Kâğıt fatura ile aynı hukuki özelliklere sahip olan ve Gelir İdaresi Başkanlığı sistemi üzerinden,
mükelleflerin, belirlenen standartlar dahilinde birbirlerine fatura alıp göndermelerini sağlayan
sisteme e-fatura sistemi denir. E-fatura uygulamasındaki amaç, alıcı ve satıcıların tek format ve
standarda göre zaman ve maliyet tasarrufu sağlamak ve güvenli bir sistem altında toplamaktır.

E-fatura Avantajları

Fatura için harcanan kâğıt, mürekkep, arşivleme, postalama gibi maliyetlerden kurtulmak
mümkündür. Faturanın tek tıkla karşı tarafa iletilmesinden sonra karşı tarafın 7 gün içinde
onaylaması ya da reddetmesi gerekir. Herhangi bir işlem yapmazsa faturayı kabul etmiş olur.
Bu da tahsilat sürecini hızlandırır. Faturaların dijital ortamda saklanmasından dolayı tüm kayıtlı
faturalar sürekli el altında olacaktır. Muhasebeleşme işlemleri kolaylaşacaktır. Çevre dostudur
ve iade ve değişim gibi işlemlerde fatura kolaylıkla bulunabilir. Kredi kartı satış bilgileri ile e-
fatura eşleştirilebilecektir, bunlar e-fatura avantajları arasında yer alır.

E-fatura Dezavantajları

E-fatura dezavantajları arasında ise, sisteme bir kez girildikten sonra bir daha çıkılamaz, mali
mühür satın almak gerekir. E-fatura ’ya tabi olan firmalar kesinlikle matbu fatura kesemez. 7
günden daha eski fatura kesilemez. Ayrıca, personel eğitim masraflarına katlanmak gerekir.

E-Arşiv Fatura Nedir?

Bu uygulama, 433 numaralı Vergi Usul Kanunu Genel Tebliğinde yer alan şartlara uygun olarak
düzenlenir. E-arşiv fatura, elektronik ortamda hazırlanan faturanın, alıcıya kâğıt olarak ya da
elektronik ortamda gönderilmesi ve ikinci nüshasının da kaydedilmesidir. Burada firmalar,
faturaları PDF formatında, müşterilerinin bildirmiş olduğu mail adresine göndermelerini ve
faturanın ikinci nüshasını da elektronik fatura formatında saklamalarını ifade eder. E-arşiv
fatura uygulamasından yararlanmak isteyenler öncelikle e-fatura uygulamasına kayıtlı
olmalıdırlar. Oluşturulan faturanın e-arşiv fatura kapsamında oluşturulduğunun anlaşılması için
fatura üzerine “ e-arşiv izni kapsamında elektronik ortamda iletilmiştir” ibaresinin yazılması
gerekir. İnternet üzerinden yapılan satışlarda ise e-arşiv faturasının üzerine “bu satış internet
üzerinden yapılmıştır” ibaresi yazılmalıdır. Ayrıca, mal teslimi sırasında düzenleniyorsa e-arşiv
fatura irsaliye yerine geçebilir. Bunun için faturanın üzerine “irsaliye yerine geçer” ibaresi
yazılmalıdır. Mükellefler, e-arşiv fatura uygulamasını kendi bilgi işlem sistemleri üzerinden
kullanabilmeleri için GİB’in istediği sertifikasyonları tamamlamaları ve GİB’e başvuruda
bulunmaları gerekir. Uygulamayı özel bir entegratör üzerinden kullanacak olanlar ise doğrudan
entegratöre başvurmaları yeterlidir. GİB’e başvurmaları gerekmez. Hangi yöntem uygulanırsa
uygulansın e-arşiv faturaların nerede saklanacağı mükelleflerin kendi inisiyatifindedir.

E-Arşiv Fatura Avantajları

Kâğıt fatura basım ve gönderim giderlerinde tasarruf sağlanır. Dijital ortamda arşivleme
yapılacağından dolayı arşivleme maliyetlerinden tasarruf sağlanır ve belgelere ulaşım da daha
kolay olur. Operasyonel etkinlik ve verimlilik artar. Elektronik iç ve dış denetim için uygun alt
yapı hazırlanmış olur. Uluslararası standartlara uygundur, nakit akışını hızlandırır ve çevreyi
korur. Bunlar, e-arşiv fatura avantajları arasında yer alır.

E-Fatura ve E- Arşiv Fatura Arasındaki Farklar

● E-fatura B2B işletmeler tarafından kullanılırken, E-arşiv fatura ise hem B2B, hem de B2C
işletmeler tarafından kullanılmaktadır. Yani e-fatura, e-fatura kullanıcısı olan firmalara, e-arşiv
fatura ise e-fatura kullanıcısı olmayan firmalara ve son kullanıcıya gönderilir.
● E-fatura sadece dijital ortam üzerinden gönderilmektedir. Sistem kâğıt çıktıya onay
vermemektedir. Ancak, e-arşiv fatura hem dijital ortamda hem de kâğıt üzerinden çıktısı
alınarak gönderilebilmektedir.
● E-fatura uygulamasında gönderilen her fatura ilk olarak Gelir idaresi Başkanlığı’na (GİB)
gönderilmektedir. E-arşiv fatura uygulamasında ise veriler ay sonunda bir analiz ile GİB’e
gönderilmektedir.
● E-fatura uygulamasında format olarak UBL-TR zorunlu olarak kullanılmaktadır. E-arşiv fatura
uygulamasında ise, formatta herhangi bir zorunluluk yoktur. İsteğe bağlı olarak UBL-TR
kullanılmaktadır.
● E-fatura uygulaması 01.04.2014 tarihinden itibaren zorunlu olarak kullanılmaya başlanmıştır.
E-arşiv fatura uygulaması ise 01.01.2016 tarihinden itibaren zorunlu olarak kullanılmaya
başlamıştır.
● E-fatura uygulaması birçok sektörde zorunlu olarak kullanılmaktadır. E-arşiv fatura
uygulaması ise, online ortamda yüksek satışlar yapan şirketler için zorunlu bir uygulamadır.
● E-fatura uygulaması, GİB portal, özel entegratör ya da entegrasyondan biri seçilerek kullanılır.
E-arşiv fatura uygulaması ise, özel entegratör ya da kendi bilgi işlem sistemlerince onay
alınarak kullanılmaktadır.
● E-fatura uygulamasında belgeler mali mühür ile imzalanır. E-arşiv fatura uygulamasında ise,
belgeler mali mühür ve zaman damgası vurularak onay alınır ve bu şekilde saklanır.