Kullanıcı Yetkilendirme Nasıl Yapılır? Muhasebe Programında Yetki Matrisi, Görev Ayrılığı ve Hileye Karşı Önlemler Eğitimi

Pazaryerinde satıcı olmak isteyen biri genellikle önce başvuru formuna bakar; oysa başvurudan önce hazır olması gereken birkaç şey vardır: vergi kaydınız, banka hesabınız, barkodlu ürünleriniz, zarar etmeyen bir fiyatınız ve faturanızı kesecek bir düzeniniz. Bunlar eksik olduğunda başvuru ya uzar ya da ilk siparişten sonra can sıkıcı sürprizler çıkar.

Bu yazı sıfırdan başlayan bir satıcı için pazaryerinde satış yapmak için gerekenleri sıraya koyar: işletme türü seçerken nelere bakılır, ürün ve stok nasıl hazırlanır, fiyat ve kâr nasıl hesaplanır, fatura ve ön muhasebe nasıl kurulur ve ilk 30 gün neleri kontrol etmelisiniz. Başvuru adımları, istenen belgeler, komisyon oranları ve süreler her pazaryerinde farklıdır ve sık değişir; bu yüzden onları yazmıyoruz. Başvuru yapacağınız pazaryerinin güncel satıcı koşullarını mutlaka kendi sayfasından kontrol edin.

Pazaryerinde satıcı olmak için hangi hazırlıklar gerekir?

Kısaca: Beş hazırlık gerekir: işletme ve vergi kaydı, banka hesabı, ürün ve stok düzeni, fiyat ve kâr hesabı, fatura ve ön muhasebe kurulumu. Bunların ardından pazaryerine başvurulur ve entegrasyon kurulur.

Pazaryeri, sizi ve ürünlerinizi alıcıyla buluşturan bir platformdur; nasıl çalıştığını pazaryeri nedir terimi ve e-ticarete nasıl başlanır yazısı anlatır. Bu yazı bir adım ötesindedir: platform seçildikten sonra satıcı olarak hazır olmanız gereken noktaları sıralar.

Şahıs işletmesi mi şirket mi: işletme türü seçerken nelere dikkat edilir?

Kısaca: Şahıs işletmesi gerçek kişi adına, şirket (limited ya da anonim) ayrı bir tüzel kişilik olarak kurulur. Seçimde sorumluluk, vergilendirme, kuruluş ve muhasebe yükü ile ortak olup olmayacağınız belirleyicidir; kişiye özgü karar için mali müşavirinize danışın.

Aşağıdaki tablo yalnız genel farkları gösterir. Vergi oranları, istisnalar ve kuruluş giderleri değişebildiği için burada rakam vermiyoruz; kararı vermeden önce mali müşavirinizle güncel durumu netleştirin. Şirket kurarken düşülen hataları şirket kurarken bu hatalara düşmeyin yazısında, şirket olmadan satışın mümkün olup olmadığını şirket kurmadan e-ticaret yapılır mı yazısında bulabilirsiniz.

Son satır önemlidir: bazı pazaryerleri her iki türü de kabul ederken bazıları belirli koşullar arayabilir. Hangi türde başvurabileceğinizi seçmeden önce pazaryerinin satıcı koşulları sayfasından öğrenin.

Vergi dairesi kaydı, vergi levhası ve banka hesabı neden gerekir?

Kısaca: Vergi dairesi kaydı işletmenizi resmî olarak tanımlar; vergi levhası bunun belgesidir; banka hesabı ise pazaryerinin satış bedellerini yatıracağı yerdir. Çoğu satıcı başvuruda bu üçünü hazır bulundurmak ister.

Vergi dairesi kaydı, işe başlama bildirimiyle yapılır ve sonucunda vergi levhası düzenlenir. Levhayı artık elektronik ortamda da görüntüleyebilirsiniz; ayrıntı için e-vergi levhası nedir terimine bakın. Hangi belgeyi hangi aşamada isteyeceği pazaryerine bağlıdır.

Banka hesabı konusunda iki noktaya dikkat edin. Birincisi, pazaryerinin hakediş ödemesini hangi hesap türüne yapacağını, yani hesabın işletme adına mı açılması gerektiğini başvurudan önce öğrenin. İkincisi, kişisel harcamalarınızla satış gelirlerinizi aynı hesapta karıştırmayın; bu hem kâr takibini hem muhasebeyi zorlaştırır. Pazaryerinin hakedişi ne zaman yatıracağı ve nasıl mutabakat yapılacağı için pazaryeri muhasebesi nasıl yapılır yazısına bakabilirsiniz.

Pazaryeri satışında e-Fatura ve e-Arşiv mükellefiyeti neden önemlidir?

Kısaca: Pazaryerinde yaptığınız her satış için alıcıya fatura düzenlemeniz gerekir. Bunu e-Fatura ya da e-Arşiv fatura ile elektronik ortamda yaparsınız; hangisini ve hangi koşulda kullanacağınız vergi mevzuatına ve mükellefiyet durumunuza bağlıdır.

E-Fatura, mükellefler arasında elektronik olarak düzenlenen faturadır; e-Arşiv ise e-Fatura mükellefi olmayanlara kesilen elektronik faturadır. İkisinin farkını e-Fatura nedir ve e-Arşiv nedir terimlerinde, mükellefiyet sorgusunu ise e-Fatura mükellefi misiniz yazısında bulabilirsiniz. Hangi kuruluşun hangi hadle e-Fatura'ya geçmek zorunda olduğu zaman içinde değişebildiği için bu konuyu mali müşavirinizle ya da Gelir İdaresi Başkanlığı'nın güncel duyurularıyla netleştirin.

Pratikte önemli olan şudur: günde birkaç sipariş de olsa her birine elle fatura kesmek zaman alır ve hata riskini artırır. Bu yüzden fatura düzenini başvurudan önce kurmak, ilk siparişte telaşı önler. Online satışta fatura sürecinin ayrıntısı için e-ticarette fatura nasıl kesiliyor yazısı faydalıdır.

Satışa çıkmadan önce ürün ve stok nasıl hazırlanır?

Kısaca: Her ürüne benzersiz bir barkod ve kendi standardınızda bir stok kodu verin; ürün adı, açıklama, görsel ve varyantları (beden, renk) baştan düzenli girin. Pazaryeri ürünü barkodla tanır, siz stoğu kodla izlersiniz.

Barkod ürünü tanımlayan numaradır ve pazaryerleri çoğunlukla ürünü onunla eşleştirir. Barkod numarasının nasıl temin edileceği ve hangi biçimin kabul edileceği ürüne ve pazaryerine göre değişir; markalı bir ürünü yeniden satıyorsanız çoğunlukla ürünün kendi barkodunu kullanırsınız. Konunun ayrıntısı için e-ticaret işletmeleri için barkod oluşturma rehberi ve Trendyol barkod hakkında bilinmesi gerekenler yazılarına bakın.

Stok kodu ise tamamen sizin standardınızdır ve tutarlı olması yeterlidir. Örneğin ürün grubu, model ve varyantı birleştiren bir düzen, binlerce ürün olduğunda bile ürünü bulmanızı kolaylaştırır. Kod düzeni için stok kodu ile ilgili bilmeniz gerekenler yazısı bir çerçeve verir.

Varyantlı ürünlerde eşleştirme ayrı bir konudur; pazaryerinde varyantlı ürün nasıl yönetilir yazısı bunu ele alır. Ürün listesini baştan düzgün kurmak için NetKasam'daki stok yönetimi özelliği ürünleri, varyantları ve depo bazlı stoğu tek yerde tutar.

Pazaryerinde ürün fiyatı ve net kâr nasıl hesaplanır?

Kısaca: Net kâr, KDV hariç satış tutarından ürün maliyeti, pazaryeri komisyonu, kargo, paketleme ve reklam gibi giderler düşülerek bulunur. Satış fiyatı belirlemeden önce bu hesabı yapmayan satıcı, kâr ettiğini sanırken zarar edebilir.

Aşağıdaki hesapta komisyon, kargo ve diğer tutarların tümü örnek varsayımdır; gerçek bir pazaryerinin oranı değildir ve yalnız yöntemi göstermek için seçilmiştir. Kendi hesabınızda pazaryerinin güncel komisyon oranını ve kargo tarifenizi kullanın. Komisyon ve KDV'nin birlikte nasıl işlediği için KDV nedir terimine bakabilirsiniz.

Örnek: bir ürünü KDV dahil 1.200 ₺'ye satıyorsunuz, KDV oranı %20. Alış maliyeti KDV hariç 500 ₺, komisyon örnek olarak net satışın %15'i, kargo 60 ₺, paketleme 15 ₺ ve ürün başına reklam payı 40 ₺ olsun.

Hesap şöyle doğrulanır: 1.200 ÷ 1,20 = 1.000; 1.000 × %15 = 150; 1.000 − 500 − 150 − 60 − 15 − 40 = 235. Net kâr oranı 235 ÷ 1.000 = %23,5'tir. Bu oran, brüt değil net kâr marjıdır; farkı net kâr marjı nedir terimi anlatır.

Komisyon oranı değiştiğinde sonuç hızla değişir. Aynı üründe yalnız komisyonu değiştirdiğimizde net kâr oranı şöyle gelişir:

İade payını da unutmayın. Örnekte 100 siparişin 8'inin iade olduğunu, iade edilen ürünlerin satılabilir durumda stoğa döndüğünü ve her iade için gidiş-dönüş 120 ₺ kargo kaybı yaşadığınızı varsayalım. 92 siparişten 92 × 235 = 21.620 ₺ kâr gelir, 8 iadeden 8 × 120 = 960 ₺ kayıp çıkar; toplam 20.660 ₺, yani sipariş başına 206,60 ₺ net kâr kalır.

Kendi ürününüz için aynı hesabı hazır bir araçla yapmak isterseniz kâr marjı hesaplama aracını kullanın. Pazaryerine özgü komisyon hesabı için Trendyol komisyon hesaplama ve Hepsiburada komisyon hesaplama araçlarına bakabilirsiniz; resmî komisyon listesini yine pazaryerinin kendi sayfasından kontrol edin. Ayrıntılı bir rehber için pazaryerinde net kâr nasıl hesaplanır yazısını okuyun.

Faturalama ve ön muhasebe düzeni satışa başlamadan nasıl kurulur?

Kısaca: Siparişlerin tek yerde toplandığı, her siparişe otomatik fatura kesilen ve stoğun anında düştüğü bir ön muhasebe düzeni kurun. Bu düzen olmadan sipariş sayısı arttıkça elle fatura, stok hatası ve gider takibi sorun olur.

Ön muhasebe, muhasebecinize teslim edeceğiniz belgelerin ve hesapların günlük tutulmasıdır; ayrıntısı için ön muhasebe nedir yazısına bakın. Pazaryeri satıcısı için dört kayıt önemlidir: satış faturaları, stok hareketleri, pazaryeri hakedişleri ve giderler (komisyon, kargo, reklam).

NetKasam'da bunun karşılığı şudur. Ön muhasebe ücretsizdir: e-Fatura ve e-Arşiv, stok takibi, cari hesap, kasa ve banka, gider ve personel takibi, mağaza satış ekranı ve sınırsız kullanıcı Accountly paketine dahildir. Pazaryeri siparişlerinin tek ekranda toplanması ve otomatik faturalanması ise entegrasyon paketleriyle gelir; güncel paket kapsamı fiyatlar sayfasında yazılıdır. E-Fatura için kontör paketleri ayrı fiyatlandırılır.

Pazaryerlerini bağlamadan önce hangi entegrasyonun size uygun olduğunu seçmek için pazaryeri entegrasyonu nasıl seçilir yazısına bakın. Özellik tarafında pazaryeri entegrasyonu, sipariş yönetimi ve e-Fatura sayfaları ilgili işlevleri anlatır. Entegrasyon sayfalarında Trendyol, Hepsiburada, n11 ve Amazon için ayrıntı bulabilirsiniz. Genel çerçeve için ön muhasebe programı sayfasına göz atın.

Trendyol, Hepsiburada, n11 ve Amazon'da satıcı olmak için nasıl bir sıra izlenir?

Kısaca: Hazırlıklar tamamlandıktan sonra bir pazaryeriyle başlayıp süreci oturtmak, dört pazaryerine birden başvurmaktan genellikle daha yönetilebilirdir. Her pazaryerinin başvuru formu, istenen belgeleri ve onay süreci ayrıdır.

Dört büyük pazaryerinde satıcı olmanın temel hazırlığı aynıdır, ayrıntıları ise farklıdır. Bu yüzden başvuru adımlarını yazmak yerine her birinin kendi rehberine yönlendiriyoruz:

Hangi pazaryerinde başlayacağınıza karar verirken ürün kategorinizi, hedef kitlenizi ve yukarıdaki net kâr hesabını birlikte düşünün. Aynı ürün farklı pazaryerlerinde farklı komisyon ve kargo koşullarıyla farklı kâr bırakır. Birden fazla pazaryerine geçtiğinizde stok senkronizasyonu kritik hale gelir; bunun için birden fazla pazaryerinde stok nasıl senkronize edilir yazısına bakın.

İlk 30 günde neler kontrol edilmeli?

Kısaca: İlk 30 günde amaç büyümek değil, düzeni doğrulamaktır: siparişlerin eksiksiz geldiğini, stoğun doğru düştüğünü, her siparişe fatura kesildiğini, hakedişin beklediğiniz tutarda yattığını ve gerçek kârın hesapla uyuştuğunu kontrol edin.

İlk ayın sonunda gerçek verilerle bir kâr tablosu çıkarın. Varsayımla gerçekleşen arasındaki fark, fiyatı mı, kargoyu mu yoksa ürün seçimini mi gözden geçireceğinizi gösterir. Raporlar için raporlar, giderlerin takibi için gider yönetimi ve kargo tarafı için kargo entegrasyonu özelliklerinden yararlanabilirsiniz.

Sıfırdan başlayan pazaryeri satıcısı en sık hangi hataları yapar?

Kısaca: En sık hata, fiyatı kâr hesabı yapmadan belirlemektir. Barkodu ve stok kodunu düzensiz bırakmak, faturayı sona bırakmak ve iade payını unutmak onu izler.

1. Kâr hesabı yapmadan fiyat vermek. Komisyon, kargo ve KDV düşülünce kâr beklenenden küçük çıkar; hesabı satıştan önce yapın.
2. İşletme türünü tek bir kritere göre seçmek. Yalnız kuruluşun kolaylığına bakmak, büyüdüğünüzde sorun çıkarabilir; mali müşavirinize danışın.
3. Barkod ve stok kodunu sonradan düzeltmeyi planlamak. Yanlış eşleşen ürünleri sonradan toparlamak, baştan düzgün girmekten pahalıdır.
4. Gerçek stoğu girmemek. Depoda olmayan ürünü satmak iptal ve ceza riski doğurur; her pazaryerinin iptal koşulunu kontrol edin.
5. Faturayı elle ve geç kesmek. Sipariş arttıkça atlanan faturalar ortaya çıkar; otomatik faturalamayı başından kurun.
6. İade ve reklam payını hesaba katmamak. Örnekteki gibi %8 iade bile siparişe düşen kârı 235 ₺'den 206,60 ₺'ye indirir.
7. Pazaryeri koşullarını okumadan başvurmak. Başvuru adımları ve kurallar sık değişir; başvurudan önce güncel satıcı koşullarını kontrol edin.

NetKasam ile pazaryeri satıcılığı nasıl kurulur?

Kısaca: NetKasam'da ücretsiz ön muhasebe ile faturalama, stok ve cari düzenini kurar, ardından pazaryeri entegrasyonuyla siparişleri tek ekranda toplayıp otomatik faturalarsınız. Önce ücretsiz paketle başlayıp satış büyüdükçe entegrasyon paketine geçebilirsiniz.

Önerilen sıra şudur: ücretsiz hesabı açın, ürün ve stoğu girin, fatura düzenini deneyin, sonra pazaryeri başvurunuzu yapın ve onay geldiğinde entegrasyonu bağlayın. Böylece pazaryerinden ilk sipariş geldiğinde faturalama ve stok akışı hazır olur. Hangi pazaryerlerinin bağlanabildiği hangi pazaryeri siteler ile entegre olabilirim sorusunda yazılıdır. Genel bir bakış için entegrasyonlar sayfasını inceleyebilirsiniz.

Pazaryerinde satıcı olmak bir başvuru değil, bir hazırlık işidir. İlk adım olarak bu yazıdaki beş hazırlığı kendi durumunuza göre işaretleyin, bir ürün için net kâr hesabını yapın ve güncel satıcı koşullarını okuyarak ilk pazaryerinize karar verin.