Gelen Fatura Nasıl Kaydedilir ve Kontrol Edilir? 8 Maddelik Kontrol Listesi, Üçlü Eşleştirme, Kabul-Red ve Muhasebeye Teslim Rehberi

Satış faturası işletmenin kendi elinden çıkar; ne yazdığını bilirsiniz. Gelen fatura ise başkasının hazırladığı bir belgedir ve işletmenize bir borç yükler. Tedarikçi miktarı yanlış yazmış, eski fiyatı uygulamış ya da aynı faturayı hem e-postayla hem kâğıtla göndermiş olabilir. Kontrol edilmeden kaydedilen her gelen fatura, ödenmemesi gereken bir tutarın ödenmesi, stokta olmayan bir ürünün stokta görünmesi ya da ay sonunda tutmayan bir tedarikçi bakiyesi demektir. Gelen fatura nasıl kaydedilir sorusunun cevabı bu yüzden iki adımlıdır: önce kontrol, sonra kayıt.

Bu yazıda gelen faturanın ön muhasebedeki yolunu baştan sona izliyoruz: faturanın nereden geldiği, 8 maddelik kontrol listesi, sipariş, irsaliye ve faturanın karşılaştırıldığı üçlü eşleştirme, hatalı faturada kabul, red ve iade seçenekleri, kaydın doğru cariye ve doğru kategoriye yapılması. Bir mobilya atölyesine bir haftada gelen altı faturayı da rakamlarla kontrol edeceğiz. Ön muhasebenin diğer işlemleri için ön muhasebe işlemleri nelerdir yazısına bakabilirsiniz.

Gelen fatura nedir, ön muhasebede neden ayrı bir iştir?

Kısaca: Gelen fatura, işletmenin satın aldığı mal ya da hizmet için tedarikçinin düzenlediği faturadır; işletme açısından alış faturası ya da gider faturasıdır. Ayrı bir iştir, çünkü tutarını ve içeriğini işletme değil tedarikçi belirler ve hata ancak alıcı tarafında yakalanabilir.

Gelen faturalar ön muhasebede üç ayrı yere dokunur: tedarikçinin cari hesabına (işletmenin borcu artar), ürün alındıysa stoğa (miktar artar) ve hizmet ya da sarf malzemesi alındıysa gider kayıtlarına. Aynı faturada KDV de bulunur; KDV'nin indirim olarak hangi dönemde kullanılacağı mali müşavirin işidir, ama ona ulaşması için faturanın eksiksiz ve zamanında kayda girmesi gerekir.

Gelen fatura üç biçimde gelir. İşletme e-Fatura mükellefiyse ve tedarikçi de mükellefse fatura e-Fatura olarak sistemdeki gelen kutusuna düşer. Alıcı e-Fatura mükellefi değilse e-Arşiv fatura olarak çoğunlukla e-postayla ya da bağlantıyla gelir. Küçük alımlarda kâğıt fatura ya da perakende fiş de gelebilir. Farkı için e-Fatura nedir, e-Arşiv nedir yazısına bakabilirsiniz.

Gelen fatura kaydedilmeden önce neler kontrol edilir?

Kısaca: Sekiz madde kontrol edilir: alıcı bilgileri, fatura tarihi, fatura türü, ürün ya da hizmet adı, miktar, birim fiyat, KDV oranı ile toplam ve faturanın daha önce kaydedilip kaydedilmediği. Her madde birkaç saniye sürer; atlanan madde ise ay sonunda saatler alır.

Sekizinci madde en çok atlanan maddedir. Aynı fatura bazen e-Fatura olarak sisteme düşer, bir kopyası da PDF olarak e-postayla gelir; muhasebe klasörüne iki kez girer. Fatura numarası ve tedarikçi birlikte arandığında mükerrer kayıt saniyeler içinde yakalanır.

Üçlü eşleştirme nedir, nasıl yapılır?

Kısaca: Üçlü eşleştirme, ürün alımlarında siparişteki, irsaliyedeki (teslim alınan) ve faturadaki miktarın ve fiyatın karşılaştırılmasıdır. Üçü tutuyorsa fatura kaydedilir; tutmuyorsa fark tedarikçiyle çözülmeden ödeme yapılmaz.

Sipariş her işletmede yazılı olmayabilir; telefonla verilen siparişte en azından teklif ya da fiyat listesi saklanmalıdır. İrsaliye ise ürünün depoya girdiğinin kanıtıdır. Faturada 52 kutu, irsaliyede 50 kutu yazıyorsa iki kutu ya hiç gelmemiştir ya da teslim sırasında sayılmamıştır; iki durumda da fark ödenmeden önce netleşmelidir. İrsaliyenin ne olduğu için sevk irsaliyesi nedir ve irsaliyeli fatura nedir yazılarına bakabilirsiniz.

Hizmet alımlarında (nakliye, danışmanlık, bakım) irsaliye yoktur. Bunlarda eşleştirme sipariş ya da sözleşme ile hizmetin gerçekten verildiğinin teyidi üzerinden yapılır: nakliye faturasında taşınan sefer sayısı, bakım faturasında yapılan ziyaret sayısı gibi.

Örnek: Bir atölyeye gelen altı fatura nasıl kontrol edilir?

Kısaca: Örnek mobilya atölyesine bir haftada altı fatura geliyor, toplamı 80.160 ₺. Sekiz maddelik kontrol ve üçlü eşleştirme bir mükerrer faturayı ve 360 ₺'lik bir miktar farkını yakalıyor; doğru borç 72.600 ₺ oluyor.

Atölye mutfak ve banyo dolabı üretiyor. Hafta içinde şu faturalar geliyor (tutarlar KDV dahil, KDV oranı örnekte %20 alınmıştır; rakamlar yalnız yöntemi göstermek için seçilmiştir):

Kontrol yapılmasaydı atölye tedarikçilere 7.560 ₺ fazla borçlu görünecek, ödeme planı bu tutarla yapılacak ve stokta 2 kutu menteşe fazladan görünecekti. Fark ay sonunda tedarikçi ekstresiyle karşılaştırıldığında ortaya çıkar; ama o zaman ödeme yapılmış olabilir.

Hatalı gelen fatura nasıl düzeltilir: kabul, red ve iade

Kısaca: Hatalı faturayı alıcı kendisi düzeltip kaydetmez; tedarikçiden düzeltme ister. Ticari fatura senaryosundaki e-Fatura sistem üzerinden reddedilebilir; temel faturada ise bu seçenek yoktur ve fark çoğunlukla alıcının düzenleyeceği bir iade faturası ya da tedarikçinin düzeltmesiyle kapanır. Hangi yolun uygun olduğu mali müşavirle netleştirilir.

e-Fatura iki senaryoyla gönderilir. Ticari fatura senaryosunda alıcı faturayı sistem üzerinden kabul ya da reddedebilir; bunun için faturanın alınmasından itibaren 8 günlük bir süre vardır. Temel fatura senaryosunda sistem üzerinden yanıt verilmez; fatura alıcıya ulaştığında işlem tamamlanmış sayılır. Ayrıntılar ve itiraz yolları için e-Fatura reddetme ve itiraz etme nasıl yapılır yazısına bakın.

Hatanın türüne göre izlenecek yollar şunlardır:

• Fatura tamamen yanlış (yanlış alıcı, sipariş edilmemiş ürün): ticari faturada red; temel faturada tedarikçiyle görüşülüp faturanın iptali ya da iadesi.
• Miktar fazla ya da ürün kusurlu: fazla ya da kusurlu kısım için iade faturası. Alıcının düzenlediği iade faturası tedarikçiye olan borcu ve stoğu düşürür. Yöntemi için iade faturası nasıl kesilir.
• Fiyat yüksek: tedarikçiden fiyat farkı faturası ya da düzeltilmiş fatura istenir.
• Mükerrer kopya: kayda girmez; aynı numaralı ikinci belge yalnız not edilir.

Örnek atölyede 2 kutu menteşe için tedarikçiye bilgi verilir ve fark iade faturasıyla kapatılır; böylece tedarikçinin cari hesabında 360 ₺ düşer, stokta da fazladan görünen 2 kutu çıkar. Ödeme, düzeltme tamamlanana kadar yalnız tartışmasız kısım için yapılır.

Gelen fatura nasıl kaydedilir?

Kısaca: Kontrolden geçen fatura tedarikçinin cari hesabına borç olarak kaydedilir; ürün içeriyorsa kalemler stok kartlarına giriş olarak, hizmet ya da sarf malzemesiyse doğru gider kategorisine işlenir; vade tarihi ve fatura dosyası kayda eklenir.

1. Tedarikçiyi doğru cari karttan seçin. Aynı firma için iki ayrı kart açılmışsa bakiye ikiye bölünür; vergi numarasıyla arayın.
2. Kalemleri stok kartlarına bağlayın. Faturadaki ürün adı sizin stok kartınızdaki adla aynı olmayabilir; tedarikçinin ürün kodunu stok kartına not etmek sonraki faturalarda işi kısaltır.
3. Gideri kategoriye yazın. Kira, enerji, nakliye, bakım, danışmanlık gibi sabit bir kategori listesi kullanın; "diğer" kategorisi ayın toplamının küçük bir kısmını geçmesin.
4. Vade tarihini girin. Faturadaki ya da anlaşmadaki ödeme vadesi kayda yazılırsa ödeme listesi kendiliğinden oluşur.
5. Belgeyi ekleyin. e-Fatura sistemde durur; kâğıt fatura taranıp kayda eklenir ya da ay ve tedarikçi sırasıyla dosyalanır.

Tevkifatlı ya da istisnalı gelen faturalar kayıtta ek dikkat ister; KDV'nin bir kısmı tedarikçi yerine alıcı tarafından beyan edilir. Bu tür faturalarda kaydın nasıl yapılacağı için tevkifatlı fatura muhasebe kaydı yazısına bakın ve mali müşavirinize danışın. Faturası olmayan alımlarda belge gider pusulasıdır; gider pusulası nedir.

Gelen fatura kaydında en sık yapılan hatalar nelerdir?

Kısaca: En sık hatalar kontrolsüz kayıt, mükerrer kayıt, faturayı ödeme yapılırken kaydetmek, tedarikçi için birden fazla cari kart açmak, gideri yanlış kategoriye yazmak ve faturaları ay sonuna biriktirmektir.

1. Kontrolsüz kayıt. Fatura gelen kutusundan doğrudan kayda alınır; miktar ve fiyat farkı ödeme yapıldıktan sonra fark edilir.
2. Mükerrer kayıt. e-Fatura ve e-postadaki PDF kopyası iki kez kaydedilir; tedarikçi borcu şişer.
3. Faturayı ödeme günü kaydetmek. Vadeli alımda fatura ödenene kadar kayda girmezse tedarikçi borcu ve gider o ay eksik görünür.
4. Bölünmüş cari. Aynı tedarikçi için iki kart açılır; mutabakatta bakiye tutmaz.
5. Yanlış kategori. Nakliye faturası malzeme gideri, demirbaş alımı sarf gideri olarak yazılır; raporlar yanıltır ve mali müşavir kaydı düzeltmek zorunda kalır.
6. Biriktirmek. Faturalar ay sonuna kadar bekletilir; ticari faturada itiraz süresi kaçar, eksik teslimler geç fark edilir.
7. Belgeyi saklamamak. Kâğıt fatura kayda geçtikten sonra kaybolur; mali müşavire teslimde eksik çıkar.

Gelen faturalar muhasebeciye nasıl teslim edilir?

Kısaca: Ay sonunda mali müşavire o ayın gelen faturalarının listesi (tarih, numara, tedarikçi, tutar, KDV) ve kâğıt belgeler teslim edilir; e-Faturalar sistemde olduğundan çoğunlukla liste ve açıklama gerektiren faturalar yeterlidir.

Teslim listesinde şunlar ayrıca işaretlenmelidir: iade ya da düzeltme beklenen faturalar, tevkifatlı ve istisnalı faturalar, demirbaş niteliğindeki alımlar (bilgisayar, makine) ve ay içinde gelmesi gerekip henüz gelmeyen faturalar. Son madde önemlidir; hizmeti alınmış ama faturası gelmemiş bir gider, mali müşavirin dönem kaydını eksik bırakır. Ay sonu işlerinin tamamı için ay sonu kapanışı nasıl yapılır.

NetKasam ile gelen faturalar nasıl takip edilir?

Kısaca: NetKasam'da gelen fatura tedarikçinin cari hesabına ve stok ya da gider kayıtlarına aynı anda işlenir; ileri tarihli ödemeler "ödenecek" olarak kaydedilir ve vade tarihinde sistem uyarır. Fiş ve faturalar kayda eklenir. Ön muhasebe her zaman ücretsizdir.

Gider kaydı kasa ve banka hareketine bağlıdır: gider ödendiğinde kasadan ya da bankadan çıkış kendiliğinden işlenir, nakit durumu gerçeği gösterir. Giderler kategorilere ayrılır ve raporlarda bu ayrımla incelenir; giderin kim tarafından oluşturulduğu seçilebilir, çalışanlara gider girişi yetkisi verilebilir. Yanlış girilen gider fişi iptal edildiğinde hareketi ters kayıtla güncellenir. Ayrıntılar Gider Yönetimi ve Fatura Takibi sayfalarında.

Ürün alımlarında stok kartları faturayla güncellenir (Stok Yönetimi), tedarikçi bakiyesi cari hesapta izlenir. e-Fatura, e-Arşiv, cari, stok, kasa, banka, gider ve tahsilat ücretsiz pakette yer alır; paketler ücretsiz ön muhasebe programı sayfasında.

Sonuç: Bu hafta gelen faturalara sekiz soruyu sorun

Bu haftaki gelen faturalarınızı kaydetmeden önce tek tek sekiz maddelik listeden geçirin; ürün alımlarında irsaliyeyle karşılaştırın ve fatura numarasıyla mükerrer araması yapın. Bulduğunuz her farkı tedarikçiye aynı gün bildirin ve ödemeyi tartışmasız kısım için yapın. Bir ay sonra tedarikçi ekstreleriyle bakiyelerinizin ilk denemede tuttuğunu göreceksiniz.