Bölge Bazlı Kargo Kuralı Nasıl Oluşturulur? Firma Karşılaştırması, En Ucuz Seçim, Kalite Eşiği ve Müşteri İstisnası Eğitimi

İki kargo firmanızla anlaşmanız var. Biri Marmara'da ucuz, öteki Doğu'ya daha uygun fiyat veriyor ama siparişlerin hepsi alışkanlıkla tek firmaya aktarılıyor. Ay sonunda kargo faturasına bakıyorsunuz: bazı bölgelere gereğinden pahalıya gönderim yapılmış, bir müşteri istediği firmayla gönderilmediği için şikâyet etmiş. Sorun firmalarda değil, hangi siparişin hangi firmayla gideceğine karar veren kuralın olmamasında. Kargo kuralı bu kararı siparişten önce, bölge, boyut ve müşteri bazında bir kez yazar.

Bu yazı bir anlatım değil, 8 derslik bir uygulama eğitimidir. Bölge bazlı kargo kuralı nasıl oluşturulur sorusunu ayda 1.200 gönderi yapan ve iki kargo firmasıyla çalışan örnek bir işletme üzerinden rakamlarla cevaplayacağız: kargo firmalarının bölge bazlı karşılaştırmasını, en ucuz seçimin hesabını, fiyat dışı kriterleri, kural türlerini, hazırlıkları, müşteri istisnasının maliyetini ve aylık gözden geçirmeyi. Sonda mini sınav ve cevap anahtarı var. Kargo entegrasyonunun genel kurulumu için kargo entegrasyonu nasıl çalışır, nasıl seçilir yazısına bakabilirsiniz; burada çoklu firma kuralını kuruyoruz.

Bu eğitimin sonunda neleri yapabileceksiniz?

Kısaca: Kargo firmalarının bölge bazlı fiyatlarını karşılaştıracak, en ucuz seçimin parasal etkisini hesaplayacak, fiyat dışı kriterleri kurala ekleyecek ve müşteri istisnalarının maliyetini görecek, kargo kuralını aylık gözden geçireceksiniz.

Eğitimin 8 dersi: (1) kargo kuralı neden gerekir, (2) bölge bazlı fiyat karşılaştırması, (3) en ucuz seçimin hesabı, (4) fiyat dışı kriterler, (5) kural türleri, (6) hazırlıklar, (7) müşteri istisnasının maliyeti, (8) aylık gözden geçirme.

Ders 1: Kargo kuralı neden gerekir?

Kısaca: Birden fazla kargo firmasıyla çalışıyorsanız her siparişin hangi firmayla gideceği bir kurala bağlanmazsa karar alışkanlıkla verilir. Alışkanlık çoğu zaman en pahalı seçimdir.

NetKasam'da entegrasyon sağlanan kargo şirketlerinin hepsiyle aynı anda çalışabilirsiniz. Bölge, il, ilçe veya müşteri bazlı tanımlar yaptığınızda gönderim yapılacak bölgede uygun görülen kargo şirketi sistem tarafından seçilir ve sipariş otomatik aktarılır. Bu yöntem, bir bölgeye daha pahalı gönderim yapılmasını engellemek için kullanılır. Ayrıntı için kargo entegrasyonu sayfasına bakın. Örnek işletme: ayda 1.200 gönderi yapan, iki kargo firmasıyla anlaşması olan bir e-ticaret satıcısı.

Ders 2: Kargo firmaları bölge bazında nasıl karşılaştırılır?

Kısaca: Önce gönderilerin bölge dağılımını çıkarın, ardından her firmanın o bölge için fiyatını yan yana koyun. Karşılaştırma ortalama fiyatla değil, bölge ağırlıklı fiyatla yapılır.

Fiyatlar yalnız hesabı göstermek için seçilmiş örnek değerlerdir; gerçek fiyatlar kargo firmasıyla yaptığınız anlaşmaya, desiye ve dönemsel zamlara bağlıdır. Ortalama fiyata bakılırsa A'nın ortalaması 66,88 ₺, B'nin 66,42 ₺ çıkar ve fark önemsiz görünür. Oysa bölge bazında bakınca A'nın yalnız Marmara'da avantajlı olduğu, diğer beş bölgede B'nin ucuz olduğu görülür.

Ders 3: En ucuz firma seçimi ne kadar kazandırır?

Kısaca: Seçim maliyeti = her bölgenin gönderi sayısı × o bölgedeki en düşük fiyat, hepsinin toplamı. Tek firmaya göre farkı, kuralın parasal değeridir.

Tasarruf yıllık bazda 3.440 × 12 = 41.280 ₺ eder. Bu rakam yüksek görünmeyebilir ama kuralı bir kez kurmanın maliyeti çok düşüktür ve gönderi sayısı arttıkça tasarruf da büyür. Kargo maliyetinin kâra etkisi için pazaryerinde net kâr nasıl hesaplanır yazısına bakın.

Ders 4: Fiyat dışında hangi kriterler kurala girer?

Kısaca: En ucuz firma her zaman en iyi firma değildir. Teslim süresi, hasar ve kayıp oranı ile iade yönetimi, fiyat farkı küçükse seçimi değiştirebilir.

Örnekte Doğu bölgesinde B 7 ₺ ucuz (79 ₺ ve 86 ₺), ama B'nin o bölgedeki gecikme oranı A'nın iki katıysa 110 gönderide 770 ₺'lik tasarruf, gecikme şikâyetleri ve iadeyle erimiş olabilir. Bu yüzden kural önce fiyata, sonra kalite eşiğine bakar: bir firma belirli bir gecikme ya da hasar oranını aşarsa o bölgeden çıkarılır. Hasarlı ve iade gönderi maliyeti için iade maliyeti nasıl hesaplanır yazısına bakın. Faturalardaki desi ve tarife kontrolü için kargo faturası nasıl kontrol edilir yazısı tamamlayıcıdır.

Ders 5: Hangi kural türleri tanımlanabilir?

Kısaca: NetKasam'da bölge, il, ilçe, fiyat, boyut ya da müşteri bazlı kurallar tanımlanabilir. Excel ya da manuel girişle sisteme alınan gönderiler de aynı takip akışına dahil olur.

Kuralların birbiriyle çakışmaması için kurulumda önceliği netleştirin: müşteri özel kuralı genellikle boyut ve bölge kuralından önce gelmelidir ki bir müşteri belirli firma isterse bölge kuralı onu ezmesin. Hangi kuralın öncelikli olduğunu birkaç deneme gönderisiyle doğrulayın. Desi ve boyut hesabı için desi nasıl hesaplanır yazısına bakın.

Ders 6: Kuralı kurmadan önce hangi hazırlıklar yapılır?

Kısaca: Kargo anlaşmanızı doğrudan firmayla yaparsınız; ürünlerin ölçü ve ağırlığı eksiksiz girilir; hangi bölgede hangi firmayla çalışılacağı önceden belirlenir.

Ürün ölçü ve ağırlığının eksik olması, boyuta göre tanımlanan kuralı fiilen boşa çıkarır; bu alanlar için ürün kartı nasıl hazırlanır yazısındaki tamlık denetimini uygulayın. Kurulumdan sonra seçili bir siparişi kargoya aktarıp barkod ve etiketi deneyin; günlük iş sipariş listesinden kargoya aktar düğmesine indirgenir.

Ders 7: Müşteri istisnasının maliyeti nedir?

Kısaca: Müşteriye özel kargo tanımı bir hizmettir ama bedeli vardır. Maliyeti hesaplayıp o müşterinin getirdiği kârla kıyaslayın.

Örnek: Marmara'da bir toptan müşteri aylık 40 gönderi alıyor ve B firmasıyla gönderilmesini istiyor. Marmara'da A 58 ₺, B 64 ₺ olduğundan fark gönderi başına 6 ₺, aylık 40 × 6 = 240 ₺'dir. Müşterinin aylık kârı bunun çok üzerindeyse istisna sorun değildir; küçük bir müşteri için ise aynı istisna gereksiz maliyettir.

İki istisnanın toplamı 345 ₺'dir ve bölge kuralıyla sağlanan 3.440 ₺ tasarrufun %10'u kadardır. Bu oran küçükse müşteriye özel kuralı rahatça sürdürürsünüz; istisna sayısı arttıkça kural dağılır. Müşteri bazlı kârlılık için müşteri bazlı kârlılık nasıl hesaplanır yazısına bakın.

Ders 8: Kargo kuralı aylık nasıl gözden geçirilir?

Kısaca: Kargo fiyatları, bölge dağılımı ve firma kalitesi zamanla değişir. Kuralı en az ayda bir fatura ve şikâyet verisiyle gözden geçirin.

Kargo maliyetini panelde görmek ve seçenekleri karşılaştırmak fiyatlandırmayı doğru yapmanıza yardım eder. Kâr hesabı için kâr marjı hesaplama, siparişlerin tüm akışı için e-ticarette sipariş yönetimi nasıl yapılır yazılarına bakın. Depoda paketlemenin kargo desisine etkisi için sipariş toplama ve paketleme nasıl yapılır yazısı faydalıdır.

Bölge bazlı kargo kuralında en sık yapılan hatalar nelerdir?

1. Ortalama fiyata bakmak. Bölge bazındaki farklar gizlenir.
2. Yalnız fiyata göre seçmek. Gecikme ve hasar maliyeti göz ardı edilir.
3. Ürün ölçü ve ağırlığını girmemek. Boyut kuralları çalışmaz.
4. Kuralların önceliğini belirlememek. Müşteri kuralı bölge kuralıyla çakışır.
5. Müşteri istisnalarını hesaplamamak. Küçük maliyetler birikir.
6. Kuralı bir kez kurup unutmak. Fiyat güncellemesinde karşılaştırma eskir.
7. Faturayı kuralla karşılaştırmamak. Hatalı tarife fark edilmez.

NetKasam ile kargo kuralları nasıl kolaylaşır?

• Birden fazla firma. Entegrasyon sağlanan kargo şirketlerinin hepsiyle aynı anda çalışırsınız.
• Bölge, il, ilçe kuralı. Gönderim bölgesine uygun kargo şirketi sistem tarafından seçilir ve sipariş otomatik aktarılır.
• Fiyat ve boyut tanımı. Kargo şirketi için fiyat ve boyuta göre kural eklenir.
• Müşteriye özel kargo. Müşterinin istediği firma atanır.
• Excel ya da manuel giriş. Panel dışı gönderiler aynı takip akışına dahil edilir.
• Takip bağlantısı. Müşteriyle WhatsApp, SMS ya da e-postayla paylaşılır; bilgi satış platformuna da iletilir.
• Ön muhasebe ücretsiz. e-Fatura, cari, stok, kasa, banka ve gider yönetimi her pakette ücretsizdir; ayrıntı için fiyatlar sayfasına bakın.

Mini sınav: Öğrendiklerinizi deneyin

Kısaca: Aşağıdaki 5 soruyu cevaplayın, ardından cevap anahtarıyla karşılaştırın. 4 ya da 5 doğru, eğitimi tamamladığınızı gösterir.

1. Bir bölgede 200 gönderi var; A 60 ₺, B 55 ₺. B ile gönderirsek aylık tasarruf nedir?
2. Bu tasarruf yıllık kaç lira eder?
3. 1.000 gönderide toplam kargo maliyeti 64.000 ₺ ise gönderi başı maliyet nedir?
4. Müşteriye özel bir kuralın 30 gönderisinde fiyat farkı 5 ₺ ise aylık maliyeti nedir?
5. Neden yalnız en ucuz firma seçilmemelidir?

Cevap anahtarı:

1. 200 × (60 − 55) = 1.000 ₺.
2. 1.000 × 12 = 12.000 ₺.
3. 64.000 ÷ 1.000 = 64 ₺.
4. 30 × 5 = 150 ₺.
5. Gecikme, hasar ve iade maliyeti fiyat avantajını silebilir; kural fiyatı kalite eşiğiyle birlikte değerlendirmelidir.

Sonuç: Bu ay son kargo faturanızı bölgelere ayırın

Kargo kuralı için önce veri gerekir. Bu ay son faturanızı bölgelere ayırın, her bölgede gönderi sayısını ve firma fiyatlarını yazın, en ucuz seçimle tek firma maliyetini karşılaştırın. Fark küçük olsa bile kuralı kurmak bir kez yapılan bir iştir; kalite eşiğini ve müşteri istisnalarını da ekledikten sonra kargo maliyetiniz hem düşer hem öngörülebilir olur.