Ön Muhasebe Excel ile Yapılır mı? 5 Sayfalık Şablon, Hazır Formüller, Excel'in Sınırları ve Ön Muhasebe Programına Geçiş Eşiği

Ön muhasebeye başlayan işletmelerin çoğu ilk adımı aynı yerde atar: boş bir Excel dosyası. Bir sayfaya faturalar, bir sayfaya müşteriler, bir sayfaya kasa yazılır. İlk aylarda bu düzen yeterlidir, hatta hızlıdır. Sorun, işletme büyürken dosyanın sessizce bozulmasıdır: aynı satış hem fatura portalına hem tabloya yazılır, bir formül yanlış satıra kayar, iki kişi aynı dosyayı aynı anda açar ve biri diğerinin kaydını ezer. Ön muhasebe Excel ile yapılır mı sorusunun dürüst cevabı "evet, bir noktaya kadar"dır. Önemli olan o noktanın nerede olduğunu bilmektir.

Bu yazıda önce Excel'de doğru kurulmuş bir ön muhasebe şablonunu beş sayfa hâlinde ve hazır formülleriyle veriyoruz; yani Excel'le devam edecekseniz en sağlam yolu gösteriyoruz. Ardından Excel'in ön muhasebede aşamadığı yedi sınırı, çift girişin aylık kaç saate mal olduğunu örnekle ve bir ön muhasebe programına geçmenin hangi eşikte mantıklı olduğunu anlatıyoruz. Ön muhasebenin kapsadığı işlemler için ön muhasebe işlemleri nelerdir yazısına bakabilirsiniz.

Ön muhasebe Excel ile yapılır mı?

Kısaca: Evet. Fatura sayısı az, kayıt yapan kişi tek ve satış kanalı bir ise Excel'de düzenli bir ön muhasebe tutulabilir. Excel'in yapamadığı şey fatura kesmek, stoğu ve cariyi faturayla otomatik güncellemek ve birden fazla kişinin güvenle aynı kayıtta çalışmasını sağlamaktır.

Excel bir hesap tablosudur; muhasebe kurallarını bilmez. Bir satış faturasını yazdığınızda müşterinin borcunun artması, stoğun azalması ya da tahsilat geldiğinde borcun kapanması kendiliğinden olmaz. Bu bağlantıları sizin formüllerle kurmanız ve her ay o formüllerin bozulmadığını kontrol etmeniz gerekir. Program ise bu bağlantıları baştan kurulu getirir.

Excel'in avantajları da gerçektir: maliyeti yoktur ya da düşüktür, herkes biraz bilir, istediğiniz sütunu ekleyebilirsiniz. Yeni kurulmuş, ayda birkaç fatura kesen bir işletme için Excel makul bir başlangıçtır. Sorun Excel'de başlamak değil, Excel'in yetmediği noktayı geçtikten sonra da orada kalmaktır.

Excel'de ön muhasebe şablonu nasıl kurulur?

Kısaca: Sağlam bir Excel şablonu beş sayfadan oluşur: Cariler, Ürünler, Hareketler, Bakiyeler ve Kontrol. Bütün işlemler yalnız Hareketler sayfasına satır satır yazılır; diğer sayfalar o satırlardan formülle beslenir. Böylece her rakamın tek bir kaynağı olur.

En sık yapılan şablon hatası her işlem türü için ayrı sayfa açmaktır: "Faturalar", "Tahsilatlar", "Kasa", "Banka". Bu düzende bir tahsilat hem tahsilat sayfasına hem kasa sayfasına yazılır ve iki sayfa er geç birbirini tutmaz. Doğru düzende her hareket tek satırdır ve satırdaki "Tür" ile "Hesap" sütunları o hareketin neyi etkilediğini söyler.

Hareketler sayfasının "Tür" sütunu sabit bir listeden seçilmelidir (Veri Doğrulama ile açılır liste): Satış, Satış İadesi, Alış, Alış İadesi, Tahsilat, Ödeme, Gider, Virman. Serbest yazıya izin verilirse bir satıra "Tahsilat", diğerine "tahsilat " (sonda boşlukla) yazılır ve formül ikincisini görmez.

Excel'de cari, kasa ve stok bakiyesi hangi formüllerle hesaplanır?

Kısaca: Bakiyeler, Hareketler sayfasındaki tutarların türe, cariye ve hesaba göre toplanmasıyla hesaplanır; bunun için Türkçe Excel'de ÇOKETOPLA (İngilizcede SUMIFS) kullanılır. Kontrol sayfasında ise ÇOKEĞERSAY (COUNTIFS) ile mükerrer ve eksik kayıtlar yakalanır.

Aşağıdaki formüllerde Hareketler sayfasının sütunları şöyle varsayılmıştır: C = Tür, D = Cari kodu, E = Ürün kodu, F = Miktar, G = KDV dahil tutar, H = KDV oranı, I = Hesap, B = Belge no. Türkçe Excel'de bağımsız değişkenler noktalı virgülle ayrılır.

Virman (kasadan bankaya para yatırma) için Hareketler sayfasına iki satır yazılır: kasadan "Ödeme" türünde bir çıkış ve bankaya "Tahsilat" türünde bir giriş, ikisinin cari kodu boş bırakılır. Alternatif olarak "Virman" türü açılıp kasa ve banka formüllerine ayrıca eklenebilir; önemli olan virmanın hiçbir cari bakiyeye ve gelir toplamına karışmamasıdır.

KDV hesaplarını formül yazmadan kontrol etmek isterseniz KDV hesaplama aracını kullanabilirsiniz. Cari bakiyenin karşı tarafla nasıl doğrulanacağı için cari hesap nasıl takip edilir yazısına bakın.

Excel'in ön muhasebede aşamadığı sınırlar nelerdir?

Kısaca: Excel fatura kesemez, bu yüzden her satış iki kez yazılır; birden fazla kişi güvenle aynı dosyada çalışamaz; değişiklik geçmişi ve yetki yoktur; stok birden fazla satış kanalında anlık düşmez; tahsilatı faturaya göre kapatmak ve alacak yaşlandırmak formülle zordur.

1. Fatura kesemez. e-Fatura ve e-Arşiv fatura ayrı bir sistemde kesilir; aynı satış önce orada, sonra Excel'de yazılır. Tutar ya da tarih bir tarafta değiştirilip diğerinde unutulursa iki kayıt ayrışır. Fatura türleri için e-Fatura nedir, e-Arşiv nedir yazısına bakabilirsiniz.
2. Çoklu kullanıcı güvenli değildir. İki kişi aynı dosyanın kopyasında çalıştığında "son kaydeden kazanır"; diğerinin girdiği satırlar kaybolabilir. Paylaşımlı çalışmada bile aynı satıra aynı anda yazılabilir.
3. Yetki yoktur. Dosyayı açabilen herkes her hücreyi değiştirebilir; kasa raporu da cari açılış bakiyesi de herkese açıktır.
4. Değişiklik geçmişi yoktur. Bir tutar değiştirildiğinde ya da satır silindiğinde kimin, ne zaman, neyi değiştirdiği çoğu zaman görülemez.
5. Stok kanallar arasında anlık düşmez. Mağazada, kendi sitenizde ve pazaryerinde aynı ürünü satıyorsanız Excel'deki stok, satış olduktan sonra elle güncellenir; arada aynı ürün iki kanalda birden satılabilir.
6. Faturaya göre kapatma zordur. Müşterinin 3 faturasından ikisini ödediği durumda hangi faturanın açık kaldığını ve kaç gündür beklediğini formülle izlemek karmaşıklaşır; alacak yaşlandırması çoğu zaman elle yapılır. Yöntem için alacak takibi nasıl yapılır.
7. Formüller sessizce bozulur. Bir satır aralığın dışına eklenir, bir hücre elle üzerine yazılır, bir sütun kaydırılır; formül hata vermez ama yanlış toplar. Bu yüzden Excel düzeninde her ay "formül bakımı" diye ayrı bir iş doğar.

Excel'de çift giriş ayda kaç saate mal olur?

Kısaca: Çift girişin maliyeti, fatura sayısı ile tabloya aktarma süresinin çarpımıdır; buna formül bakımı ve ay sonunda ayrışan kayıtları arama süresi eklenir. Örnek işletmede bu üç kalem 47 saatlik aylık ön muhasebe işinin 18 saatini oluşturuyor.

Örnek: Bir mağazası ve bir pazaryeri mağazası olan küçük bir kırtasiye toptancısı ayda 300 satış faturası kesiyor, 80 alış faturası ve 360 banka hareketi işliyor. Ön muhasebeyi Excel'de tutuyor. Süreler işletmede bir hafta boyunca ölçülerek bulunmuş olsun: satış faturasını fatura sisteminde kesmek 3 dakika, aynı faturayı Excel'e aktarmak 2 dakika, alış faturası girişi 3 dakika, banka hareketi eşleştirme 1 dakika. Rakamlar yalnız yöntemi göstermek için seçilmiştir.

Tablodaki program sütunu temkinli bir varsayımdır: fatura kesme, alış girişi ve banka eşleştirme süreleri aynı bırakıldı. Fark yalnız üç kalemden geliyor: faturanın ikinci kez yazılmaması, formül bakımının ortadan kalkması ve iki ayrı kaydın ayrışmadığı için ay sonunda fark arama süresinin yarıya inmesi.

Örnekteki 18 saatlik fark, tam zamanlı bir çalışanın iki iş gününden fazlasıdır. Saatten daha önemlisi hata riskidir: aynı satışın iki yerde yazıldığı her düzende, iki kaydın birbirini tutmadığı bir ay mutlaka gelir ve o ayın farkı belgeler tek tek açılarak aranır.

Excel'den ön muhasebe programına ne zaman geçilmeli?

Kısaca: Aşağıdaki işaretlerden ikisi ya da daha fazlası işletmenizde varsa geçiş zamanı gelmiştir: düzenli fatura kesiyorsunuz, birden fazla kişi kayıt yapıyor, birden fazla kanaldan satıyorsunuz, vadeli satış yapıyorsunuz ya da ay sonu kontrolü her ay uzuyor.

Tablodaki ölçütler bir yönlendirmedir, kesin bir sınır değildir. Pratik bir test de şudur: son üç ayda Excel dosyanızdaki bir bakiyenin (kasa, banka ya da bir müşteri) gerçek durumla tutmadığı ve farkın aranmak zorunda kalındığı kaç ay oldu? Cevap birden fazlaysa sorun dikkat değil, düzendir.

Excel'den ön muhasebe programına nasıl geçilir?

Kısaca: Geçiş bir kesim tarihi seçilerek yapılır: o tarihteki cari, kasa, banka ve stok bakiyeleri Excel'den alınıp programa açılış bakiyesi olarak girilir, kesim tarihinden sonraki her işlem yalnız programda kaydedilir. Kısa bir süre iki düzen paralel yürütülüp sonuçlar karşılaştırılabilir.

En sık yapılan geçiş hatası, açılış bakiyelerini girmeden geçmiş ayların bütün hareketlerini programa yeniden yazmaya çalışmaktır; hem uzun sürer hem de eski hataları yeni sisteme taşır. Geçmiş hareketler Excel'de arşiv olarak kalır, programda yalnız bakiyeler açılır. Ayrıntılı adımlar muhasebe programı değiştirirken veri aktarımı nasıl yapılır yazısında.

Excel ile ön muhasebede en sık yapılan hatalar nelerdir?

Kısaca: En sık hatalar her işlem türüne ayrı sayfa açmak, tür ve cari kodunu serbest yazmak, formüllü hücrelerin üzerine elle yazmak, dosyanın kopyalarıyla çalışmak ve yedek almamaktır.

1. Her işleme ayrı sayfa. Tahsilat hem tahsilat sayfasına hem kasaya yazılır; iki sayfa ayrışır. Tek Hareketler sayfası kullanın.
2. Serbest yazılan tür ve cari. "Tahsilat" ile "tahsilat " ya da "ABC Ltd" ile "ABC Ltd. Şti." formüle iki ayrı değer gibi görünür. Açılır liste ve cari kodu kullanın.
3. Formülün üzerine elle yazmak. Bakiyesi tutmayan hücreye doğru rakam elle yazılır; formül kaybolur, sonraki ay yanlış devam eder. Bakiyeler sayfasını kilitleyin.
4. Dosya kopyalarıyla çalışmak. "muhasebe_son.xlsx", "muhasebe_son2.xlsx" ve e-postayla gönderilen kopyalar; hangisinin güncel olduğu bilinmez.
5. Yedeksizlik. Tek bilgisayardaki dosya bozulduğunda ya da bilgisayar arızalandığında aylarca süren kayıt kaybolur.
6. KDV dahil ve hariç tutarı karıştırmak. Bir sütunda KDV dahil, diğerinde hariç tutar toplanır; satış toplamı şişer ya da eksilir. Tek bir tutar türü seçip KDV'yi formülle ayırın.
7. Fatura sistemi ile tabloyu karşılaştırmamak. Ay sonunda fatura sistemindeki toplam ile Excel'deki satış toplamı karşılaştırılmazsa ikinci kez yazılmayan faturalar fark edilmez.

NetKasam ile Excel'den ön muhasebe programına geçiş nasıl olur?

Kısaca: NetKasam'da e-Fatura ve e-Arşiv fatura aynı panelde kesilir; kesilen fatura cari ve stoğu birlikte günceller, yani çift giriş ortadan kalkar. Müşteri ve ürün listeleri Excel yardımıyla aktarılır, raporlar Excel formatında dışarı alınabilir. Ön muhasebe her zaman ücretsizdir.

Örnekteki 18 saatin kaynağı olan çift giriş, faturanın ön muhasebeyle aynı yerde kesilmesiyle çözülür. Ücretsiz e-Fatura sistemi ile kesilen fatura cari hesap ve stok kayıtlarına doğrudan yansır. Kullanıcı sayısı sınırsızdır, her kullanıcıya farklı yetki tanımlanabilir ve yapılan hareketler kayıt altında tutulur; Excel'in 2., 3. ve 4. sınırı bu şekilde kapanır.

Geçişte müşterilerinizi ve ürünlerinizi kullandığınız dosyadan Excel yardımıyla aktarabilirsiniz; raporları da Excel formatında dışarı alabilirsiniz. Yani Excel tamamen bırakılmaz, veri giriş aracı olmaktan çıkıp analiz aracına dönüşür. Pazaryerinde satış yapıyorsanız siparişler tek ekranda toplanır ve otomatik faturalanır; bu, örnekte hesaba katmadığımız ek bir kazançtır. Paketler ve fiyatlar ücretsiz ön muhasebe programı sayfasında.

Sonuç: Önce şablonu düzeltin, sonra saati ölçün

Excel'le devam edecekseniz bu hafta dosyanızı beş sayfalık düzene çevirin: bütün hareketleri tek sayfada toplayın, tür ve cari kodunu açılır listeye bağlayın, bakiyeleri formülle hesaplayın. Ardından bir ay boyunca çift girişe, formül bakımına ve ay sonu fark aramasına giden saati not edin. O sayı tam zamanlı bir çalışanın birkaç gününe ulaşıyorsa, Excel'in yetmediği noktayı geçmişsiniz demektir.