Müşteri Risk Limiti Nasıl Belirlenir? Baz Limit, Güven Çarpanı, Limit Kullanım Oranı, Aşım Yönetimi ve Alacak Kaybı Maliyeti Eğitimi

Vadeli çalıştığınız bir müşteri geçen ay 25.000 ₺'lik mal aldı, bu ay 60.000 ₺ istiyor ve "ay sonu öderim" diyor. Kabul etmek satışı büyütür, reddetmek müşteriyi kaybettirir. Çoğu işletme bu kararı o günkü sezgiyle verir: bir müşteriye çok yüksek, bir diğerine çok düşük limit tanınır ve ödemeyen müşteri ancak alacak büyüdükten sonra fark edilir. Risk limiti, bu kararı önceden, rakamla ve herkes için aynı kuralla vermeyi sağlar.

Bu yazı bir anlatım değil, 8 derslik bir uygulama eğitimidir. Müşteri risk limiti nasıl belirlenir sorusunu beş müşterilik örnek bir portföy üzerinden rakamlarla cevaplayacağız: limitin ne olduğunu, hangi bilgilerin kullanılacağını, baz limit ve güven çarpanını, limit kullanım oranını, aşımın yönetimini, alacak kaybının gerçek maliyetini ve limitlerin ne sıklıkla gözden geçirileceğini. Sonda mini sınav ve cevap anahtarı var. Alacakların vadesinde tahsili için alacak takibi nasıl yapılır yazısına bakabilirsiniz; burada alacak doğmadan önceki aşamayı, yani limiti kuruyoruz.

Bu eğitimin sonunda neleri yapabileceksiniz?

Kısaca: Müşteri başına baz limit hesaplayacak, ödeme geçmişine göre güven çarpanı uygulayacak, limit kullanım oranını izleyecek, aşımı yönetecek ve bir alacak kaybının kaç liralık satışla telafi edileceğini bulacaksınız.

Eğitimin 8 dersi: (1) risk limiti nedir, (2) hangi veriler gerekir, (3) baz limit, (4) güven çarpanı, (5) portföy ve kullanım oranı, (6) aşım yönetimi, (7) alacak kaybının maliyeti, (8) gözden geçirme.

Ders 1: Müşteri risk limiti nedir, neden gerekir?

Kısaca: Risk limiti, bir müşteriye vadeli satışta ulaşabileceğiniz en yüksek açık bakiyedir. Limit aşılınca yeni vadeli satış durur; böylece tek bir müşterinin ödememesi tüm işletmeyi tehlikeye atamaz.

NetKasam'da müşteriye tanımladığınız açık bakiye sınırı aşıldığında sistem o müşteriye yeni satışı kapatır. Çek ve senetle çalışıyorsanız vadesi gelmemiş çekler de carinin risk hesabında görünür. Ayrıntı için cari hesap takibi ve çek ve senet sayfalarına bakın. Cari hesabın temelleri için cari hesap nasıl takip edilir yazısı faydalıdır.

Ders 2: Limit için hangi veriler gerekir?

Kısaca: Üç veri yeter: müşterinin aylık ortalama alışverişi, ona tanıdığınız vade ve ödeme geçmişi. Üçü de kendi kayıtlarınızdan çıkar.

Yeni müşteride geçmiş yoktur; bu durumda düşük bir güven çarpanıyla başlayıp birkaç ödemeden sonra yükseltmek makuldür. Vade farkı uyguluyorsanız hesap için vade farkı nasıl hesaplanır yazısına bakın.

Veriyi toplarken iki yanlışa dikkat edin. Birincisi, aylık ortalamayı tek bir yoğun aya göre değil, son altı ayın ortalamasına göre almaktır; kampanya ayındaki bir alışveriş limiti şişirir. İkincisi, ödeme geçmişini yalnızca "ödedi mi" diye değil, "vadeden kaç gün sonra ödedi" diye okumaktır. Bir müşteri her zaman ödüyor ama her seferinde on beş gün geç ödüyorsa, fiilî vadesi sözleşmedeki vadeden uzundur ve baz limit bu fiilî vadeyle hesaplanmalıdır. Cari ekstredeki fatura ve tahsilat tarihleri bu farkı doğrudan gösterir.

Ders 3: Baz limit nasıl hesaplanır?

Kısaca: Baz limit = aylık ortalama alışveriş × (vade günü ÷ 30). Müşteri vade boyunca ne kadar açık bakiye taşıyacaksa limit en az o kadar olmalıdır.

Örnekle: aylık 25.000 ₺ alışveriş yapan ve 45 gün vade alan müşterinin baz limiti 25.000 × (45 ÷ 30) = 37.500 ₺'dir. Vade uzadıkça aynı hacim için açık bakiye büyür; bu yüzden vade, limitin en güçlü belirleyicisidir. Bu hesap bir başlangıçtır; sektör, ürün ve müşterinin mali yapısına göre uyarlayın.

Ders 4: Güven çarpanı nasıl belirlenir?

Kısaca: Güven çarpanı, baz limiti müşterinin ödeme geçmişine göre büyütür ya da küçültür. Zamanında ödeyen müşteriye 1,25, sık geciken müşteriye 0,75, ilk siparişte 0,5 gibi kademeler kullanılabilir.

Ders 5: Beş müşterilik portföyde limit ve kullanım nasıl okunur?

Kısaca: Her müşteri için limit, açık bakiye ve kullanım oranı yan yana konur. %80'in üstü uyarı, %100'ün üstü müdahale işaretidir.

Not: Toplam kalan limit 57.600 ₺ görünse de bu rakam yanıltıcıdır; C aşmış, B neredeyse dolmuştur. Kalan limit müşteri bazında okunmalıdır. Müşteri bazlı kârlılığı birlikte düşünmek için müşteri bazlı kârlılık nasıl hesaplanır yazısına bakın.

Ders 6: Limit aşıldığında ne yapılır?

Kısaca: Aşım tek başına satışı reddetmek anlamına gelmez; önce tahsilat yapılır, mümkün değilse limit bilinçli olarak geçici yükseltilir ya da satış nakitle yapılır.

C müşterisinde örnekte 2.500 ₺'lik aşım var ve çarpanı 0,75'e düşmüş durumdadır; yani bu müşteriyle ilgili önce tahsilat konuşulur, yeni vadeli sipariş kabul edilmez. NetKasam'da vadesi yaklaşan ve geçen ödemeler için otomatik hatırlatma, toplu SMS ile hazır şablonlu bakiye hatırlatması ve online ekstre paylaşımı yapılabilir; ödeme bağlantısıyla kredi kartından tahsilat da mümkündür (online tahsilat). Çek riski için çek ve senet takibi nasıl yapılır yazısına bakın.

Aşım yönetiminde bir ilke daha vardır: istisnayı kayıt altına alın. Satış ekibi "bu müşteri iyi, limiti geçelim" dediğinde kimin, hangi tarihte, hangi tutara kadar onay verdiği yazılırsa istisna alışkanlığa dönüşmez. Geçici artış bitiş tarihiyle verilir ve tarih geldiğinde limit eski değerine döner. Böylece "geçici" artış kalıcı hale gelmez, yönetim de hangi müşterilerin sürekli istisna istediğini görür; sürekli istisna isteyen müşteri çoğunlukla limitin değil, fiyat ve vade anlaşmasının yeniden konuşulması gerektiğini gösterir.

Ders 7: Bir alacak kaybı gerçekte ne kadara mal olur?

Kısaca: Alacak kaybını telafi etmek için gereken ciro = kayıp ÷ net marj. Net marj düşük olduğu için küçük bir alacak kaybı bile çok büyük ek ciro gerektirir.

B müşterisi ödemeyi bırakırsa 36.800 ₺'lik açık bakiye kaybedilir. Net marj %8 ise bu kaybı telafi etmek için 36.800 ÷ 0,08 = 460.000 ₺ ek ciro gerekir. Marj %12 olsa 306.667 ₺, %5 olsa 736.000 ₺ gerekir. Yani 36.800 ₺'lik bir limit kararı, aslında 460.000 ₺'lik bir satış taahhüdüdür.

Bu hesap, limit koymanın satışı kısıtlamak olmadığını gösterir: kaybı önlemek, aynı kaybı telafi etmekten çok daha ucuzdur. Marjı bilmiyorsanız kâr marjı nasıl hesaplanır yazısına bakın.

Ders 8: Limitler ne sıklıkla gözden geçirilir?

Kısaca: Limit bir kez konup unutulmaz. Hacim, vade ve ödeme davranışı değiştikçe limit de değişir; en az çeyrekte bir gözden geçirin.

Alacak yükünün nakit planına etkisi için nakit akış tablosu nasıl hazırlanır ve çalışma sermayesi nasıl hesaplanır yazılarına bakın. Cari yazılım seçimi için cari hesap takip programı nasıl seçilir yazısı tamamlayıcıdır.

Limit kararını müşteriye anlatma biçimi de sonucu etkiler. Limiti bir ceza değil, çalışma düzeninin parçası olarak sunun: "Aylık hacminize ve vadenize göre limitiniz şu kadar; düzenli ödemelerde üç ay sonra gözden geçiriyoruz." Müşteri kuralı önceden bildiğinde aşım anında sürpriz yaşamaz, tahsilat konuşması da daha kolay açılır. Büyük müşterilerle limit görüşmesini yılda bir kez yüz yüze yapmak, hem ilişkiyi hem de bilgiyi güncel tutar.

Risk limiti belirlemede en sık yapılan hatalar nelerdir?

1. Limiti sezgiyle vermek. Müşteriler arasında tutarsızlık ve tartışma çıkar.
2. Vadeyi hesaba katmamak. Aynı hacim için vade uzadıkça risk büyür.
3. Büyük müşteriye sınırsız limit tanımak. En büyük alacak en büyük kayıp riskidir.
4. Çek riskini unutmak. Vadesi gelmemiş çek de açık risktir.
5. Limiti hiç güncellememek. Müşteri değişir, limit eski kalır.
6. Aşımı sessizce geçmek. Her aşım bilinçli bir karar olmalıdır.
7. Toplam kalan limite bakmak. Risk müşteri bazında okunur.

NetKasam ile risk limiti yönetimi nasıl kolaylaşır?

• Risk limiti. Müşteriye açık bakiye üst sınırı tanımlarsınız; aşılınca sistem o müşteriye yeni satışı kapatır (cari hesap takibi).
• Çek riski. Vadesi gelmemiş çekler carinin risk hesabında görünür; müşteriye çek risk tutarı tanımlanabilir (çek ve senet).
• Hatırlatma. Vadesi yaklaşan ve geçen ödemeler için otomatik hatırlatma; toplu SMS ile bakiye hatırlatması.
• Online ekstre. Hesap hareketlerini müşteriyle paylaşırsınız; tek tıkla mutabakat mektubu gönderebilirsiniz.
• Kredi kartı tahsilatı. Cari bakiye tahsilatı kredi kartıyla yapılabilir (online tahsilat).
• Sınırsız cari. Oluşturabileceğiniz müşteri sayısında sınır yoktur.
• Ön muhasebe ücretsiz. Cari hesap takibi dahil her pakette ücretsizdir; ayrıntı için fiyatlar sayfasına bakın.

Mini sınav: Öğrendiklerinizi deneyin

Kısaca: Aşağıdaki 5 soruyu cevaplayın, ardından cevap anahtarıyla karşılaştırın. 4 ya da 5 doğru, eğitimi tamamladığınızı gösterir.

1. Aylık 30.000 ₺ alışveriş yapan, 60 gün vade alan müşterinin baz limiti nedir?
2. Güven çarpanı 0,75 ise limit nedir?
3. Açık bakiye 40.000 ₺ ise kullanım oranı nedir?
4. Net marj %10 iken 20.000 ₺'lik alacak kaybını telafi eden ciro nedir?
5. Toplam kalan limit neden tek başına yanıltıcı olabilir?

Cevap anahtarı:

1. 30.000 × (60 ÷ 30) = 60.000 ₺.
2. 60.000 × 0,75 = 45.000 ₺.
3. 40.000 ÷ 45.000 × 100 = %88,9.
4. 20.000 ÷ 0,10 = 200.000 ₺.
5. Bir müşteri limitini aşmışken diğerleri boş olabilir; risk müşteri bazında oluşur ve toplam bunu gizler.

Sonuç: Bu hafta en büyük üç müşterinizin limitini yazın

Risk limiti karmaşık bir model değil, yazılı bir kuraldır. Bu hafta en büyük üç vadeli müşterinizin aylık alışverişini, vadesini ve ödeme geçmişini çıkarın, baz limiti ve çarpanı hesaplayıp müşteri kartına tanımlayın. Bir ay sonra kullanım oranlarına baktığınızda hangi müşterinin sizi sessizce finanse ettiği görünür.