Proforma Fatura ve İrsaliye Nasıl Düzenlenir? Teklif, Dönüşüm Oranı, Faturaya Çevirme ve İrsaliye Fatura Eşleşmesi Eğitimi

Bir müşteriye teklif verdiniz, "fiyatı onaylarsa hemen sevk ederiz" dediniz. Teklif e-postayla gitti, cevap gelmedi, üç gün sonra müşteri başka bir tedarikçiyle anlaşmıştı. Başka bir müşteriye mal sevk edildi ama irsaliye ile fatura farklı günlerde kesildi ve ay sonunda üç sevkiyatın faturası unutulmuştu. İki durum da aynı yerden çıkar: satışın teklif, sevk ve fatura aşamaları birbirine bağlı izlenmiyordur. Proforma fatura ve irsaliye bu zinciri düzenli tutan iki belgedir.

Bu yazı bir anlatım değil, 8 derslik bir uygulama eğitimidir. Proforma fatura ve irsaliye nasıl düzenlenir sorusunu aylık 40 teklif veren örnek bir toptan satıcı üzerinden rakamlarla cevaplayacağız: proforma ile faturanın farkını, teklifte bulunması gerekenleri, geçerlilik süresini ve cevap hızını, teklif dönüşüm oranını, teklifin faturaya dönüşmesini, irsaliyenin rolünü, irsaliye ile fatura eşleşmesini ve aylık rutini. Sonda mini sınav ve cevap anahtarı var. Faturanın ne zaman kesileceği için fatura kaç gün içinde kesilir yazısına bakabilirsiniz; burada faturadan önceki ve sevkiyatla ilgili belgeleri ele alıyoruz.

Bu eğitimin sonunda neleri yapabileceksiniz?

Kısaca: Teklifi proforma faturayla doğru hazırlayacak, teklif dönüşüm oranını ve bekleyen teklif değerini hesaplayacak, teklifi faturaya dönüştürecek ve irsaliye ile fatura arasındaki eşleşmeyi ay sonunda denetleyeceksiniz.

Eğitimin 8 dersi: (1) proforma fatura nedir, (2) teklifte bulunacaklar, (3) geçerlilik ve cevap hızı, (4) teklif dönüşümü, (5) proformadan faturaya, (6) irsaliye, (7) irsaliye-fatura eşleşmesi, (8) aylık rutin.

Ders 1: Proforma fatura nedir, faturadan farkı nedir?

Kısaca: Proforma fatura, satıştan önce müşteriye sunulan fiyat teklifidir. Muhasebe kaydı ve vergi doğurmaz; fatura ise satışın belgesidir ve cari bakiyeyi etkiler.

NetKasam'da teklif proforma fatura olarak sunulur, satış gerçekleşince faturaya dönüşür. Böylece aynı bilgiler iki kez yazılmaz. Belgelerin hukuki ve vergisel niteliği için mali müşavirinize danışın; bu yazı uygulama düzenini anlatır. Fatura tarafı için fatura takibi sayfasına bakabilirsiniz. Örnek işletme: ayda 40 teklif veren, hem e-ticaret hem toptan satış yapan bir perakende-toptan satıcı.

Ders 2: Teklifte neler bulunmalı?

Kısaca: İyi bir teklif ürünü, adedi, birim fiyatı, toplamı, geçerlilik tarihini, teslim koşulunu ve ödeme vadesini açıkça yazar. Eksik bilgi müşteriyi soru sormaya, soru da gecikmeye iter.

Teklif verirken vade ve müşteri limitini birlikte düşünün: vadeli bir teklifin kabulü açık bakiye yaratır. Limitin nasıl belirleneceği için müşteri risk limiti nasıl belirlenir yazısına bakın. Toptan ve perakende fiyat ayrımı için toptan ve perakende fiyat listesi nasıl hazırlanır yazısı tamamlayıcıdır.

Teklifin dili de dönüşümü etkiler. Müşteri, teklifi aldığında "ne alıyorum, ne kadar ödeyeceğim, ne zaman gelecek" sorularının cevabını ilk bakışta bulmalıdır. Uzun şartname metinleri yerine kalem tablosu, toplam tutar ve tek paragraflık koşul bölümü yeterlidir. Aynı müşteriye daha önce verdiğiniz teklifin yeni sürümünü gönderiyorsanız farkı belirtin: "Geçen teklife göre iki kalem eklendi, birim fiyat sabit" gibi bir not, karşı tarafın yeniden okuma süresini kısaltır.

Ders 3: Teklif geçerlilik süresi ve cevap hızı satışı nasıl etkiler?

Kısaca: Teklif ne kadar hızlı gönderilirse dönüşüm o kadar yüksektir. Müşteri araştırmasını başka tedarikçilerle aynı anda yapar; ilk net teklifi veren avantajlı başlar.

Örnek tablo bir eğilimi gösterir: cevap süresi uzadıkça dönüşüm düşer. Bu yüzden teklif şablonunu önceden hazırlamak ve ürün-fiyat bilgisini güncel tutmak bir satış kaldıracıdır. Geçerlilik süresi de karar verdirir: çok uzun süre müşteriyi acele ettirmez, çok kısa süre ise baskı gibi algılanır. Birçok işletme için 7–15 gün makuldür; ürün fiyatı hammadde ya da kura sıkı bağlıysa süre kısaltılır.

Ders 4: Teklif dönüşüm oranı nasıl hesaplanır?

Kısaca: Dönüşüm oranı = siparişe dönüşen teklif ÷ verilen teklif × 100. Tutar bazında da hesaplanır; küçük ve büyük teklifler farklı oranlarda dönüşebilir.

İki oran birbirine eşit çıktı, ama sürekli böyle olmaz; büyük tekliflerin dönüşümü çoğu zaman daha düşüktür. Cevap gelmeyen 7 teklif (190.000 ₺) ayrı bir listeye alınıp geri aranmalıdır: bu tutar toplam teklifin %15,8'idir ve çoğu zaman yeniden ilgi görmesi en kolay kısımdır. Satış öngörüsü için satış tahmini nasıl yapılır yazısına bakın.

Teklif sürecinde müşteri bilgisini baştan cari kart olarak açmak ayrı bir zaman kazancıdır. Vergi numarası, adres ve yetkili kişi bilgisi teklifte girildiğinde, onaylandığı anda aynı bilgiler faturaya taşınır ve e-Fatura mı e-Arşiv mi olacağı karar aşamasında beklemez. Henüz sipariş vermemiş potansiyel müşteriler için ise kayıt eksik bilgiyle açılabilir; ancak faturalamadan önce tamamlanması gerektiğini not edin. Böylece satış, belge ve muhasebe aynı müşteri kartı üzerinde buluşur.

Ders 5: Teklif faturaya nasıl dönüşür?

Kısaca: Müşteri teklifi onayladığında aynı kalemler yeniden yazılmadan satışa ve faturaya çevrilir. Böylece teklifteki fiyatla faturadaki fiyat farklılaşmaz.

Faturanın e-Fatura mı e-Arşiv mi olacağı müşterinin vergi numarasına göre belirlenir. Kontör, pazaryeri bildirimi ve toplu işlemler için siparişler toplu nasıl faturalanır yazısına, e-Fatura sistemine geçiş için e-Fatura sayfasına bakın. Teklif sırasında kullandığınız fiyat listesinin iskontosu faturada da korunmalıdır; aksi halde müşteri farkı hemen görür.

Teklifin faturaya dönüşmesinde dikkat edilecek bir nokta da değişikliklerdir. Müşteri teklifi onaylarken adedi azaltabilir ya da kalem ekleyebilir; bu durumda faturayı eski teklifin tutarıyla değil, onaylanan son haliyle kesmelisiniz. Teklif ile fatura arasındaki farkları kayıt altında tutmak, hem müşteriyle yaşanabilecek anlaşmazlıkta hem iç denetimde işinize yarar. Birden fazla kısmi sevkiyat olacaksa teklifte bunu baştan belirtin: hangi kalemin ne zaman sevk edileceği, faturanın tek mi parça parça mı kesileceği netleşir.

Ders 6: İrsaliye nedir, ne zaman düzenlenir?

Kısaca: İrsaliye, malın sevkiyatını gösteren belgedir. Mal depodan çıkarken düzenlenir ve ne gönderildiğini, kime gönderildiğini ve ne zaman gönderildiğini kaydeder.

NetKasam'da sevkiyat için irsaliye hazırlanır. İrsaliyenin yasal şekli ve süreleri mevzuata bağlıdır ve değişebilir; güncel durumu mali müşavirinizden doğrulayın. Depo tarafında malın doğru toplanması için sipariş toplama ve paketleme nasıl yapılır yazısına bakın.

Ders 7: İrsaliye ile fatura eşleşmesi nasıl denetlenir?

Kısaca: Sevk edilmiş ama faturalanmamış mal, gelirin kayda geçmediği anlamına gelir. Ay sonunda her irsaliyenin bir faturaya bağlandığını kontrol edin.

Ay sonu itibarıyla 3 irsaliye (84.000 ₺) faturalanmamış. Bu, sevk edilen malın tutar olarak %17,5'inin (84.000 ÷ 480.000) o ay faturaya bağlanmadığı, yani satış gelirinin o ay kayda eksik geçtiği demektir. Fatura gecikmesinin mevzuattaki yaptırımı için mali müşavire danışın; muhasebe tarafında ise bu tutar ay sonu kapanışında eksik gelir olarak görünür. Kapanış düzeni için ay sonu kapanışı nasıl yapılır yazısına bakın.

İrsaliye-fatura eşleşmesini ay sonuna bırakmak yerine haftalık küçük bir kontrole çevirmek, birikmiş iş yükünü azaltır. Her cuma o hafta düzenlenen irsaliyelerin listesini açıp faturası kesilmeyenleri işaretleyin; sevk edilmiş ama faturalanmamış malın sahibi çoğunlukla satış temsilcisidir, çünkü müşteriyle fiyat konusunda son konuşmayı o yapmıştır. Faturasız irsaliyenin nedenini yazılı olarak kaydetmek ("fiyat teyidi bekleniyor", "müşteri onayı bekleniyor") ertesi haftaki takibi kolaylaştırır.

Ders 8: Teklif, irsaliye ve fatura döngüsü aylık nasıl yönetilir?

Kısaca: Teklifleri haftalık, irsaliyeleri ay sonu denetleyin. Cevapsız teklifi geri arayın, faturasız irsaliyeyi kapatın.

Rapor kriterlerini kaydedip Excel'e aktarmak için raporlar ekranını kullanabilirsiniz. Satış sonrası alacağın izlenmesi için alacak takibi nasıl yapılır yazısına bakın.

Bütün bu adımların toplam değeri tek bir cümlede özetlenebilir: teklif hızlandıkça gelir artar, belge zinciri düzenli işledikçe gelir doğru dönemde kayda geçer. İkisi de büyük yatırım gerektirmez; şablon, kısa bir haftalık kontrol ve belgeler arasında bağlantı kuran bir yazılım yeterlidir.

Proforma fatura ve irsaliyede en sık yapılan hatalar nelerdir?

1. Teklifi geç göndermek. Cevap süresi uzadıkça dönüşüm düşer.
2. Geçerlilik süresi yazmamak. Eski fiyatla satış baskısı doğar.
3. Cevapsız teklifi bırakmak. En kolay kazanılacak tutar kaybolur.
4. Teklif ile faturadaki fiyatı farklılaştırmak. Müşteri güveni zedelenir.
5. İrsaliyeyi faturaya bağlamamak. Gelir kayıttan düşer.
6. Ay sonunu beklemek. Faturasız sevk birikir.
7. Vadeli teklifte limit kontrolü yapmamak. Açık bakiye kontrolsüz büyür.

NetKasam ile teklif, irsaliye ve fatura akışı nasıl kolaylaşır?

• Proforma. Teklif proforma fatura olarak sunulur, satış olunca faturaya dönüşür (fatura takibi).
• İrsaliye. Sevkiyat için irsaliye hazırlanır.
• e-Fatura ve e-Arşiv. Tek tek ya da toplu dönüştürülür; mükellef kontrolüyle doğru format seçilir.
• Tekrarlayan fatura. Düzenli müşteriler için belirlenen tarihlerde fatura hazırlanır.
• Online ekstre ve ödeme. Faturalar müşteriye e-postayla gönderilir; kredi kartıyla ödeme ve hatırlatma yapılır.
• Çoklu para birimi. Farklı para birimlerinde fatura kesilir.
• Ön muhasebe ücretsiz. Yalnızca e-Fatura kontörü ücretlidir; ayrıntı fiyatlar sayfasındadır.

Mini sınav: Öğrendiklerinizi deneyin

Kısaca: Aşağıdaki 5 soruyu cevaplayın, ardından cevap anahtarıyla karşılaştırın. 4 ya da 5 doğru, eğitimi tamamladığınızı gösterir.

1. 50 tekliften 20'si siparişe dönüştü. Dönüşüm oranı nedir?
2. Teklif tutarı 500.000 ₺, dönen 150.000 ₺ ise tutar dönüşümü nedir?
3. 12 irsaliyenin 9'u faturalandı. Faturalanmamış oranı nedir?
4. Proforma fatura cari bakiyeyi neden etkilemez?
5. Teklife neden 24 saat içinde cevap verilmelidir?

Cevap anahtarı:

1. 20 ÷ 50 × 100 = %40.
2. 150.000 ÷ 500.000 × 100 = %30.
3. 3 ÷ 12 × 100 = %25.
4. Proforma bir teklif belgesidir, satışın gerçekleştiğini göstermez; borç faturayla doğar.
5. Müşteri aynı anda başka tedarikçilerden teklif alır; hızlı cevap dönüşümü belirgin artırır.

Sonuç: Bu hafta cevapsız tekliflerinizi listeleyin

Teklif, irsaliye ve fatura aynı satışın üç adımıdır. Bu hafta açık tekliflerinizi listeleyin, cevapsız olanları arayın ve ay sonunda faturasız irsaliye listesini sıfırlayın. Teklif hızınızı ve dönüşüm oranınızı bir ay ölçtüğünüzde satışın hangi aşamada kayıp verdiği görünür; düzeltmesi çoğunlukla bir şablon ve bir alışkanlık kadar kolaydır.