Genel Gider Payı Ürünlere Nasıl Dağıtılır? Sabit Giderler, Dağıtım Anahtarı, Ciroya ve Siparişe Göre Pay, Faaliyete Göre Dağıtım ve Gerçek Ürün Kârı Eğitimi

Ürün bazında kârlılık hesaplanırken çoğu işletme ürün maliyetini, komisyonu, kargoyu ve ambalajı düşer, kalan tutara "kâr" der. Oysa kira, depo ve ofis personeli, yazılım abonelikleri ve muhasebe gibi genel giderler hâlâ ödenmemiştir ve bu giderler bir şekilde ürünlerin sırtına binmektedir. Hangi ürünün bu yükü ne kadar taşıdığını bilmeden fiyat kararı vermek, kâr eden ürünle zarar eden ürünü birbirine karıştırmak demektir.

Bu yazı bir anlatım değil, 8 derslik bir uygulama eğitimidir. Genel gider payı ürünlere nasıl dağıtılır sorusunu üç ürün grubu satan, aylık 150.000 ₺ genel gideri olan bir işletme üzerinden cevaplayacağız: genel giderin ne olduğunu, doğrudan katkının neden yetmediğini, ciroya göre dağıtımı, siparişe göre dağıtımı, faaliyete göre dağıtımı, üç yöntemin sonuçlarını, fiyat ve sepet kararını ve izleme düzenini. Sonda mini sınav ve cevap anahtarı var. Bütün rakamlar yöntemi göstermek için seçilmiş örnek değerlerdir; kendi rakamlarınızla aynı adımları izleyin.

Bu eğitimin sonunda neleri yapabileceksiniz?

Kısaca: Genel giderleri ayıracak, üç dağıtım anahtarını deneyecek, ürün grubunun gerçek net kârını bulacak ve fiyat ya da sepet kararını bu rakama göre vereceksiniz.

Eğitimin 8 dersi: (1) genel gider nedir ve nasıl ayrılır, (2) doğrudan katkı neden yetmez, (3) ciroya göre dağıtım, (4) siparişe göre dağıtım, (5) faaliyete göre dağıtım, (6) yöntemlerin karşılaştırması, (7) fiyat ve sepet kararı, (8) izleme ve güncelleme.

Ders 1: Genel gider nedir ve nasıl ayrılır?

Kısaca: Doğrudan gider tek bir ürüne ya da siparişe yazılabilen giderdir; genel gider ise birçok ürünün ortak kullandığı, ürün bazında bölünemeyen giderdir.

Örnek işletme üç ürün grubu satıyor: A küçük aksesuarlar, B orta boy ürünler, C büyük hacimli ürünler. Aylık sipariş, ciro ve doğrudan katkı (satış tutarından ürün maliyeti, komisyon, kargo ve ambalaj düşüldükten sonra kalan) şöyle:

Genel giderler ise ürüne yazılamaz: kira ve aidat 30.000 ₺, depo ve ofis personeli 90.000 ₺, yazılım ve abonelikler 12.000 ₺, muhasebe ve danışmanlık 8.000 ₺, elektrik, internet ve diğer 10.000 ₺. Toplam 150.000 ₺.

Genel giderleri ayrı bir havuzda tutmak, gider kaydında kategori kurmayı gerektirir; bunun için gider analizi nasıl yapılır yazısına, sabit giderlerin planlanması için sabit gider ve ödeme takvimi nasıl oluşturulur yazısına bakabilirsiniz. Personel kalemindeki payın nasıl bulunacağını personel maliyeti nasıl hesaplanır yazısında anlattık.

Ders 2: Doğrudan katkı neden yetmez?

Kısaca: Doğrudan katkı, bir ürünün genel giderleri karşılamaya ne kadar katkı verdiğini gösterir; ama genel giderin kimden ne kadar kaynaklandığını göstermez.

Üç grubun da doğrudan katkısı pozitif; A grubu 150.000 ₺, B 180.000 ₺, C 160.000 ₺ getiriyor. Bu tabloya bakan biri üçünü de kârlı sayar ve belki A grubuna daha fazla reklam harcamak ister. Oysa A grubunun 3.000 siparişi depoda toplama, paketleme ve müşteri iletişimi için en çok iş çıkaran gruptur; sipariş sayısı C'nin altı katıdır. Katkı yüksek görünür, ama o katkıyı üretmek için harcanan ortak emek dikkate alınmamıştır.

Genel gider payı dağıtmak, doğrudan katkıdan o pay çıkarıldığında kalan tutarı, yani ürün grubunun net kârını bulmak içindir. Bu net kâr, "gruba daha çok yatırım mı yapayım, fiyatı mı artırayım" sorusunun cevabına doğrudan katkıdan çok daha yakındır. Ürün bazlı kârlılığın temelini ürün bazlı kârlılık nasıl analiz edilir yazısında anlattık; bu yazı o analizin bir adım ileri halidir.

Ders 3: Genel gider ciroya göre nasıl dağıtılır?

Kısaca: Ciroya göre dağıtımda her grubun payı, toplam ciro içindeki payı kadardır. En basit yöntemdir, ama ürün gruplarının sipariş yükünü yok sayar.

Ciro payları: A 600.000 ÷ 2.000.000 = %30, B 750.000 ÷ 2.000.000 = %37,5, C 650.000 ÷ 2.000.000 = %32,5. 150.000 ₺ genel gider bu oranlarla bölününce A 45.000 ₺, B 56.250 ₺, C 48.750 ₺ pay alır.

Üç grup da yaklaşık %17 net marjda çıkıyor; yöntem herkesi birbirine benzetiyor. Sorun, ciroya göre dağıtımın "büyük sepeti pahalı, küçük sepeti ucuz" saymasıdır: C grubundaki bir sipariş 1.300 ₺'lik ciroyla büyük pay alırken, depoda tek bir koli kadar iş çıkarır; A grubundaki 200 ₺'lik sipariş ise paketleme süresi bakımından çok daha pahalıdır.

Ders 4: Genel gider siparişe göre nasıl dağıtılır?

Kısaca: Siparişe göre dağıtımda her sipariş aynı payı taşır. Depo ve ofis emeği siparişle orantılı olduğunda yöntem gerçeğe yaklaşır, ama kirayı ve yazılımı da siparişe bağlamak yanıltır.

Sipariş payları: A 3.000 ÷ 5.000 = %60, B 1.500 ÷ 5.000 = %30, C 500 ÷ 5.000 = %10. Aynı 150.000 ₺ bu oranlarla A 90.000 ₺, B 45.000 ₺, C 15.000 ₺ pay alır.

Şimdi tablo tamamen değişti: A grubu %10 marja düştü, C grubu %22,3'e çıktı. Siparişe göre dağıtım, her siparişe 30 ₺ genel gider yazar (150.000 ÷ 5.000). Bu anahtar depo ve ofis personeli için makul, ama kira ve yazılım aboneliği için değildir: kirayı depoda kapladığı alan belirler, siparişin sayısı değil.

Ders 5: Genel gider faaliyete göre nasıl dağıtılır?

Kısaca: Faaliyete göre dağıtımda her genel gider kalemi, onu doğuran etkinliğe göre bölünür: personel siparişe, kira kapladığı alana, kalan ortak giderler ciroya.

Örnek işletme için anahtarlar şöyle belirlendi:

• Depo ve ofis personeli (90.000 ₺) sipariş sayısına göre: A %60 = 54.000 ₺, B %30 = 27.000 ₺, C %10 = 9.000 ₺.
• Kira ve aidat (30.000 ₺) depoda kapladığı alana göre; alan payları A %20, B %30, C %50: A 6.000 ₺, B 9.000 ₺, C 15.000 ₺.
• Yazılım, muhasebe, elektrik ve diğer (30.000 ₺) ciroya göre: A %30 = 9.000 ₺, B %37,5 = 11.250 ₺, C %32,5 = 9.750 ₺.

Faaliyete göre dağıtımda sonuç iki basit yöntemin arasında kalıyor: A grubu %13,5, B %17,7, C %19,4. Toplam net kâr yine 340.000 ₺'dir; yöntem kârın toplamını değiştirmez, yalnızca gruplar arasında nasıl dağıldığını değiştirir. Pay, giderin gerçek nedenine yaklaştığı için karar vermek için en güvenilir tablo budur.

Ders 6: Üç yöntemin sonuçları nasıl karşılaştırılır?

Kısaca: Yöntem seçimi sonucu değiştirir; bu yüzden karar vermeden önce aynı grubu üç yöntemle görmek ve farkın nereden geldiğini anlamak gerekir.

Siparişe göre ve faaliyete göre dağıtımda A grubu en düşük marjlıdır; ciroya göre dağıtımda ise B en düşük görünür. Ciroya göre dağıtım A'yı gerçekte olduğundan daha kârlı gösterir, çünkü A grubundaki küçük siparişlerin depo ve ofis emeğine yaptığı yükü saklar. A grubuna sipariş başı gerçek pay 23 ₺'dir; ciroya göre yöntem ise 15 ₺ yazar (45.000 ÷ 3.000). Fark, sipariş başı 8 ₺ ve aylık 24.000 ₺'dir (69.000 − 45.000).

Hangi yöntemi seçeceğiniz sorusunun cevabı, giderlerinizin yapısına bağlıdır. Personel gideri ağırlıklıysa siparişe, kira ve depo gideri ağırlıklıysa alana bağlı anahtarlar öne çıkar. Çoğu e-ticaret işletmesi için faaliyete göre dağıtım en güvenilir tablodur; basit bir başlangıç için ise personel kalemini siparişe, kalan giderleri ciroya göre bölmek bile ciroya göre tek anahtardan çok daha iyidir.

Ders 7: Gerçek net kâra göre fiyat ve sepet kararı nasıl verilir?

Kısaca: Genel gider payı dağıtıldıktan sonra her grubun net marjı şirket ortalamasıyla karşılaştırılır; ortalamanın altında kalan grup için fiyat, sepet ya da ücretsiz kargo limiti ayarlanır.

Şirket ortalaması 340.000 ÷ 2.000.000 = %17'dir. Faaliyete göre dağıtımda A grubu %13,5 ile ortalamanın altında. A grubunu ortalamaya çıkarmak için gereken net kâr 600.000 × 0,17 = 102.000 ₺, bugünkü 81.000 ₺'nin 21.000 ₺ üstü. 3.000 siparişe bölündüğünde bu, sipariş başı katkıyı 50 ₺'den 57 ₺'ye çıkarmak demektir (21.000 ÷ 3.000 = 7 ₺).

Hesabı yaparken ciro sabit tutulmuştur; fiyat artışı ciroyu da yükselteceği için gerçek marj biraz farklı çıkar. Amaç kesin sonuç değil, yön ve büyüklüktür: A grubunda sipariş başına yaklaşık 7 ₺ katkı eksiği olduğunu bilmek, hangi kaldıracı çekeceğinize karar vermeye yeter. Ücretsiz kargo limitinin etkisini ücretsiz kargo limiti nasıl belirlenir yazısında, sepet büyütmeyi ortalama sepet tutarı nasıl hesaplanır ve artırılır yazısında anlattık. Fiyatı artırırken zararına indirim yapmamak için zarar etmeden indirim nasıl yapılır yazısına bakın.

Ders 8: Genel gider payı nasıl izlenir ve güncellenir?

Kısaca: Anahtarlar üç ayda bir gözden geçirilir; sipariş dağılımı, alan kullanımı ya da gider tutarları değiştiğinde pay da değişir.

Yöntemi bir kez kurup unutmak yerine her çeyrekte yeniden çalıştırın: yeni bir depo, yeni personel ya da yeni bir kanal anahtarların ağırlığını değiştirir. Aylık tablo için aylık bütçe ve gerçekleşen nasıl karşılaştırılır yazısına bakabilirsiniz.

Genel gider payı dağıtırken en sık yapılan hatalar nelerdir?

1. Genel gideri hiç dağıtmamak. Her ürün kârlı görünür, zararına satış fark edilmez.
2. Tek anahtarla her şeyi bölmek. Personeli ciroyla, kirayı siparişle bölmek yanıltıcı sonuç verir.
3. Dağıtımı ürün karar mekanizması saymak. Pay bir yönetim aracıdır; doğrudan katkıyı yok saymak yerine ikisini birlikte okuyun.
4. Yöntemi hiç güncellememek. Sipariş dağılımı değişir, anahtar eskir.
5. Genel gideri ürüne yazılabilir gider saymak. Doğrudan yazılabilen gider doğrudan yazılır; yalnız ortak olan bölüştürülür.
6. Kâr toplamının değişmesini beklemek. Yöntem yalnız kârın gruplar arasındaki dağılımını değiştirir.

NetKasam ile ürün ve gider takibi nasıl kolaylaşır?

• Gider fişi. Giderlerinizi "Giderler" menüsünden gider fişiyle kayıt altına alırsınız (gider yönetimi).
• Vadeli gider ve hatırlatma. Ödeme durumunu "ödenecek" seçerek ileri tarihli gider oluşturursunuz; ödeme tarihinde sistem sizi uyarır.
• Stok kartı. Ürün kartlarını ve stok hareketlerini tek yerde izlersiniz (stok yönetimi).
• Tek ekranda siparişler. Siparişleri tek panelde görür, ürün bazında süzersiniz (sipariş yönetimi).
• Kayıtlı raporlar. Gider ve satış raporunu kriterlerle kaydeder, Excel'e aktarırsınız (raporlar).
• Ön muhasebe ücretsiz. e-Fatura, cari, stok, kasa, banka ve gider yönetimi her pakette ücretsizdir; ayrıntı için fiyatlar sayfasına bakın.

Mini sınav: Öğrendiklerinizi deneyin

Kısaca: Aşağıdaki 5 soruyu cevaplayın, ardından cevap anahtarıyla karşılaştırın. 4 ya da 5 doğru, eğitimi tamamladığınızı gösterir.

1. Doğrudan katkı 490.000 ₺, genel gider 150.000 ₺ ise net kâr nedir?
2. Genel gideri ciroya göre bölerseniz ciro 600.000 ₺, toplam ciro 2.000.000 ₺ olan grubun payı kaç liradır?
3. Siparişe göre dağıtımda 3.000 siparişli grup 5.000 siparişin yüzde kaçını taşır ve payı ne olur?
4. Faaliyete göre dağıtımda A grubunun payı 54.000 + 6.000 + 9.000 ise toplamı nedir?
5. A grubunun doğrudan katkısı 150.000 ₺, payı 69.000 ₺, cirosu 600.000 ₺ ise net marjı kaçtır?

Cevap anahtarı:

1. 490.000 − 150.000 = 340.000 ₺.
2. 600.000 ÷ 2.000.000 = %30; 150.000 × 0,30 = 45.000 ₺.
3. %60 (3.000 ÷ 5.000); 150.000 × 0,60 = 90.000 ₺.
4. 54.000 + 6.000 + 9.000 = 69.000 ₺.
5. (150.000 − 69.000) ÷ 600.000 = 81.000 ÷ 600.000 = %13,5.

Sonuç: Bu ay genel giderlerinizi tek bir havuzda toplayın

Bugün yapabileceğiniz en faydalı iş, geçen ayın kira, personel, yazılım ve muhasebe giderlerini bir havuzda toplamak ve her kalemin nedenini yazmaktır: sipariş mi, alan mı, ciro mu? İlk adım için personel kalemini siparişe, geri kalanı ciroya göre bölmek bile ürün gruplarınızın net marjında şaşırtıcı farklar gösterebilir. Sonraki adım, en düşük marjlı grup için fiyat ya da sepet kararı vermektir.