Online ön muhasebe, firmaların mali ve stok kayıtlarının tutulduğu işlemlerin genel adıdır. Firmaların birbirlerine yolladıkları faturalar üzerinden karşılıklı borç takibi yapılabilir. E-fatura, kağıt yerine dijital ortamda faturaların hazırlanmasıyla oluşur.  Bu yönüyle bakıldığında çevreci bir sistemdir. Yasal düzenlemelere uygun olarak hazırlanan E-fatura resmi kurumlarda geçerlidir. Geleneksel yöntemle kıyaslandığında daha kısa sürede fatura hazırlanır. Bu da zamandan tasarruf etmenizi sağlar. Arşivleme bilgisayar ortamında yapıldığından fiziksel depolama alanına ihtiyacınız kalmaz. Yıl sonu mali müşavirle çalışmak çok daha kolay olur. Nerede olursanız olun pratik bir şekilde fatura kesmenizi sağlar. Daha önce kesilen faturalara ulaşmanız için firmada olmanız gerekmez.

Gelir İdaresi Başkanlığı, 19 Ekim 2019 tarihinde yayınladığı tebliğle birlikte 2018 ve sonrasında yıllık cirosu 5 milyon Türk lirasını aşan firmalara E-fatura ve E-defter uygulamasına geçme zorunluğu getirmiştir.  Bu düzenlemeden sonra online ön muhasebe programı kullanan birçok firma E-faturalarını programa entegre etmenin yolunu aramıştır.

Gelir İdaresi Başkanlığı Ücretsiz E-Fatura Hizmeti

Gelir İdaresi Başkanlığı ücretsiz olarak E-fatura işlemlerini yürütmeye olanak sağlar. Kolay bir kullanım sunan portal ay içerisinde az sayıda fatura kesen firmalara daha uygundur. Sistemden fatura kesmek istiyorsanız manuel bir şekilde hazırlayarak ilgili firmaya yollayabilirsiniz. Bu yöntemle aylık olarak en fazla 500 adet E-fatura kesebilirsiniz. Sistem 501. Faturayı kesmenize izin vermez. Kestiğiniz faturalar geriye yönelik olarak 6 ayda bir silinir. Bu nedenle faturalarınız silinmeden bilgisayarınıza indirerek yedeklemeniz gerekir. Fatura sayısı yüksek kullanıcılar için bu portal yetersiz kalmaktadır. Ayrıca sadece tarih aramasına imkân verdiğinden faturalarınızın bazılarını gözden kaçırabilirsiniz.

E-Fatura Entegrasyon Sistemi

Gelir Başkanlığı Sistemi yetersiz kaldığında kendi uygulamalarınız ile E-fatura, E-defter, E-arşiv ve E-bilet işlemlerinizi gerçekleştirebilirsiniz. Entegrasyon adı verilen bu sistemin 7/24 aktif olarak çalışacak şekilde kurulması gerekir. Bunun için alanında deneyimli bir çalışanınızın olması gerekir. Profesyonel firmaların hazırladığı uygulamaları lisanslayarak satın alabilirsiniz. Sucuyu yönetme, verileri arşivleme ve mükellef bilgi sistemi gibi işlemlerin maliyetleri size aittir. Ayrıca mevzuat ve güncellemelerin takibini de siz yapmalısınız. Tüm bu özellikler düşünüldüğünde elektronik kayıt oluşturmak için kullanabileceğiniz bir diğer yöntem olan özel entegratörlerle çalışmak daha avantajlı olacaktır. Bu sistemin en büyük artısı istediğiniz sayıda fatura kesebilmenize olanak sağlamasıdır.

E-Fatura Hazırlamanın Pratik Yolu: Özel Entegratör

Bir ay içerisinde çok sayıda fatura kesmesi gereken, fatura sayısı değişken firmalar için en pratik yöntem özel entegratördür. Düşük maliyetli olması sebebiyle kolaylık sağlar. Yöntemin başarılı bir şekilde kullanılabilmesi için Başkanlık tarafından yapılan bazı testlerden geçmelidir.  Bunun yanı sıra alınması gereken belgeler vardır. Sertifikalı, nitelikli bir görevlinin çalıştırılması şartı da vardır. Tüm şartları sağladığınızı düşünüyorsanız TÜBİTAK’ın Bilgem Kamu Sertifikasyon Merkezi’nden uyum raporu alarak özel entegratör sistemini kullanmaya başlayabilirsiniz.

Bu yöntemde tedarikçiden gelen faturalar Gir İdaresi Başkanlığı’na uygun formata dönüştürülür. Başkanlık tarafından belirlenen teknik rehbere uygun olarak üretilen faturalarınız işleyişinizi kolaylaştırır. E-fatura entegratörü seçerken güvenli bir sistem olmasını istiyorsanız E-fatura saklama hizmeti sunulmasını tercih etmelisiniz.

Entegratör seçerken dikkat etmeniz gereken ilk nokta Başkanlığın zorunlu kıldığı tüm yeterliliklere sahip olmasıdır. Seçtiğiniz entegratörle faturalarınızın güvenli bir şekilde saklanacağından emin olunuz. Tüm güvenlik önlemlerinin alındığı bir programı uzun süre kullanabilirsiniz. E-Fatura saklama hizmeti sunan bir entegratör seçerseniz verileriniz hatta onların yedekleri de saklanacaktır.

Özel Entegratör Sisteminin Avantajları

• 7/24 çalışan bir sistem olduğundan istediğiniz zaman erişebilirsiniz.
• Yazılım ve donanım için yüksek maliyetler ayırılması gerekmez. Sunucu ve veritabanı maliyetleri bilgi işletim sistemi tarafından üstlenilecektir.
• Faturalar üst düzey güvenlik yöntemleriyle korunur.
• Değişik formatta faturalar gönderilebilir, sistem formatı standartlara uygun hale döndürecektir.
• İhtiyaçlara uygun olarak ek özelliklerin eklenmesi mümkündür.
• Mevzuatta yapılan en güncel düzenlemeler mükellef adına takip edilmekte ve sistemde uygulanmaktadır.
• Kayıtlarınız elektronik ortamda saklama hizmeti süresi boyunca korunur.
• Verileriniz Felaket Kurtarma Merkezi’nde yedeklenir. Herhangi bir kriz ya da felaket durumunda veri kaybetmenizin önüne geçilir.
• Özel entegratörlerde mükellefleriniz kayıtları detaylı bir şekilde görüntüleyemez. Bu sayede verilerinizi siz izin vermediğiniz sürede üçüncü kişiler tarafından görülemez.
• Bakanlığın verdiği yetki dışına çıkılamadığından sizin adınıza başvurularda bulunulamaz.