Stok Takip Programı Nasıl Seçilir? Varyant, Çoklu Depo, Kritik Stok ve Pazaryeri Senkronu İçin Kontrol Listesi

Stok sayısı Excel tablosunda tutulurken işler yürür; ürün çeşidi büyüyüp ikinci bir depo, bir mağaza ya da pazaryeri satışı devreye girince tablo sizi yavaşlatmaya başlar. Satılmış ürünün hâlâ "stokta" görünmesi, rafta bulunmayan ürüne verilmiş sipariş, hangi depoda ne olduğunu bilmemek gibi sorunlar bu noktada ortaya çıkar. Çözüm genellikle bir stok takip programı kullanmaktır; zor olan, hangisini seçeceğinizdir.

Bu rehber stok takibinin ne olduğunu baştan anlatmaz; o konu için stok yönetimi hakkında bilinmesi gerekenler yazısına bakabilirsiniz. Burada tek soruyu yanıtlıyoruz: stok takip programı seçerken hangi özellikler gerçekten gerekir ve nasıl denenir? Dokuz özelliği, bir karşılaştırma formülünü, çoklu depo ve pazaryeri senkronunda dikkat edilecekleri, kritik stok için örnek bir hesabı ve Excel'den programa geçişin adımlarını bulacaksınız. Örnek rakamlar yalnız yöntemi göstermek içindir.

Stok takip programı nedir ve Excel'e göre ne farkı vardır?

Kısaca: Stok takip programı, ürünlerin giriş, çıkış ve mevcut miktarını her satış, alış ve transferle birlikte kendiliğinden güncelleyen yazılımdır. Excel'de stok sayısını siz yazarsınız; programda ise satış, iade ve transfer belgeleri stoğu kendisi değiştirir.

Fark küçük görünür ama sonuçları büyüktür. Tabloda her satış için ikinci bir elle işlem gerekir; unutulan her satır stok sayısını gerçeğinden uzaklaştırır. Programda ise stok, belgenin yan ürünüdür: fatura ya da sipariş kesildiğinde miktar düşer, alış girildiğinde artar, kimin ne zaman değiştirdiği kayıtta kalır. Bu kayıt zinciri stok değerleme yöntemlerinin ve maliyet hesabının da temelidir.

Şu belirtilerden ikisini yaşıyorsanız programa geçmenin zamanı gelmiştir: aynı ürünü birden fazla kanalda satıyorsunuz; stok sayımında sürekli fark çıkıyor; çalışanlarınız aynı tabloyu aynı anda düzenliyor; hangi depoda ne olduğunu sormak için telefon açmanız gerekiyor.

Stok takip programında hangi dokuz özellik aranmalı?

Kısaca: Dokuz özellik aranır: varyantlı ürün yapısı, çoklu depo ve şube, barkod ve stok kodu düzeni, kritik stok uyarısı, stok hareketleri raporu, maliyet hesabı, pazaryeri ve e-ticaret stok senkronu, sayım ve mutabakat, kullanıcı yetkisi. İşletmenize göre her birine ağırlık verip puanlamak karar sürecini netleştirir.

Aşağıdaki tablo dokuz özelliği, her birinde sorulacak soruyu ve iyi cevabın görünümünü özetler. Demo sırasında bu soruları aynen sorabilirsiniz.

Varyantlı ürünler stok takip programında nasıl izlenmeli?

Kısaca: Bir ürünün beden, renk ya da model kırılımları ayrı ürün kartı olarak değil, tek ürünün varyantları olarak tanımlanmalı ve stok her varyantta ayrı tutulmalıdır. Programda varyant sayısı sınırlıysa büyüyen katalog bir noktada yönetilemez hale gelir.

Bir tişört beş beden ve dört renkte gelirse 20 varyant eder; bir ürün çeşidi birkaç yüze çıktığında Excel'de binlerce satır oluşur. Programda sorulacak üç şey vardır: varyant sayısında sınır var mı, her varyantın barkodu ve görseli ayrı mı, stok varyant bazında mı tutuluyor? NetKasam'da stok yönetimi sınırsız varyant oluşturmayı destekler, varyantların stokları ayrı ayrı takip edilir ve varyantlara ayrı görsel yüklenebilir. Varyant sayısının nasıl hesaplandığını ve pazaryerinde nasıl eşleştirileceğini varyantlı ürün nasıl yönetilir yazısında anlattık.

Çoklu depo stok takibi nasıl yapılır?

Kısaca: Çoklu depo stok takibinde her depo ve şubenin stoğu ayrı tutulur, depolar arası taşıma transfer belgesiyle yapılır ve raporlar depo bazında alınır. Tek havuzlu bir yapı, bir depoda biten ürünü başka depoda varmış gibi gösterebilir.

Çoklu depo desteğini sınamak için üç deneme yapın: iki depo arasında transfer yapın; bir deponun stoğunu ayrı raporlayın; depo çalışanı için yalnız o depoyu gören bir kullanıcı tanımlayın. NetKasam'da şube ve depo yönetimi ile stoklarınızı tek yerden takip edebilir, stok transferi yapabilir, her şubeyi ya da depoyu ayrı raporlayabilir ve her birine ayrı kullanıcı ve yetki tanımlayabilirsiniz. Depo sayısında da sınır yoktur: dilediğiniz kadar depo oluşturabilir ve bu depolara kullanıcı tanımlayabilirsiniz.

Çok kanallı yapıda mağaza satışı ve online sipariş aynı stoktan düşmelidir. Bu düzeni ayrıntılı kurmak için mağaza ve e-ticaret stoğu tek merkezde nasıl yönetilir eğitim yazısına bakabilirsiniz; mağaza tarafı için mağaza satış ekranı sayfası da yararlıdır.

Barkod ve stok kodu standardı nasıl kurulur?

Kısaca: Her ürüne ve her varyanta bir kez verilen, hiç değişmeyen ve tekrar etmeyen bir stok kodu tanımlayın; barkodu bu kodla eşleştirin. Pazaryeri ve e-ticaret eşleştirmeleri ürün adıyla değil bu kodlarla yapılırsa isim değiştiğinde bağlantı bozulmaz.

Kod düzeninde dört kural işinizi görür: kod anlamlı ama kısa olsun (ürün grubu, model, beden gibi); ürün adını ya da fiyatını içermesin, çünkü bunlar değişir; aynı kod iki ürüne verilmesin; kod belirlendikten sonra değiştirilmesin. Kodlama ayrıntıları için stok kodu ile ilgili bilmeniz gerekenler yazısını okuyabilirsiniz. Programda bir ürüne birden fazla barkod verilebilmesi de önemlidir: farklı pazarlar için ayrı barkod gerektiğinde ürünü iki kez açmak zorunda kalmazsınız. NetKasam'ın otomatik çoklu barkod özelliği ürünlere birden fazla barkod atamayı destekler.

Kritik stok uyarısı nasıl ayarlanır? Sipariş noktası örneği

Kısaca: Kritik stok seviyesi, ürünün tedarik süresi boyunca satılacak miktar ile emniyet stoğunun toplamıdır; yani yeniden sipariş noktasıdır. Stok bu miktara düştüğünde uyarı gelir ve sipariş verirsiniz.

NetKasam'da kritik stok miktarı, sistemin sizi uyarmasını istediğiniz stok sınırıdır. Örneğin 3 yazarsanız stok 3 adede düşünce bildirim gelir ve ürün tükenmeden tedarik sürecini başlatabilirsiniz. Peki bu sınırı kaç yazmalısınız? Aşağıdaki örnek, basit emniyet stoğu formülüyle sipariş noktasını bulur; istatistiksel yöntemler ve ekonomik sipariş miktarı için emniyet stoğu nasıl hesaplanır yazısına bakın.

Önce emniyet stoğunu hesaplayın: en yüksek günlük satış × en uzun tedarik süresi − ortalama günlük satış × ortalama tedarik süresi = 14 × 9 − 8 × 6 = 126 − 48 = 78 adet. Sonra tedarik süresi boyunca beklenen satışı bulun: 8 × 6 = 48 adet. Yeniden sipariş noktası bu ikisinin toplamıdır: 48 + 78 = 126 adet.

Bu örnekte ürün kartındaki kritik stok miktarına 126 yazarsınız. Stok 126 adede indiğinde uyarı gelir; tedarikçi ortalama 6 günde teslim ederse, o süre içinde beklenen 48 adet satış stoktan düşer ve geriye emniyet için 78 adet kalır. Tedarik 9 güne uzasa, satış da günde 14 adete çıksa bile stok bitmez. Çok sayıda ürün için aynı hesabı elle tekrarlamak yerine önce satış hacmi yüksek ürünlerden başlayın; hangilerinin öncelikli olduğunu ABC analizi ile belirleyebilirsiniz.

Stok hareketleri ve maliyet raporu neden gerekir?

Kısaca: Stok hareketleri raporu bir ürünün miktarının hangi belgeyle, ne zaman, kim tarafından değiştiğini gösterir. Maliyet ve devir hızı raporları ise stokta bekleyen paranın ne kadar verimli döndüğünü ortaya çıkarır.

Stok sayısı yanlış çıktığında ilk soru "neden" olur. Hareket kaydı yoksa cevap tahmindir; varsa satış, iade, transfer ve sayım belgeleri tek tek izlenir. NetKasam'da detaylı stok hareketleri raporu ile stok maliyetlerini hesaplayabilir, ürün giderlerinizi ve stok devir hızlarınızı görebilirsiniz. Maliyetin FIFO ve ağırlıklı ortalama gibi yöntemlerle nasıl bulunduğunu stok maliyeti nasıl hesaplanır yazısında hesaplarıyla anlattık. Devir hızının ne anlama geldiği için stok devir hızının rolü yazısı yardımcı olur. Raporların tamamı için raporlar sayfasına göz atın.

Pazaryeri ve e-ticaret sitesi stok senkronu nasıl çalışmalı?

Kısaca: Stok senkronunda satış gerçekleştiği anda stok düşmeli, düşen miktar tüm kanallara yansımalı ve başarısız güncellemeler görünür olmalıdır. Senkron gecikirse aynı ürün iki kanalda birden satılır ve sonradan iptal edilen sipariş doğar.

Programda dört şeyi sorun: sipariş geldiğinde stok kendiliğinden düşüyor mu; stok değişikliği hangi kanallara ve ne sıklıkla gidiyor; hata olduğunda nerede görünüyor; mağaza satışı ve online satış aynı stoktan mı düşüyor? NetKasam'da stok yönetimi, ürün stoklarınızı e-ticaret sitenize ve XML verdiğiniz sitelere aktarır, siparişlerde stoğu düşer. Connect ve Global Plus paketlerinde sipariş ve stok senkronizasyonu gerçek zamanlıdır; paketlerin kapsamı ve güncel fiyatları fiyatlar sayfasındadır. Ön muhasebe ve stok takibi ise her zaman ücretsizdir.

Senkronun gecikmesinin ne kadar fazla satışa yol açtığını ve ortak havuz ile kanala ayrılmış stok arasındaki farkı pazaryeri stok senkronizasyonu nasıl yapılır yazısında hesaplarıyla işledik. Tedarikçinizden XML ile ürün ve stok alıyorsanız XML entegrasyonu nasıl yapılır yazısındaki kontrolleri de listenize ekleyin. Pazaryeri tarafını bütünüyle değerlendirmek isterseniz pazaryeri entegrasyonu sayfasına bakabilirsiniz.

Stok sayımı ve mutabakat programda nasıl yürür?

Kısaca: Sayım, rafta sayılan miktarı sistem kaydıyla karşılaştırmak ve farkı belgeyle düzeltmektir. Programın sayım farkını geçmişiyle birlikte tutması, aynı hatanın neden tekrar ettiğini görmenizi sağlar.

Programa geçiş sonrası ilk sayım en önemli sayımdır; çünkü bu sayım başlangıç stoğunuzu belirler. Sayım farkının türleri, döngüsel sayım ve muhasebe kaydı için stok sayımı nasıl yapılır rehberine bakın. Aşağıdaki örnek, bir sayımda sistem kaydının sayım sonucuna nasıl yaklaştığını gösterir.

Burada dikkat edilecek nokta, farkın tek bir kaleme yazılmamasıdır. Yanlış rafa konan ürün kayıp değildir; bulunup yerine konunca fark kapanır. Kırık ya da kayıp ürün ise fire olarak işlenir. Fark nedenini kaydetmeyen program, aynı hatanın tekrarını önlemenize yardım etmez.

Excel'den stok takip programına geçiş adım adım nasıl yapılır?

Kısaca: Geçiş altı adımda yapılır: Excel listesini temizlemek, kod düzenini belirlemek, depoları tanımlamak, ürünleri içe aktarmak, açılış sayımı yapmak ve eski tabloyu kapatmak. Programda ürünler aynı anda iki yerde güncellenmemelidir.

NetKasam'da kullandığınız yazılımdaki ürünleri Excel yardımıyla aktarabilirsiniz; kullanım kılavuzundan ya da uzman destek ekibinden yardım alınabilir. Genel geçiş mantığı için Excel'den bulut muhasebe yazılımına geçiş ve muhasebe programı değiştirirken veri aktarımı yazıları da işinize yarar.

Stok takip programı seçerken en sık yapılan hatalar nelerdir?

Kısaca: En sık hatalar yalnız fiyata bakmak, demo yapmadan karar vermek, kod düzenini baştan kurmamak, sayımı atlamak ve stok programını faturadan ayrı tutmaktır. Aşağıdaki yedi hata kayıpların çoğunu açıklar.

1. Varyantı ayrı ürün açmak. Aynı ürünün bedenlerini ayrı kart yapmak raporları ve pazaryeri eşleştirmesini dağıtır.
2. Kodu ürün adına bağlamak. Ad değişince eşleştirme bozulur; kod değişmeyen bir anahtar olmalı.
3. Kritik stoğu tahminle girmek. "10 olsun" demek yerine tedarik süresi ve satıştan hesaplayın.
4. Açılış sayımını yapmamak. Yanlış başlangıç stoğu üzerine kurulan her hareket yanlış kalır.
5. Stoğu faturadan ayrı tutmak. Fatura kesilip stok düşmüyorsa iki sistem birbirinden kopar; stok, satış belgesinden düşmelidir.
6. Depoyu kanal adıyla açmak. Fiziksel yer ile satış kanalı karışır, stok mükerrer görünür.
7. Eski tabloyu açık bırakmak. İki yerde güncellenen stok en kısa sürede ikisinde de yanlış olur.

NetKasam ile stok takibi nasıl yapılır?

Kısaca: NetKasam'da stok takibi ön muhasebe ve e-Fatura ile aynı panelde yürür: sınırsız varyant, çoklu depo, kritik stok uyarısı, stok hareketleri raporu ve pazaryeri ile e-ticaret stok aktarımı tek sistemdedir. Ön muhasebe ücretsizdir.

Stok yönetimi ile ürünlerinizi sınırsız varyantla tanımlayabilir, katmanlı fiyat ve set tanımlarıyla koli ya da kutu gibi satışlar yapabilir, yeni ürünü benzerinden kopyalayabilir, XML alıp verebilir ve kritik stok raporlarını izleyebilirsiniz. Şube ve depo yönetimi depoları ve şubeleri ayrı ayrı izlemenizi, aralarında transfer yapmanızı sağlar. Stok bilgisi sipariş yönetimi ve faturayla birleştiği için aynı veriyle çalışırsınız. Ön muhasebe tarafını tanımak için ön muhasebe programı sayfasına, e-ticaret sitesi ve pazaryeri kapsamı için e-ticaret yazılımı sayfasına bakabilirsiniz. Kayıt için kredi kartı bilgisi gerekmez, kurulum ücretsizdir.

Doğru stok takip programı, bugünkü stok sayınızı doğru gösterdiği kadar yarın açacağınız depo ve kanalı da kaldırabilen programdır. İlk adım olarak Excel listenizi temizleyip en çok satan yirmi ürününüzü iki ya da üç adayda deneyin, kritik stok seviyesini yukarıdaki hesapla belirleyin ve açılış sayımını yapmadan eski tabloyu kapatmayın.