Barkod Sistemi Nasıl Kurulur? Ürün, Varyant ve Koli Barkodu, Katalog Temizliği, Çoklu Barkod ve Kasada Hız Hesabı Eğitimi

Kasada müşteri bekliyor, çalışan ürünü isimle arıyor, listede üç benzer kot pantolon çıkıyor ve yanlış bedenin satıldığı ancak sayımda anlaşılıyor. Bir başka gün pazaryerinde satılan ürünün barkodu mağazadaki ürünle aynı çıkıyor, iki kanalda da stok şaşıyor. Bu sorunların çoğu ürünün değil, barkod düzeninin eksikliğinden doğar: her ürüne, her varyanta ve her koliye tek ve benzersiz bir kimlik verilmemiştir.

Bu yazı bir anlatım değil, 8 derslik bir uygulama eğitimidir. Barkod sistemi nasıl kurulur sorusunu örnek bir katalog üzerinden rakamlarla cevaplayacağız: barkodun ne işe yaradığını, ürün, varyant ve koli için hangi barkodun verileceğini, mevcut kataloğun nasıl temizleneceğini, aynı ürünün birden fazla barkodla nasıl yönetileceğini, kasada kazanılan zamanı ve kurulumun aylık rutinini. Sonda mini sınav ve cevap anahtarı var. Stok programı seçimi için stok takip programı nasıl seçilir yazısına bakabilirsiniz; burada kodların nasıl düzenleneceğini adım adım yapıyoruz.

Bu eğitimin sonunda neleri yapabileceksiniz?

Kısaca: Ürün, varyant ve koli için barkod kuralı belirleyecek, mevcut kataloğunuzdaki eksik, yinelenen ve hatalı barkodları ayıklayacak, aynı ürünü farklı kanallarda farklı barkodlarla yönetecek ve kasada kazanılan zamanı hesaplayacaksınız.

Eğitimin 8 dersi: (1) barkod neden gerekir, (2) barkod ile stok kodu farkı ve kontrol hanesi, (3) ürün, varyant ve koli için kod, (4) mevcut kataloğun temizliği, (5) çoklu barkod ve kanallar, (6) kasada hız hesabı, (7) sayım ve sevkiyatta barkod, (8) kurulumdan sonra aylık rutin.

Ders 1: Barkod sistemi neden gerekir?

Kısaca: Barkod, bir ürünü isimle tarif etmek yerine makinenin tek seferde ve hatasız tanımasını sağlayan kimliktir. İsimler birbirine benzer, barkodlar benzemez.

"Basic Tişört Siyah M" ile "Basic Tişört Siyah L" aynı ürünün iki varyantıdır; ekranda birbirine çok yakın görünürler. Barkodlar ise ayrıdır ve okutulduğunda yalnızca biri açılır. Barkod sisteminin işletmeye sağladığı dört temel fayda vardır:

Örnek işletme: 120 ürün, ortalama 6 varyant, toplam 720 satılabilir varyant. Mağazada ve e-ticaret kanalında satış yapıyor. Stok tarafındaki temel kavramlar için stok yönetimi hakkında bilinmesi gerekenler yazısına bakabilirsiniz.

Ders 2: Barkod ile stok kodu arasındaki fark nedir?

Kısaca: Stok kodu sizin kendi iç düzeniniz için koyduğunuz koddur; barkod ise okuyucunun tanıdığı, çoğu zaman standartlara uygun koddur. İkisi de benzersiz olmalıdır ama aynı şey değildir.

Yaygın barkod türlerinden biri 13 haneli kodlardır. Bu kodun son hanesi kontrol hanesidir: ilk 12 haneden hesaplanır ve yanlış yazılmış kodu yakalamaya yarar. Hesap şöyledir: ilk 12 haneyi soldan sağa sırayla 1 ve 3 ile çarpın, toplayın, toplamı bir üst onluğa tamamlayan sayı kontrol hanesidir.

Örnek: ilk 12 hanesi 869000000001 olan bir kod için ağırlıklı toplam 8×1 + 6×3 + 9×1 + 1×3 = 38; kontrol hanesi (10 − 8) = 2, kod 8690000000012 olur. Bu kod yalnızca hesabı göstermek için kullanılmıştır; gerçek ürününüz için kendi barkod numaranızı kullanın. Kontrol hanesi tutmayan bir kod yazım hatası taşıyor demektir.

Ders 3: Ürün, varyant ve koli için hangi barkod verilir?

Kısaca: Müşteriye ayrı satılan her birim kendi barkodunu alır. Bedenli ve renkli üründe her kombinasyon ayrı varyanttır ve ayrı barkod taşır; koli ya da kutu ayrı satılıyorsa onun da ayrı barkodu olur.

NetKasam'ın mağaza satış ekranı ürün, varyant ya da koli barkoduyla satışa izin verir; böylece bedenli ürünlerde doğru varyantın stoğu düşer. Set tanımı ve katmanlı fiyat ile toptan satış için stok yönetimi sayfasına bakın. Varyantlı ürün yapısının pazaryerlerinde nasıl kurulacağı için pazaryerinde varyantlı ürün nasıl yönetilir yazısı tamamlayıcıdır.

Ders 4: Mevcut katalogdaki barkodlar nasıl temizlenir?

Kısaca: Önce ürün listesini dışa aktarıp üç tür sorunu ayıklayın: barkodu olmayanlar, aynı barkodu paylaşanlar ve kontrol hanesi tutmayanlar. Her biri ayrı bir listeye yazılır, ayrı yöntemle çözülür.

Yinelenen barkod en tehlikeli olandır: iki farklı varyant aynı kodu taşıyorsa okutulduğunda hangisinin düşeceği belirsizdir. Başlangıç stoğunu girmeden önce sayım yapmak ve kodları aynı seferde doğrulamak en sağlam yoldur. Sayımın nasıl yapılacağı için stok sayımı nasıl yapılır yazısına bakın.

Mevcut ürünleri Excel yardımıyla NetKasam'a aktarabilirsiniz; aktarımdan önce stok kodu ve barkodların benzersiz olduğunu kontrol edin. Başka bir programdan geçiş yapıyorsanız muhasebe programı değiştirirken veri aktarımı nasıl yapılır yazısındaki kontrol listesi işinize yarar.

Ders 5: Aynı ürüne birden fazla barkod nasıl atanır?

Kısaca: Bazı kanallar ve tedarikçiler aynı ürün için farklı barkod ister. NetKasam'da ürüne birden fazla barkod atanabilir; böylece ulusal ve uluslararası pazaryerlerinde aynı ürünü satabilirsiniz.

Pazaryeri tarafında her ürünü farklı pazaryerlerinde ve farklı mağazalarınızda dinamik barkod şablonlarıyla satışa açabilirsiniz. Böylece barkod ve fiyatlandırma süreçleri tek tek elle girilmek yerine esnek ve otomatik biçimde ayarlanır; ayrıntı için pazaryeri entegrasyonu sayfasına bakın. Yeni ürünü baştan girmek yerine benzerinden kopyalama yapmak da zaman kazandırır.

Stokun kanallar arasında nasıl eşitleneceği ayrı bir konudur; bunun için pazaryeri stok senkronizasyonu nasıl yapılır yazısına, ürünlerin dış kanallara XML ile açılması için XML entegrasyonu nasıl yapılır yazısına bakın.

Ders 6: Kasada barkodlu satış ne kadar zaman kazandırır?

Kısaca: Kazanılan süre = aramayla yapılan satış sayısı × (arama süresi − okutma süresi). Süreler işletmeden işletmeye değişir; kendi kasanızda birkaç satışı ölçüp bu formüle koyun.

Örnekte günde 200 satış var ve bunların dağılımı şöyledir:

Tüm satışlar barkodlu olursa 200 × 4 = 800 sn (13,3 dk) tutar. Fark 680 sn, yani günde yaklaşık 11,3 dakikadır. 26 iş gününde 680 × 26 = 17.680 sn ≈ 4,9 saat eder. Rakam büyük görünmeyebilir ama kasada beklerken kaybedilen müşteri sabrı ve yanlış varyanttan doğan düzeltme işi bunun üstüne eklenir.

NetKasam mağaza satış ekranında barkod okuyucuyla okutabilir ya da ürünü arayarak ekleyebilirsiniz; barkodu olmayan ürünü ismiyle bulup manuel ekleyebilirsiniz. Hızın önemli olduğu ürünlerde barkod tanımlamak yine de en pratik yoldur. Ayrıntı için mağaza satış ekranı sayfasına, kasa gün sonu düzeni için günlük kasa sayımı ve kasa kapanışı yazısına bakın.

Ders 7: Sayım ve sevkiyatta barkod nasıl kullanılır?

Kısaca: Barkod yalnızca satışta değil, depoya giriş, sayım ve sevkiyatta da aynı kimliği korur. Her adımda aynı kod okunuyorsa farklı ekranlar arasında ürün eşleştirme sorunu çıkmaz.

Kargo tarafında barkod oluşturma, kargo etiketi basma ve müşteriye takip bilgisi iletme işlemleri entegrasyon sayesinde otomatikleşir; ayrıntı için kargo entegrasyonu sayfasına bakın. Paketleme düzeni için sipariş toplama ve paketleme nasıl yapılır yazısı, depolar arası sevk için depolar arası stok transferi nasıl yapılır yazısı tamamlayıcıdır.

Ders 8: Barkod düzeni kurulduktan sonra nasıl korunur?

Kısaca: Barkod düzeni bir kez kurulup bırakılmaz. Yeni ürün girilirken aynı kural uygulanmazsa birkaç ay içinde yeniden eksik ve yinelenen barkod birikir.

Çalışanlar için kullanıcı ve yetki tanımı yaparken ürün oluşturma yetkisini az sayıda kişide tutmak, barkod disiplinini korumanın en pratik yoludur; yöntem için kullanıcı yetkilendirme nasıl yapılır yazısına bakın. Satılmayan ürünlerin eritilmesi için ölü stok nasıl eritilir yazısı faydalıdır.

Barkod sisteminde en sık yapılan hatalar nelerdir?

1. Varyanta barkod vermemek. Yalnızca üst ürüne kod verilirse bedenli üründe doğru stok düşmez.
2. Aynı barkodu iki varyanta atamak. Okutulan ürünün hangisi olduğu belirsiz kalır.
3. Barkodu ürün adından üretmek. Ad değiştiğinde kod da değişmek zorunda kalır.
4. Kontrol hanesini doğrulamamak. Yazım hatası ancak kasada okunmayınca fark edilir.
5. Koli ve adedi aynı kodla tutmak. Toptan satışta 12 adet yerine 1 adet düşer.
6. Başlangıç stoğunu sayımsız yüklemek. Barkod doğru olsa bile miktar yanlış başlar.
7. Yeni ürünlerde kuralı bırakmak. Düzen birkaç ay içinde yeniden bozulur.

NetKasam ile barkod yönetimi nasıl kolaylaşır?

• Sınırsız varyant. Bedenli ve renkli ürünlerde her varyantın stoğu ve görseli ayrı tutulur (stok yönetimi).
• Çoklu barkod. Ürününüze birden fazla barkod atayarak ulusal ve uluslararası pazarlarda satış yapabilirsiniz.
• Mağazada barkodla satış. Ürün, varyant ya da koli barkoduyla hızlı satış yapılır; barkodsuz ürün ismiyle eklenir (mağaza satış ekranı).
• Pazaryerinde dinamik barkod. Aynı ürün farklı pazaryerlerinde ve mağazalarda barkod şablonlarıyla satışa açılır (pazaryeri entegrasyonu).
• Excel ile aktarım. Mevcut ürünler Excel yardımıyla aktarılır; yeni ürün benzerinden kopyalanabilir.
• Stok hareketleri raporu. Bir ürünün giriş, çıkış ve satış geçmişi izlenir (raporlar).
• Ön muhasebe ücretsiz. e-Fatura, cari, stok, kasa, banka ve gider yönetimi her pakette ücretsizdir; ayrıntı için fiyatlar sayfasına bakın.

Mini sınav: Öğrendiklerinizi deneyin

Kısaca: Aşağıdaki 5 soruyu cevaplayın, ardından cevap anahtarıyla karşılaştırın. 4 ya da 5 doğru, eğitimi tamamladığınızı gösterir.

1. 400 varyantlık katalogda 36 varyantın barkodu eksik, 12'si yinelenen, 12'si hatalıdır. Hazır varyant sayısı ve oranı nedir?
2. İlk 12 hanesi 869000000001 olan kodun kontrol hanesi nedir?
3. Günde 100 satışın 40'ı isimle arama (18 sn) ile yapılıyor, okutma 4 sn sürüyorsa tüm bu satışlar okutulursa günlük kazanılan süre nedir?
4. Aynı ürünün hem tedarikçi hem kendi barkodu varsa ne yapılır?
5. Yinelenen barkod neden eksik barkoddan daha tehlikelidir?

Cevap anahtarı:

1. 400 − 36 − 12 − 12 = 340 varyant hazır; oran 340 ÷ 400 = %85.
2. Ağırlıklı toplam 8 + 18 + 9 + 3 = 38; kontrol hanesi (10 − 8) = 2 (kod 8690000000012).
3. 40 × (18 − 4) = 40 × 14 = 560 sn, yaklaşık 9,3 dakika.
4. İkisi de aynı ürüne atanır; hangisi okutulursa aynı ürün açılır.
5. İki varyant aynı kodu taşırsa okutulan ürünün hangisi olduğu belirsiz kalır ve yanlış stoktan düşülebilir; eksik barkod ise en azından fark edilir.

Sonuç: Bu hafta kataloğunuzda eksik ve yinelenen barkodu sayın

Barkod sistemi büyük bir yatırım değil, düzenli bir kurala bağlılıktır. Bu hafta ürün listenizi dışa aktarın, barkodu eksik, yinelenen ve hatalı olanları sayın, hazır oranınızı hesaplayın. Önce en düşük orana sahip kategoriden başlayın; kasada ve depoda ilk hafta içinde farkı göreceksiniz.