Kasa Defteri Nasıl Tutulur? Sütunlar, Tahsil ve Tediye Makbuzu, Devreden Bakiye, Avans Kapatma ve 10 Satırlık Örnek Kasa Defteri

Nakitle çalışan her işletmenin bir kasası vardır: mağazanın çekmecesi, kafenin tezgâhı, atölyenin küçük para kutusu. Kasaya giren ve çıkan paranın yazıldığı yer de kasa defteridir. Kasa defteri düzgün tutulmadığında gün sonu sayımında çıkan farkın nereden geldiği bulunamaz, personele verilen avansın kapanıp kapanmadığı bilinmez, bankaya yatırılan para satış gibi görünür. Kasa defteri nasıl tutulur sorusunun cevabı, bir sütun düzeni ve birkaç değişmez kuraldan oluşur.

Bu yazıda kasa defterinin hangi sütunlardan oluştuğunu, her satırın hangi belgeye (tahsil ve tediye makbuzu, fiş, fatura) dayandığını, devreden bakiyenin nasıl taşındığını, personel avansının nasıl açılıp kapatıldığını ve birden fazla kasa ya da döviz kasası olduğunda ne yapılacağını anlatıyoruz. Küçük bir kafenin bir haftalık kasa defterini de 10 satır hâlinde örnek olarak veriyoruz. Gün sonunda kasanın nasıl sayılacağı ayrı bir konudur; onun için günlük kasa sayımı ve kasa kapanışı yazısına bakabilirsiniz.

Kasa defteri nedir?

Kısaca: Kasa defteri, işletmenin kasasına giren ve kasasından çıkan nakdin, tarih sırasıyla ve belgeye dayanarak kaydedildiği defter ya da kayıt listesidir. Her satırdan sonra kasada kalması gereken tutar, yani kasa bakiyesi görülür.

Kasa defteri işletmenin kendi tuttuğu bir yardımcı kayıttır; tasdik ettirilen yasal defterlerden biri değildir. Yasal kayıtlarda kasa hareketleri mali müşavirin tuttuğu defterlerde yer alır ve bu kayıtların kaynağı da çoğunlukla işletmenin kasa defteridir. Bu yüzden kasa defteri ne kadar düzenliyse yasal kayıt da o kadar hızlı ve doğru oluşur. Basit usulde ya da işletme hesabı esasında defter tutan işletmeler için işletme defteri nedir yazısı, kasa defterinin işletme defteriyle ilişkisini anlamaya yardımcı olur.

Kasa defteri kâğıt bir defter, bir tablo ya da bir ön muhasebe programındaki kasa hesabı olabilir. Biçim değişse de içerik aynıdır: her nakit hareket bir satır, her satır bir belge.

Kasa defterinde hangi sütunlar olmalı?

Kısaca: Kasa defterinde sıra numarası, tarih, belge türü ve numarası, açıklama, karşı hesap, giriş (tahsil), çıkış (tediye), bakiye ve kaydeden kişi sütunları bulunur. Karşı hesap sütunu, paranın kimden geldiğini ya da nereye gittiğini gösterir ve kaydı cari, gider ve banka kayıtlarına bağlar.

Karşı hesap sütunu çoğu elle tutulan kasa defterinde yoktur ve en çok eksikliği hissedilen sütundur. "Ödeme 1.800 ₺" satırı kime ödendiğini söylemezse, aynı ödeme tedarikçinin cari kartından düşülmez ve ay sonunda tedarikçi bakiyesi tutmaz.

Tahsil ve tediye makbuzu nedir, kasa defterine nasıl bağlanır?

Kısaca: Tahsil makbuzu kasaya para girdiğinde, tediye makbuzu kasadan para çıktığında düzenlenen iç belgelerdir. Faturası ya da fişi olmayan nakit hareketlerin (avans, ortaktan gelen para, tedarikçiye nakit ödeme) kasa defterindeki dayanağı bu makbuzlardır.

Kasa hareketlerinin çoğunun zaten bir belgesi vardır: nakit satışın e-Arşiv faturası ya da fişi, nakit giderin fişi ya da faturası. Ama bazı hareketlerin dış belgesi yoktur: müşteriden alınan nakit tahsilat, tedarikçiye elden yapılan ödeme, personele verilen avans, kasadan bankaya götürülen para. Bu hareketler için işletme kendi makbuzunu düzenler ve parayı alan ya da veren kişiye imzalatır.

• Tahsil makbuzu: Müşteriden nakit tahsilat, personelin iade ettiği avans artığı, ortağın kasaya koyduğu para.
• Tediye makbuzu: Tedarikçiye nakit ödeme, personel avansı, ortağın kasadan çektiği para, bankaya yatırılmak üzere kasadan çıkan para.

Makbuzlar sıra numaralı olmalı ve kasa defterindeki belge sütununa bu numara yazılmalıdır. Müşteriye verilen tahsilat belgesinin içeriği ve cari hesapla ilişkisi için tahsilat nedir terimine bakabilirsiniz.

Kasa bakiyesi nasıl hesaplanır, devreden bakiye nasıl taşınır?

Kısaca: Kasa bakiyesi, önceki günden devreden bakiyeye o günün girişlerinin eklenmesi ve çıkışlarının düşülmesiyle bulunur. Gün sonu bakiyesi ertesi günün devreden bakiyesi olur; ay sonu bakiyesi de ertesi ayın açılışıdır.

Dördüncü kural kasa defterinin kendi kendini denetleyen tarafıdır. Fiziksel bir kasada eksi para olamaz; deftere göre bakiye eksiye düşüyorsa ya bir giriş kaydedilmemiş ya da bir çıkış iki kez yazılmış ya da tarih sırası bozulmuştur. Programda tutulan kasada eksi bakiye uyarısı, elle tutulan defterde ise her satırdan sonra bakiyenin hesaplanması bu hatayı anında gösterir.

Devreden bakiye, sayımla doğrulanmış bakiyedir. Gün sonunda sayılan para defterdeki bakiyeyle tutmuyorsa fark araştırılır; bulunamazsa ayrı bir satırla "kasa farkı" olarak kayda alınır ve ertesi güne düzeltilmiş bakiye devreder. Farkı sessizce bir sonraki güne taşımak, bir haftalık hatayı tek bir günün içinde arama zorunluluğu doğurur.

Örnek: Bir kafenin haftalık kasa defteri nasıl tutulur?

Kısaca: Örnek kafe haftaya 3.500 ₺ devreden bakiyeyle başlıyor; 10 satırlık kasa defterinde 13.080 ₺ giriş, 15.150 ₺ çıkış var ve hafta 1.430 ₺ bakiyeyle kapanıyor. Her satır bir belgeye ve bir karşı hesaba bağlı.

Kafe kartlı satışları POS'tan, nakit satışları kasadan alıyor. Aşağıdaki defterde yalnız nakit hareketler yer alıyor; kartlı satışlar bankaya geçtiği için kasa defterine yazılmıyor. Rakamlar yalnız yöntemi göstermek için seçilmiştir.

Hafta toplamı: girişler 4.200 + 3.600 + 5.100 + 180 = 13.080 ₺, çıkışlar 1.800 + 1.000 + 5.000 + 450 + 900 + 6.000 = 15.150 ₺. Kontrol: 3.500 + 13.080 − 15.150 = 1.430 ₺. Cuma akşamı kasada sayılan para bu tutar olmalıdır.

Bu haftanın en önemli dersi çıkışların dağılımındadır. 15.150 ₺'lik çıkışın yalnız 3.150 ₺'si gerçek ödeme ve giderdir; 11.000 ₺ bankaya aktarılmış, 1.000 ₺ personele avans olarak verilmiştir. Kasa defteri "çıkış" sütununu toplayıp gider sanan bir okuma, haftanın giderini beş kat büyük gösterir.

Personel avansı kasa defterine nasıl yazılır ve kapatılır?

Kısaca: Personele bir iş için verilen avans gider olarak değil, açık avans olarak yazılır. Personel harcamanın belgelerini getirdiğinde belgeler kadar avans gidere dönüşür, artan para kasaya geri alınır; avans hesabı sıfırlanınca kapanmış olur.

Örnekteki 3. satırda bir çalışana malzeme almak için 1.000 ₺ verildi. Bu, o gün için bir gider değildir; para işletmenin olmaya devam eder, yalnız kasadan çalışanın üzerine geçmiştir. Perşembe günü çalışan 820 ₺'lik fiş ve faturayla 180 ₺ nakit getirdi. Kapatma şöyle yapılır:

1. 820 ₺'lik belgeler ilgili gider kategorilerine yazılır; bu kayıt kasayı değiştirmez, çünkü para salı günü zaten kasadan çıkmıştı.
2. 180 ₺ için tahsil makbuzu düzenlenir ve kasa defterine giriş olarak yazılır (örnekte 8. satır).
3. Avans hesabı: 1.000 − 820 − 180 = 0. Avans kapanmıştır.

Avans açık kaldığı sürece "kimde ne kadar avans var" listesi haftalık kontrol edilmelidir. Aylarca kapanmayan avans, ya belgesi kaybolmuş bir harcama ya da unutulmuş bir alacaktır. Çalışan harcamalarının genel takibi için çalışan masrafları nasıl takip edilir yazısına bakabilirsiniz.

Birden fazla kasa ya da döviz kasası varsa ne yapılır?

Kısaca: Her fiziksel kasa için ayrı bir kasa defteri tutulur; kasalar arasındaki para aktarımı bir kasada çıkış, diğerinde giriş olarak yazılır. Döviz kasası kendi para biriminde tutulur, Türk lirası kasasıyla karıştırılmaz.

İki mağazası olan bir işletmede iki kasa, iki ayrı bakiye ve iki ayrı gün sonu sayımı vardır. İki kasayı tek defterde birleştirmek, bir kasadaki farkın diğerindeki fazlayla gizlenmesine yol açar. Merkez kasaya para getirildiğinde mağaza kasasında tediye, merkez kasada tahsil yazılır; iki satırın tutarı aynıdır ve toplam nakit değişmez.

Döviz ile nakit tahsilat ya da ödeme yapan işletme, her para birimi için ayrı kasa tutar: dolar kasası dolar, avro kasası avro olarak sayılır ve kaydedilir. Dövizin Türk lirası karşılığının hangi kurla değerleneceği ve kur farkının nasıl kaydedileceği mali müşavirin konusudur; kasa defterinde önemli olan, sayılan dövizin kendi para biriminde defterle tutmasıdır.

Kasa defteri tutarken en sık yapılan hatalar nelerdir?

Kısaca: En sık hatalar belgesiz satır yazmak, bankaya yatırılan parayı gider ya da satış saymak, avansı gider yazmak, karşı hesabı boş bırakmak, kartlı satışları kasaya yazmak ve kasa farkını sessizce ertesi güne taşımaktır.

1. Belgesiz satır. "Çeşitli ödeme 600 ₺" yazılır, belgesi yoktur; ay sonunda neyin ödendiği bilinmez ve gider olarak kabul edilemez.
2. Bankaya yatırılanı gider saymak. Kasadan bankaya giden para gider ya da bankada satış olarak yazılırsa hem gider hem gelir şişer.
3. Avansı gider yazmak. Avans verildiği gün gider yazılırsa belgeler gelince aynı harcama ikinci kez gider olur.
4. Karşı hesabı boş bırakmak. Tedarikçiye yapılan nakit ödeme cariye bağlanmaz; tedarikçi borcu düşmez.
5. Kartlı satışı kasaya yazmak. Kartla alınan para bankaya geçer; kasa defterine yazılırsa sayımda kasa hep eksik çıkar.
6. Farkı sessizce taşımak. Sayımla tutmayan bakiye ertesi güne aynen devredilir; fark birikir ve kaynağı bulunamaz.
7. Sıra numarasız kayıt. Numarasız defterde silinen ya da sonradan araya eklenen satır fark edilmez.

NetKasam'da kasa defteri nasıl tutulur?

Kısaca: NetKasam'da kasa hesaplarınızı tanımlarsınız; tahsilat kaydı kasayı ve müşterinin cari bakiyesini birlikte, gider ödemesi kasayı ve gider kaydını birlikte günceller. Kasa defteri ayrıca yazılmaz, hareketlerden kendiliğinden oluşur. Ön muhasebe her zaman ücretsizdir.

Elle tutulan kasa defterindeki "karşı hesap" sütunu programda kaydın kendisidir: nakit tahsilat bir müşteriden alınır ve o müşterinin bakiyesini düşürür, tedarikçiye nakit ödeme tedarikçinin carisini kapatır, nakit gider bir gider kategorisine yazılır. Gider kaydı kasa ve banka hareketine bağlı olduğundan gider ödendiğinde kasadan çıkış kendiliğinden işlenir. Mağazada nakit satışlar Mağaza Satış Ekranı ile kasaya ve stoğa birlikte yansır.

Kullanıcı sayısı sınırsızdır ve her kullanıcıya farklı yetki tanımlanabilir; kasada çalışan personel yalnız kasa ve satış ekranına erişebilir. Kullanıcıların yaptığı her hareket kayıt altına alınır ve silinemez; elle tutulan defterdeki "kaydeden" ve "sıra no" sütunlarının işini bu kayıt görür. Ayrıntılar Kullanıcı ve Çalışan Yönetimi, gider tarafı Gider Yönetimi sayfasında; paketler ücretsiz ön muhasebe programı sayfasında.

Sonuç: Bu hafta bir sütun ekleyin

Kasa defterinizi açın ve iki şeye bakın: her satırın bir belgesi var mı ve her satırın bir karşı hesabı yazılı mı? Yoksa bu hafta "karşı hesap" sütununu ekleyin, bankaya giden paraya ve personel avanslarına makbuz düzenlemeye başlayın. Cuma akşamı defterdeki bakiyeyi kasadaki parayla karşılaştırdığınızda, fark çıksa bile nereden geldiğini bulabileceğiniz bir defteriniz olacaktır.