Çek ve Senet Takibi Nasıl Yapılır? Portföy, Vade, Risk Limiti, Bankaya Teslim ve Karşılıksız Çek Yönetimi Eğitimi

Tahsilatın bir kısmı çek ve senetle gelen her işletme aynı sorularla karşılaşır: Hangi çekin vadesi ne zaman? Bu ay kasaya ne kadar girecek? Müşteriye daha fazla vadeli satış yapmak güvenli mi? Bir çek bankaya verildiğinde, tedarikçiye ödeme olarak çevrildiğinde ya da karşılıksız çıktığında kayıtta ne olmalı? Cevaplar zarf içindeki kâğıtlarda, bir Excel tablosunda ve birkaç kişinin hafızasında dağınık durduğunda ya vade kaçar ya da riskli bir müşteriye fark edilmeden yeniden satış yapılır. Çek ve senet takibi nasıl yapılır sorusunun cevabı, her belgenin hayatını baştan sona tek bir kayıtta izlemektir.

Bu yazı sıradan bir anlatım değil, 8 derslik bir uygulama eğitimidir. Her derste ne yapacağınızı, neden yaptığınızı ve doğru yaptığınızı nasıl anlayacağınızı bulacaksınız. Sayılı örneklerle ilerleyecek, sonda mini sınav ve haftalık rutin listesiyle bitireceksiniz. Örnekler NetKasam'ın çek ve senet modülü üzerinden anlatılır; yöntemin büyük kısmı hangi programı kullanırsanız kullanın işinize yarar.

Bu eğitimin sonunda neleri yapabileceksiniz?

Kısaca: Müşteriden aldığınız çek ve senetleri kaydedecek, vade takvimi çıkaracak, müşteriye çek risk limiti tanımlayacak, senedi vade farkıyla oluşturacak, belgeleri bankaya ve takasa gönderecek ve karşılıksız çıkan belgeyi doğru yönetecek, haftalık bir rutin kuracaksınız.

Eğitimin 8 dersi şunlardır: (1) belge durumlarını tanımak, (2) alınan çek ve senedi kaydetmek, (3) müşteri çek riskini tanımlamak, (4) senedi vade farkıyla oluşturmak, (5) bankaya teslim ve takas, (6) karşılıksız çek yönetimi, (7) vade takvimi ve raporlar, (8) haftalık rutin.

Ders 1: Çek ve senedin durumları nelerdir, neden önemlidir?

Kısaca: Bir çek ya da senet, portföyde, bankada, takasta, ödeme olarak verilmiş, ödenmiş ya da karşılıksız durumlarından birinde olur. Durum, belgenin nerede olduğunu ve paraya ne zaman dönüşeceğini söyler; yanlış durum yanlış nakit planı demektir.

Aynı çekin kaydı hayatı boyunca değişir. Müşteriden alındığında portföyündedir, yani elinizdedir. Bankaya teslim edildiğinde portföyden çıkar ve banka hesabında izlenir. Tedarikçiye ödeme olarak verildiğinde artık sizin değildir. Vadesi gelip ödendiğinde kapanır. Bu durumları tek tek yazmak, "elimizde ne kadar çek var?" sorusunun cevabını anında verir.

Terimlerin kısa tanımları için çek ve senet nedir sözlük sayfasına, çekin hukuki niteliği ve kullanımı için çek nedir ve nasıl kullanılır yazımıza bakabilirsiniz.

Ders 2: Müşteriden alınan çek ve senet nasıl kaydedilir?

Kısaca: Çek ya da senedi tahsilat olarak, ilgili cari hesabın altında, belgenin bütün bilgileriyle kaydedin: tutar, vade tarihi, banka, belge numarası ve düzenleyen. Tahsilat kaydı cari borcu düşer ve belgeyi portföye alır.

Çek ve senet, müşterinin borcunu bugün ödemesi değil, ileri bir tarihte ödeyeceğine dair bir taahhüdü size vermesidir. Bu yüzden iki kayıt aynı anda oluşmalıdır: Müşterinin cari borcu belge tutarı kadar azalır ve portföyde vadesi belli bir belge doğar. Kayıtta eksik bilgi bırakmayın:

NetKasam'da çekle tahsilat da senetle tahsilat da cari hesap üzerinden yapılır; her adım kayıt altında ve takip edilebilirdir. İşlemin ekran adımlarını eğitim videoları sayfasında "Çek ile tahsilat nasıl oluşturulur?", "Müşteri seneti ile tahsilat yapma" ve "Çekler ve senetler ile yapılan işlemler" videolarından izleyebilirsiniz.

Ders 3: Müşteri çek riski nasıl hesaplanır ve sınırlanır?

Kısaca: Müşteriden aldığınız çek ve senetler vadesi gelene kadar risktir; çünkü ödeneceklerinin garantisi yoktur. Risk, vadesi gelmemiş belge tutarının toplamıdır ve limit koyarak limit üzerindeki yeni satışı engelleyebilirsiniz.

Bir örnek: Müşterinize 250.000 ₺ çek risk limiti tanımladınız. Portföyünüzde bu müşteriye ait üç belge var: 80.000 ₺, 60.000 ₺ ve 40.000 ₺; hepsinin vadesi gelmemiş. Mevcut risk 180.000 ₺, kalan alan 70.000 ₺'dir. Müşteri 90.000 ₺'lik yeni bir sipariş veriyor ve ödemeyi vadeli çekle yapmak istiyor:

NetKasam'da vadesi gelmemiş çek ve senetler carinin risk hesabında gösterilir; vade tarihinden sonra çek ödenince risk tutarından otomatik düşer. Müşteri düzenleme sayfasından çek risk tanımı yaparak belirlediğiniz rakamın üstünde risk oluşmasını ve yeni satış yapılmasını engelleyebilirsiniz. Ayrıntı için çek risk yönetimi nedir ve müşterilerime çek riski tanımlayabilir miyim sorularına bakabilirsiniz. Genel alacak riski ve risk limiti için alacak takibi nasıl yapılır rehberimizi okuyabilirsiniz.

Ders 4: Senet vade farkıyla nasıl oluşturulur?

Kısaca: Vadeli satışı senede bağlarken önce anapara, vade sayısı ve vade farkı oranı belirlenir; toplam tutar eşit senetlere bölünür ve her senedin vadesi aylık olarak ilerler. Vade farkı için ayrıca fatura düzenlenir.

Örnek bir satış: 60.000 ₺'lik mal, 6 aylık vade, aylık %1,5 vade farkı oranı (basit yöntemle). Vade farkı 60.000 × 0,015 × 6 = 5.400 ₺; toplam 65.400 ₺; altı eşit senet için senet başına 65.400 ÷ 6 = 10.900 ₺.

Oranlar yalnız yöntemi göstermek için seçilmiş örnek değerlerdir. NetKasam'da tek senet ya da sıralı senet oluşturabilir, vade sayısını ve vade farkını girdiğinizde sistemin hesaplayıp toplam tutara yansıtmasını sağlayabilirsiniz; oluşan vade farkı için vade farkı faturası da otomatik oluşur. İsterseniz senetleri standart senet görseliyle yazdırabilirsiniz; elle senet yazmak gerekmez. Ayrıntı için sistemde senet oluşturabilir miyim ve senet oluştururken vade farkı uygulayabilir miyim sorularına bakabilirsiniz.

Ders 5: Çek ve senet bankaya nasıl teslim edilir, takasa nasıl gönderilir?

Kısaca: Portföydeki belgeleri bankaya teslim edebilir ya da takas hesabına gönderebilirsiniz. Teslim edilen belge portföyde görünmez, vade tarihi takvime girer ve banka hesabında izlenir.

Çek ve senetler vadesini beklemek yerine bankaya verilerek tahsile gönderilir ya da takasla hızlandırılır. Burada kayıt açısından iki kural önemlidir: Birincisi, belge portföyden çıkar ve banka hesabına bağlanır; böylece "elimizdeki çek" ile "bankadaki çek" karışmaz. İkincisi, bankada tahsilde bekleyen belgenin vadesi takvimde görünmeye devam eder; vade günü ödeme gelip gelmediği izlenir.

NetKasam'da seçilen çek ve senetler tek adımda bankaya teslim edilir ve gerekli form otomatik oluşturulur. Çalıştığınız bankalar için özel takas hesapları açıp evraklarınızı takas hesabına gönderebilir, banka hesabı ve takas hesabı hareketlerini ayrı ayrı izleyebilirsiniz. Portföydeki çek ve senetleri ödeme olarak kullanmak da mümkündür. Ayrıntı için çek ve senetlerimi bankaya takasa gönderebilir miyim sorusuna bakabilirsiniz.

Portföy hareketini örnek bir işletmenin çek ve senet portföyü üzerinden izleyelim. Başlangıçta portföyde 850.000 ₺'lik belge var; ay içinde 250.000 ₺'si tahsile bankaya teslim edilmiş, 120.000 ₺'si takasa gönderilmiş, 180.000 ₺'si tedarikçiye ödeme olarak verilmiş:

Ders 6: Karşılıksız çıkan çek ve senet nasıl yönetilir?

Kısaca: Karşılıksız çıkan çek ya da senedi sistemde karşılıksız olarak işaretleyin; böylece müşterinin cari bakiyesi ve risk limiti yeniden hesaplanır. Belgeyi "ödendi" saymak gerçekte tahsil edilmemiş parayı kayıtta var göstermek demektir.

Karşılıksız çıkan belge, müşteriden aldığınız ödemenin geçersiz olduğu anlamına gelir. Kayıt açısından yapılacak üç şey vardır:

1. Belgeyi işaretleyin. Karşılıksız çıkan çek ya da senedi sistemde karşılıksız olarak işaretleyin. Cari bakiye, belge tutarı kadar eski haline döner; müşteri yeniden borçlu görünür.
2. Riski güncelleyin. Karşılıksız belge tutarı, cari risk limitinde yeniden değerlendirilir; yeni satışlar bu bakiyeye göre sınırlanır.
3. Tahsilat ya da ödeme kalemini ayırın. Karşılıksız çek tutarları için özel tahsilat veya ödeme (tediye) kalemleri oluşturarak bakiye takibini doğru yürütebilirsiniz.

NetKasam'da karşılıksız çek ve senetler işaretlendiğinde aldığınız ve verdiğiniz cari bakiyeleri ve cari risk limitleri otomatik güncellenir; gerekli muhasebe kayıtları da oluşur. Ayrıntı için karşılıksız çekleri işaretleyebilir miyim sorusuna bakabilirsiniz. Karşılıksız çıkan belge için yapılacak hukuki işlemler ve süreler ise kayıt işi değildir; bu konuda avukatınıza ve mali müşavirinize danışın. Müşteriyle bakiyeyi netleştirmek için cari mutabakat da kullanabilirsiniz.

Ders 7: Vade takvimi ve raporlar nasıl okunur?

Kısaca: Önümüzdeki 4–8 haftada vadesi gelen çek ve senet toplamı haftalık çıkarılırsa nakit girişinin hangi haftada yoğunlaşacağı ve hangi haftada boşluk olacağı görülür. Bu takvim, ödeme planınızın temelidir.

Örnek portföyün vade takvimi şöyledir. Toplam 480.000 ₺'lik belgenin haftalara dağılımı:

Grafikten çıkan karar basittir: Üçüncü haftada yalnız 60.000 ₺ girecek; bu haftaya denk gelen ödemeleriniz varsa bir önceki haftadan nakit ayırmanız ya da bir belgeyi takasla öne çekmeniz gerekebilir. Dördüncü haftadaki 185.000 ₺'lik yoğunluk ise tek bir müşteriye bağlıysa risk de demektir. Portföyün müşteriler arasındaki dağılımına bakalım:

A müşterisi portföyün %40'ını oluşturuyor. Bu müşteriden gelecek tek bir karşılıksız çek, nakit planını belirgin biçimde bozar; bu yüzden müşteri başına bir üst pay belirlemek (örneğin portföyün en çok %30'u) iyi bir kuraldır.

NetKasam'da çek ve senetleri cariye, vade tarihine, bankaya, tutara ve daha birçok ölçüte göre raporlayabilirsiniz. Raporları kaydedip Excel olarak dışarı aktarmak da mümkündür; ayrıntı için raporlar sayfasına bakabilirsiniz. Vade takvimini nakit planınıza bağlamak için nakit akış tablosu nasıl hazırlanır rehberimizi okuyabilirsiniz.

Ders 8: Haftalık çek ve senet rutini nasıl kurulur?

Kısaca: Haftada bir 30 dakikalık bir kontrol saati yeterlidir: Vadesi gelen belgeleri listeleyin, bankaya verilecekleri teslim edin, riski yüksek müşterileri gözden geçirin ve portföy yoğunlaşmasına bakın. Rutin, tek tek doğru kaydı korur.

1. Pazartesi: vade listesi. Önümüzdeki 7 günde vadesi gelen çek ve senetleri listeleyin.
2. Salı: teslim. Vadesi yaklaşan belgeleri bankaya teslim edin ya da takasa gönderin.
3. Çarşamba: risk. Çek riski limitine yaklaşan müşterileri kontrol edin; gerekirse yeni satış koşullarını belirleyin.
4. Perşembe: ödemeler. Tedarikçiye verilecek belgeleri ve vadesi gelen kendi ödemelerinizi planlayın.
5. Cuma: istisnalar. Ödenmeyen ya da karşılıksız çıkan belgeleri işaretleyin, müşteriyle iletişime geçin.
6. Ay sonu: mutabakat. Banka ve takas hesabı hareketlerini portföyle eşleştirin; müşterilerle bakiye mutabakatı yapın.

Çek ve senet takibinde en sık yapılan hatalar nelerdir?

1. Belgeleri cari hesaba bağlamamak. Ayrı bir listede tutulan belge, cari bakiye ve riskle birleşmez.
2. Vade tarihini yanlış ya da boş girmek. Vade takvimi ve risk hesabı bu alana dayanır.
3. Risk limiti tanımlamamak. Müşteriye sınırsız vadeli satış yapmak, tek bir karşılıksız çekle büyük zarar demektir.
4. Bankaya verilen belgeyi portföyde bırakmak. Nakit planı olduğundan yüksek görünür, aynı belge iki kez planlanır.
5. Karşılıksız belgeyi işaretlememek. Müşteri bakiyesi ve risk limiti gerçeği yansıtmaz.
6. Tek müşteriye yoğunlaşmak. Portföyün büyük kısmı tek müşteriye bağlıysa risk yönetilemez.
7. Vade farkını hesaplamadan senet kesmek. Finansman maliyetini kendiniz üstlenmiş olursunuz.

NetKasam ile çek ve senet takibi nasıl yapılır?

• Çek ve senet modülü. Çek ve senet modülü ile çek ve senetle tahsilat ve ödeme yapar, tek ya da sıralı senet oluşturur, belgeleri bankaya teslim eder ve takasa gönderirsiniz.
• Müşteri çek riski. Vadesi gelmemiş belgeler carinin riskinde görünür; belirlediğiniz limitin üzerinde risk oluşmasını engelleyebilirsiniz.
• Otomatik güncelleme. Çek ödenince risk tutarından düşer; karşılıksız çıkan belge işaretlenince cari bakiye ve risk limiti güncellenir.
• Vade farkı ve fatura. Senet oluştururken vade sayısı ve vade farkı hesaplanır, vade farkı faturası otomatik oluşur.
• Parçalı ödeme. Çek ve senetler için parçalı ödeme seçeneğiyle her belgenin ödeme durumunu ayrı ayrı takip edebilirsiniz.
• Ücretsiz ön muhasebe. Ön muhasebe ve e-Fatura sistemi her pakette ücretsizdir; paket ayrıntıları fiyatlar sayfasında.

Mini sınav: Öğrendiklerinizi deneyin

Kısaca: Aşağıdaki 5 soruyu cevaplayın, ardından cevap anahtarıyla karşılaştırın. 4 ya da 5 doğru, eğitimi tamamladığınızı gösterir.

1. Müşteri çek riski neyin toplamıdır?
2. Çek risk limiti 250.000 ₺, mevcut risk 180.000 ₺, yeni vadeli çek 90.000 ₺ ise limit aşımı kaç ₺'dir?
3. 60.000 ₺'lik satış, 6 vade, aylık %1,5 basit vade farkıyla senet başına kaç ₺ olur?
4. Bankaya teslim edilen belge portföyde ve banka hesabında nasıl görünür?
5. Karşılıksız çıkan çek işaretlendiğinde cari kayıtta neler güncellenir?

Cevap anahtarı:

1. Vadesi gelmemiş ve henüz ödenmemiş çek ve senet tutarlarının.
2. 180.000 + 90.000 = 270.000; 270.000 − 250.000 = 20.000 ₺.
3. Vade farkı 60.000 × 0,015 × 6 = 5.400; toplam 65.400; 65.400 ÷ 6 = 10.900 ₺.
4. Portföyde görünmez, banka hesabında izlenir; vadesi takvimde kalır.
5. Cari bakiye ve cari risk limiti güncellenir; müşteri yeniden borçlu görünür.

Sonuç: Çek ve senet takibi tek bir kâğıt listesi değil, cariye bağlı bir yaşam döngüsüdür

Çek ve senet, ancak hayatı boyunca kayıtta izlendiğinde nakit planına güven verir: alındığı an cariyi ve riski, vade günü takvimi, teslim anı banka hesabını, karşılıksız çıktığı an bakiyeyi güncellemelidir. Bu sekiz dersi sırayla uyguladığınızda hangi müşteriye ne kadar vadeli satış yapabileceğinizi, hangi hafta ne kadar nakit gireceğini ve portföyünüzün nerede yoğunlaştığını rakamla bilirsiniz. İlk adım olarak bugün portföydeki tüm çek ve senetleri müşteri bazında toplayın, her müşteri için çek riskini yazın ve en büyük payı olan müşteriye bir limit belirleyin.