E-Ticaret Entegrasyonu Nasıl Kurulur? Veri Akışı, Ürün Eşleştirme, Deneme Siparişi, Tek Stok ve Fatura Kargo Otomasyonu Eğitimi

E-ticaret siteniz çalışıyor, siparişler geliyor; ama her sipariş için aynı işlem tekrar ediyor: site panelini açıp siparişi kopyalıyorsunuz, muhasebe programına giriyorsunuz, faturayı kesiyorsunuz, stoğu elle düşüyorsunuz, sonra kargo firmasının ekranına adresi yazıyorsunuz. Aynı bilgiyi dört yerde tutmak hem zaman alıyor hem hata üretiyor; bir gün tükenmiş ürün satılıyor ve sipariş iptal edilmek zorunda kalıyor. E-ticaret entegrasyonu bu zinciri tek bir kayda bağlar: ürün ve stok sistemden siteye, sipariş siteden sisteme akar.

Bu yazı bir anlatım değil, 8 derslik bir uygulama eğitimidir. E-ticaret entegrasyonu nasıl kurulur sorusunu aylık 1.050 site siparişi alan örnek bir mağaza üzerinden rakamlarla cevaplayacağız: entegrasyonun ne olduğunu, hangi verinin hangi yönde aktığını, kurulum öncesi hazırlığı, ürün eşleştirmesini, deneme siparişiyle doğrulamayı, stoğun tek kaynaktan yönetilmesini, fatura ve kargonun otomatikleşmesini ve kurulumdan sonra izlemeyi. Sonda mini sınav ve cevap anahtarı var. Pazaryeri tarafı için pazaryeri entegrasyonu nasıl seçilir yazısına bakabilirsiniz; burada kendi sitenizi bağlıyoruz.

Bu eğitimin sonunda neleri yapabileceksiniz?

Kısaca: Entegrasyon için hazırlık listesini çıkaracak, ürün eşleştirmesini kontrol edecek, deneme siparişiyle akışı doğrulayacak, stoğu tek kaynaktan yönetecek ve entegrasyonun süre ve hata kazancını hesaplayacaksınız.

Eğitimin 8 dersi: (1) e-ticaret entegrasyonu nedir, (2) veri akışı, (3) hazırlık, (4) ürün eşleştirmesi, (5) kurulum ve deneme siparişi, (6) tek stok, (7) fatura ve kargo otomasyonu, (8) kurulum sonrası izleme.

Ders 1: E-ticaret entegrasyonu nedir, neden gerekir?

Kısaca: Entegrasyon, aynı bilginin birden fazla yerde elle girilmesini ortadan kaldırır. Siteniz bir yerde, stoğunuz başka yerde, faturanız üçüncü yerde olmaz; hepsi tek kayda bağlanır.

Bu sorunların ortak sebebi verinin birden fazla yerde tutulmasıdır. NetKasam ile e-ticaret altyapınızı bağlarsınız; aynı ekrandan pazaryeri siparişleri de yönetilir, böylece tüm kanalların stoğu tek kaynaktan düşer. Ayrıntı için e-ticaret entegrasyonu sayfasına bakabilirsiniz. Daha geniş bir çerçeve için e-ticaret yazılımı sayfası altyapı seçiminde yardımcı olur. Örnek mağaza: kendi sitesinde ayda 1.050 sipariş alan, ayrıca üç pazaryerinde 1.450 sipariş toplayan bir satıcı.

Ders 2: Hangi veri hangi yönde akar?

Kısaca: Ürün ve stok NetKasam'dan e-ticaret sitesine, sipariş ise siteden NetKasam'a gider. Fatura ve kargo bilgisi sipariş kaydı üzerinden ilerler.

Hangi altyapıların tam entegre olduğunu entegrasyonlar sayfasından görebilirsiniz. Listede olmayan altyapılara XML ile ürün gönderilebilir; bunun yöntemi için XML entegrasyonu nasıl yapılır yazısına bakın. Siparişler pazaryerlerinden de geldiği için site ve pazaryeri siparişlerini ayrı ayrı izlemek zorunda kalmazsınız; hepsi sipariş yönetimi ekranında durum, iptal ve toplu işlemlerle yürür.

Ders 3: Entegrasyondan önce hangi hazırlıklar yapılır?

Kısaca: Kurulumun sorunsuz geçmesi için ürün kodları (SKU) ve barkodlar tutarlı olmalı, kargo bilgileri hazır olmalı ve hangi sırayla ilerleyeceğiniz belli olmalıdır.

Ürün kartlarının ve barkodların düzeni için ürün kartı nasıl hazırlanır ve barkod sistemi nasıl kurulur yazılarına bakın. Mevcut ürün listeniz varsa NetKasam'a aktarın, sonra siteye gönderin; tersini yapmak çift kayıt üretebilir.

Hazırlık aşamasında sorumluları da belirleyin. Ürün verisini kim düzeltecek, bağlantı bilgilerini kim girecek, deneme siparişini kim verecek ve canlıya geçiş kararını kim onaylayacak? Küçük bir ekipte bu dört görev tek kişide olabilir, ama yazılı olması gerekir; çünkü entegrasyon hatalarının çoğu teknik değil, "bunu ben yaptım sanıyordum" türü sahipsiz görevlerden çıkar. Canlıya geçişi sipariş yoğunluğunun düşük olduğu bir güne koymak da ilk günkü olası bir hatanın etkisini sınırlar.

Ders 4: Ürün eşleştirmesi nasıl kontrol edilir?

Kısaca: Bağlantıdan sonra ilk iş, sitedeki ürünlerin NetKasam'daki kartlarla eşleştiğini kontrol etmektir. Eşleşmeyen ürün sipariş geldiğinde stoğu düşmez ya da hatalı üründen düşer.

28 sorunlu ürün toplamın %14'üdür; bu ürünler siparişe girdiğinde stok hatası üretecek olanlardır. Eşleşme tamamlanmadan siteyi canlıya almak, ilk haftada iptal edilen siparişlerin kaynağı olur. Barkod ve kod yinelenmelerini ayıklamak için barkod sistemi nasıl kurulur yazısındaki temizlik yöntemini kullanın.

Ders 5: Kurulum nasıl yapılır, deneme siparişi neden verilir?

Kısaca: Kurulum beş adımda biter: ücretsiz kayıt ve ürün girişi, altyapı bağlantısı, ürün ve stok aktarımı, kargo ve fatura tercihi, izleme. Yayına almadan önce tek ürünle deneme siparişi verin.

Deneme siparişinde şunlara bakın: sipariş NetKasam'a düştü mü, stok bir adet azaldı mı, fatura doğru türde (e-Fatura ya da e-Arşiv) oluştu mu, kargo etiketi çıktı mı. Bu dört kontrol, canlı akışta karşılaşacağınız hataların büyük kısmını ortaya çıkarır. Fiyat ve paket tarafında ön muhasebe ücretsizdir; e-ticaret entegrasyonu Global Plus paketinde 1 adet olarak yer alır, güncel kapsam fiyatlar sayfasındadır.

Ders 6: Stok tek kaynaktan nasıl yönetilir?

Kısaca: Site ve pazaryerleri aynı stoğu paylaştığında olmayan ürün satılma riski azalır. Her siparişin stoğu aynı kayıttan düşer.

Siparişlerin yüzde 42'si siteden, geri kalanı pazaryerlerinden gelirken stok dört ayrı yerde tutulursa her kanalda ayrı sayım ve ayrı düzeltme gerekir. Tek kaynakta ise bir ürünün son adedi bir kanalda satıldığında diğer kanallara yansır. Mağaza ve online stoğun birlikte yönetimi için mağaza ve e-ticaret stoğu tek merkezde nasıl yönetilir, kanallar arası eşitleme için pazaryeri stok senkronizasyonu nasıl yapılır yazılarına bakın.

Ayda 14 iptal ortalama 480 ₺'lik sepetle 6.720 ₺'lik satışın kaybı demektir; 3 iptalde bu tutar 1.440 ₺'ye iner. Fark 5.280 ₺ ve bunun yanında müşteri güveni ile mağaza puanı üzerindeki etki de azalır.

Ders 7: Fatura ve kargo nasıl otomatikleşir?

Kısaca: Sipariş sisteme düştüğünde fatura otomatik ya da toplu kesilir, kargo tek entegrasyonla aktarılır, tahsilat cari hesaba işlenir. Sipariş kaynağı ne olursa olsun akış aynıdır.

Kazanılan süre 87,5 − 8,75 = 78,75 saattir; yaklaşık 10 iş günü eder. Faturalama düzeni için siparişler toplu nasıl faturalanır, kargo kurulumu için kargo entegrasyonu nasıl çalışır, nasıl seçilir yazılarına bakın. Siparişlerin tüm yolculuğu için e-ticarette sipariş yönetimi nasıl yapılır yazısı tamamlayıcıdır.

Ders 8: Kurulumdan sonra neler izlenir?

Kısaca: Kurulum bir kez yapılır ama izleme sürer. Eşleşmeyen yeni ürün, stok farkı ve faturalanamayan sipariş haftalık kontrol edilmelidir.

Kanal bazında kârlılığı görmek için kâr marjı hesaplama aracını, raporların kaydı için raporlar ekranını kullanabilirsiniz. Başka bir sisteme geçişin genel kontrol listesi için muhasebe programı değiştirirken veri aktarımı nasıl yapılır yazısına bakın.

Aylık izlemede iki sayıyı özellikle yazın: stok yüzünden iptal edilen sipariş sayısı ve faturalanamayan sipariş sayısı. İlki stok eşleşmesinin, ikincisi müşteri ve ürün verisinin sağlığını gösterir. İkisi de birkaç ay üst üste düşük kalıyorsa entegrasyon oturmuş demektir; yükselmeye başlarsa çoğunlukla yeni eklenen ürünlerin kuralsız açıldığının işaretidir ve düzeltme yeni ürün giriş kuralına dönmelidir.

E-ticaret entegrasyonunda en sık yapılan hatalar nelerdir?

1. Önce siteye, sonra NetKasam'a ürün girmek. Çift kayıt oluşur.
2. Kod ve barkodları temizlemeden bağlamak. Eşleşme sorunları canlıda ortaya çıkar.
3. Deneme siparişi vermemek. Hata ilk gerçek müşteride görülür.
4. Stoğu iki yerden yönetmek. Olmayan ürün satılır.
5. Fatura tercihini baştan belirlememek. Faturalama gecikir.
6. Yeni ürünü yalnız sitede açmak. NetKasam'da kartı olmayan ürün stoğu düşmez.
7. Kurulumdan sonra hiç izlememek. Eşleşme bozulur, fark edilmez.

NetKasam ile e-ticaret entegrasyonu nasıl kolaylaşır?

• Tek ekranda siparişler. Site ve pazaryeri siparişleri aynı listede toplanır (sipariş yönetimi).
• Ürün ve stok aktarımı. Ürünler ve stoklar siteye ve XML verdiğiniz sitelere aktarılır.
• Otomatik ya da toplu fatura. e-Fatura ve e-Arşiv ile (e-Fatura).
• Tek kargo entegrasyonu. Site ve pazaryeri siparişleri aynı entegrasyonla kargoya aktarılır (kargo entegrasyonu).
• Tek rapor. Kanal bazında satışı raporlardan izlersiniz.
• Mevcut altyapınız kalır. Yeni altyapıya geçmeniz gerekmez; listede olmayan altyapılara XML ile ürün gönderilir.
• Ön muhasebe ücretsiz. e-Fatura, cari, stok, kasa, banka ve gider yönetimi her pakette ücretsizdir; e-ticaret entegrasyonu Global Plus paketinde 1 adet yer alır (fiyatlar).

Mini sınav: Öğrendiklerinizi deneyin

Kısaca: Aşağıdaki 5 soruyu cevaplayın, ardından cevap anahtarıyla karşılaştırın. 4 ya da 5 doğru, eğitimi tamamladığınızı gösterir.

1. 300 ürünün 255'i doğrudan eşleşiyor. Hazır oranı nedir?
2. Aylık 600 siparişte elle giriş 3 dk, fatura 2 dk ise toplam süre kaç saattir?
3. Entegrasyonla sipariş başına kontrol 0,5 dk ise aynı 600 sipariş kaç saat sürer?
4. Ürünler hangi sırayla aktarılmalıdır?
5. Yayına almadan önce deneme siparişinde neler kontrol edilir?

Cevap anahtarı:

1. 255 ÷ 300 × 100 = %85.
2. 600 × 5 = 3.000 dk = 50 saat.
3. 600 × 0,5 = 300 dk = 5 saat.
4. Önce NetKasam'a, sonra siteye; tersi çift kayıt üretebilir.
5. Siparişin düşmesi, stoğun azalması, faturanın doğru türde oluşması ve kargo etiketinin çıkması.

Sonuç: Bu hafta ürün kod ve barkodlarınızı temizleyin

E-ticaret entegrasyonu bir yazılım kurulumundan çok, veri düzeni işidir. Bu hafta sitedeki ürünlerinizi NetKasam kartlarıyla karşılaştırın, kod ve barkod uyuşmazlıklarını düzeltin, ardından tek ürünle deneme siparişi verin. Eşleşme temiz olduğunda siparişler, stok ve faturalar elle dokunmadan akar; geri kalan zamanı satışı büyütmeye ayırabilirsiniz.