahıs şirketleri e-imza kullanır. Sizin yapmanız gereken tek iş budur; aktivasyonu tamamladığınızda fatura kesmeye hazırsınız.
4. Kontör paketi alın. Sistem ücretsizdir; yalnız e-Fatura kontörü satın alınır. Paketler 100 ile 100.000 kontör arasındadır.
5. Shopify mağazanızı bağlayın. Shopify hesabınızı NetKasam'a bağladığınızda ürünleriniz, stoklarınız ve siparişleriniz eşitlenir.
6. Siparişleri toplu faturalayın. Panele düşen Shopify siparişlerini tek tek ya da toplu olarak e-Fatura veya e-Arşiv ile faturalayın, ardından kargo etiketini yazdırın.

Elle faturalama ile otomatik faturalama arasındaki fark nedir?

Günde birkaç siparişte elle faturalama idare edilebilir; sipariş sayısı arttığında ise aynı bilgiyi iki yere yazmak hem zaman alır hem de hatalı fatura riskini büyütür. Aradaki farkı şöyle özetleyebiliriz:

Shopify siparişlerini faturalarken nelere dikkat edilmeli?

• Alıcıyı doğru belirleyin. Kurumsal siparişlerde vergi kimlik numarasını isteyin; alıcı e-Fatura mükellefiyse e-Arşiv değil e-Fatura kesilir.
• Faturayı geciktirmeyin. Fatura, malın teslimini izleyen yasal süre içinde düzenlenmelidir. Siparişleri gün sonunda toplu faturalamak bu süreyi kaçırmamanın en kolay yoludur.
• İadeleri kayda geçirin. İade edilen siparişler için iade süreci ve kaydı da muhasebeye yansıtılmalıdır.
• Stoku tek yerden yönetin. Shopify'ın yanında pazaryerlerinde de satıyorsanız stok tek kaynaktan güncellenmezse aynı ürünü iki kez satabilirsiniz.
• Döviz ve yurt dışı satışları ayırın. Yurt dışına yapılan satışlarda farklı belge ve kurallar devreye girer; bu siparişleri yurt içi siparişlerden ayrı izleyin.

Shopify için e-Fatura maliyeti ne kadar?

NetKasam'da maliyet üç parçadan oluşur ve hepsi fiyatlar sayfasında açıkça yazar:

• Ön muhasebe ve e-Fatura sistemi: Ücretsiz. e-Fatura, e-Arşiv, cari, stok, kasa, banka ve gider takibi her pakette ücretsizdir.
• e-Fatura kontörü: 100 kontör 390 ₺'den başlar; paket büyüdükçe birim fiyat düşer, 100.000 kontörde birim fiyat 0,43 ₺'dir.
• Shopify entegrasyonu: Global Plus paketinde (24.900 ₺/yıl) yer alır. Paket 1 e-ticaret entegrasyonunun yanında tüm yerli ve yabancı pazaryerlerinden birer mağaza, 2 kargo entegrasyonu ve çoklu dil ve para birimi desteği içerir.

Sonuç: Shopify mağazanızın faturası satışla birlikte hazır olsun

Shopify satış tarafını kolaylaştırır; faturalama, stok ve kargo ise işin arka planıdır. Bu arka planı elle yürütmek yerine Shopify mağazanızı NetKasam'a bağladığınızda siparişler panele kendiliğinden düşer, e-Fatura ya da e-Arşiv ile toplu faturalanır ve stok tüm kanallarda güncel kalır. Üstelik ön muhasebe ve e-Fatura sistemi ücretsizdir; siz yalnız satışa odaklanırsınız.