E-dönüşüm, internetin ve teknolojinin sürekli gelişim ve değişim göstermesi ile birlikte hayatımıza giren bir kavramdır. Teknolojinin gelişmesi ile her geçen gün daha da dijitalleşen dünya da iş dünyasında ve sosyal alanlarda çeşitli yenilikler meydana gelmektedir. Bunlardan bir tanesi de özellikle iş hayatını çok daha kolay hale getiren e-dönüşümdür. Online imza kullanımı, firmaların ortak ağ üzerinden iletişim faaliyetlerini sürdürmesi ve diğer tüm teknolojik işlemler teknolojinin iş yaşamına getirileri arasında yer almaktadır. Söz konusu teknolojik dönüşüm ile birlikte kağıt, zaman ve iş gücü tasarrufu sağlanabiliyor. Bunun yanı sıra belge ve bilgilerin saklanabilmesi de çok daha kolay bir hale geliyor. Peki, e-dönüşüm sistemleri nelerdir? Gelin hep birlikte inceleyelim.

E-Fatura

E-fatura, teknolojinin ve söz konusu dönüşümün en önemli getirilerinden bir tanesidir. Özellikle e-ticaret alışverişlerinden sonra kişilere mail ya da farklı yollar ile iletilen faturalar, e-faturalardır. GİB standartlarına uygun bir şekilde tasarlanarak, mühürlenen ve normal faturalarda yer alan tüm bilgilerin yer aldığı e-faturaları 10 yıl boyunca arşivleyebilmek mümkündür. Ancak firmalar e-fatura mükellefi olmaları için bazı şartları yerine getirmeleri gerekmektedir. Bu nedenle her firmanın e-fatura düzenleyebilmesi mümkün değildir.

E-Arşiv

E-arşiv de tıpkı e-fatura gibi elektronik bir fatura türüdür. E-faturalar sisteme kayıtlı olan iki firma arasında gönderim sağlanan faturaları ifade ederken e-arşiv ise bir taraf elektrik fatura kullanıcısı iken diğer tarafın e-fatura kullanıcısı olmadığı durumlarda ki fatura türüdür. Firmaların e-arşiv kullanabilmesi için öncelikle e-fatura kaydını yapması gerekmektedir.

E-İrsaliye

Elektronik dönüşüm sistemlerinden bir tanesi olan e-irsaliye, kağıt irsaliye ile benzer özelliklerdedir. Kağıt irsaliyenin online ortamda hazırlanarak sunulduğu şekli olan e-irsaliyeyi kullanarak elektronik ortamda tüm işlerinizi halledebilir ve firmalara e-irsaliyeyi gönderebilirsiniz.

E-Defter

Defter-i kebir ya da yevmiye defteri olarak nitelendirilen e-defter, elektronik ortamda hazırlanır ve zaman damgası ile imzalanarak ibraz edilir. Bu sayede e-defteri kolayca arşivleyebilmek ve gerektiğinde e-deftere erişebilmek mümkündür. Ayrıca e-defter, maliyet ve zaman tasarrufu elde etmenizi de sağlar. Çünkü elektronik ortamda hazırlanarak bu ortamda tutulduğu için noter onayına gerek kalmaz.

E-Müstahsil Makbuzu

Kağıt ve Gelir İdaresi Başkanlığı’nın standartlarına göre hazırlanan müstahsil makbuzunun elektronik ortamda hazırlanmış hali olan e-müstahsil makbuzu son derece yaygın bir şekilde kullanılan bir elektronik dönüşüm sistemidir. E-müstahsil makbuzu hem kağıt hem de elektronik ortamda muhafaza edilmesi ve ibraz edilmesini kapsamaktadır.

E-Mutabakat

Borç ve alacak hesaplarının online ortamlarda hazırlanmasını ifade eden e-mutakabat cari mutabakatlar için geliştirilmiştir.

E-İmza

E-imza, günlük hayatta kullandığımız ıslak imzaların yerine geçmektedir. E-imza ile kimlik bilgilerinin doğrulanması elektrik ortamlarda rahat bir şekilde gerçekleştirilebilmektedir. Özellikle belge gönderiminde son derece önemli olan e-imza ile o belgeyi gönderen kişinin kimliği doğrulanmış olur.

E-Dönüşüme Nasıl Geçilir?

E-dönüşüm 10 milyon TL ve üzerinde ciroya sahip olan işletmelerin yasal olarak zorunlu kapsamında bulunduğu bir uygulamadır. Bu nedenle söz konusu firmaların yasal olarak e-dönüşüme geçme zorunluluğu vardır ancak her firma dilediği zaman kendi isteğiyle e-fatura mükellefi olabilir. E-dönüşüm en temelinde e-fatura, e-defter ve e-arşiv gibi 3 uygulamayı barındırmaktadır. Bu doğrultuda firmalar daha çok söz konusu 3 uygulama için bu dönüşümü gerçekleştirmek ister. Yukarıda da bahsedildiği gibi söz konusu yenilik zaman, kağıt basım, kargolama, mürekkep gibi maliyetlerin ortadan kaldırılmasını sağlar. Ayrıca zamandan da tasarruf edilmesini sağlar.

Söz konusu değişime ayak uydurmak isteyen ve bu durumdan mükellef olan firmalar hazırlık süreçlerini erken başlatarak bahsedilen faydalardan daha fazla yararlanabilirler. Bahsedilen dönüşümü gerçekleştirmek için 3 farklı geçiş yöntemi belirlenmiştir. Bunlardan bir tanesi Gelir İdaresi Başkanlığı’nın sağladığı portal üzerinden işlemlerin yürütülmesidir. Diğer yöntem ise şirketlerin kendi bünyelerinde ki uygulamaları Gelir İdaresi Başkanlığı’na onaylatmaları ve sürece dahil olmalıdır. Şirketler kendi uygulamaları GİB’in sistemine entegre ederek çalışmalarını sürdürebilmektedir. Üçüncü ve son geçiş yöntemi ve en çok tercih edilen ve sağlıklı olan olan yol ise söz konusu süreçlerin firmaların adına bir entegratör firma tarafından gerçekleştirilmesidir. Aylık fatura sayısı yüksek olan işletmeler için en uygun geçiş yöntemi budur. Bu yöntemde işletmeler kendi sistemlerinde ki faturaları özel entegratör firmalara ileterek çeşitli süreçlerin işlemesini sağlamaktadır. Son olarak e-dönüşüm mükellefi olan firmaların söz konusu dönüşümü gerçekleştirmemeleri durumunda cezai yaptırımlarının olduğunu da ifade etmek gerekir.