Günümüzde pek çok iş dijital üzerinden ilerlemesi yeni çalışma ortamlarının kurulmasına neden oldu. Profesyonellikten ödün vermeden, bütçe dostu bir ortam arayanların yardımına sanal ofis koşuyor. Sağladığı avantajlardan dolayı bu yeni nesil çalışma modelinin gelecekte daha fazla kullanılacağı düşünülüyor. Sanal ofis, firma adına gelen tüm kargoların ve resmi evrakların gelebileceği bir yer olmasıyla oldukça opsiyonel özelikler sunuyor. Peki sanal ofis nedir ve nasıl kurulur? Gelin bu sorulara birlikte yanıt bulalım..

Sanal Ofis Nedir?

Sanal ofis, fiziki bir ofise sahip olması gerekmeyen firmaların belirli zamanlarda kullanmak üzere kiralayabilecekleri bir ofis modelidir. Sanal ofis hizmeti içerisinde ücretsiz internet, sekreter, toplantı odası gibi en çok ihtiyaç duyulan ofis ihtiyaçları da karşılanmaktadır. Kiralama hizmeti içerisinde hangi özelliklerin yer aldığı firmaya göre değişecektir. Kiralama yapmadan önce size neler sunulacağı konusunda kiralama firmasından mutlaka detaylı bilgi alınız.

Sanal ofise ihtiyaç duyanlar;

• E-Ticaret ile satış yapacak olanlar,
• Kendi işini kuracak ofis ihtiyacı olmayanlar,
• Freelance çalışanlar,
• Girişimciler,
• Şahıs firmaları,
• Ofis dışında çalışma oranı yüksek firmalar,
• Küçük ölçekli işletmeler,
• Sabit adresi olamayan firmalardır.

Nasıl Sanal Ofis Kiralarım?

Sürekli bir ofiste çalışmanız gerekmiyor, belirli zamanlarda kullanabileceğiniz bir alan arıyorsanız sanal ofis kiralayabilirsiniz. Ofis seçmeden önce iyice araştırma yapmalısınız. Kullanacağınız ofis içerisinde iş toplantılarınızı ve müşteri görüşmelerinizi gerçekleştirebilirsiniz. Bu nedenle ofisin konumuna dikkat etmelisiniz.  Ofisiniz markanızı temsil edeceği için prestijinizi yükseltecek kalitede ofislere yönelmenizi tavsiye ederiz.

Aradığınız kriterlere uygun bir sanal ofis bulduktan sonra tek yapmanız gereken kiralama hizmeti veren firmayla iletişime geçmektir. Firma size vereceği hizmeti ve haklarınız içeren bir anlaşma sunacaktır. Anlaşmada yazan hizmetleri ve bedellerini mutlaka kontrol etmelisiniz.

Sanal ofis araştırması yapan kişiler bu hizmetin yasal olup olmadığını merak etmektedir. Böyle bir kiralama işlemiyle yer sahibi olmanız tamamen yasaldır.

Sanal Ofis Avantajları Nelerdir?

Sanal ofis kiralamak maliyet ve iş yükü bakımı bakımından bir takım kolaylıklar sağlar. En büyük avantajı paket ücretinin dışında sizden herhangi bir ücret talep edilmemesidir. Böyle bir ofise sahip olmanın avantajlarına bakarsak;

Kira Maliyeti ve Fatura Giderlerini Azaltır

Sanal ofise sahip olmanın en büyük avantajı kira maliyeti ve fatura giderlerini azaltmasıdır. Fiziki bir ofisiniz olduğunda kiranın yanı sıra elektrik, su, temizlik ve sekreterya gibi giderleriniz olacaktır. Sanal ofiste ise tüm bu hizmetler sabit bir ücret altında verilir. Kiralama işlemi size fiziki bir ofisin sağladığı olanakların neredeyse tümünü daha uygun fiyatlara sağlar. Kiraladığınız alan için stopaj vergisi ödemenize gerek yoktur. Kiralama işleminizi firmanın giderleri arasında gösterebilirsiniz. Bu sayede bütçenizi zorlamadan çalışmaya devam edersiniz.

Ek Çalışan İhtiyacını Ortadan Kaldırır

Sanal ofis hizmeti veren firmaların ortak noktası sekreterlik hizmeti için ekstra birini çalıştırmaya gerek bırakmamasıdır. Gelen aramaların kime yönlendirileceğinin belirlenmesi ve müşterilerin karşılanması için sekretere ihtiyaç duyulur. Fiziki bir mağazanız olsa çalıştıracağınız sekreter için maaş ve sigorta ödemeniz gerekir. Sanal mağazada ise oldukça makul bir fiyata sekreteriniz olur.

Donanımlı Toplantı Salonları Sağlar

Önemli toplantılarınızı yapacağınız alanlar içerisinde büyük bir masa ve projeksiyon gibi malzemelere ihtiyacınız olacaktır. Sanal ofis kiraladığınızda toplantı odasına sahip olacağınızdan ekstra bir masraf yapmaktan kurtulursunuz.   Ayrıca toplantı yapmadan önce yer arayışına girmek gibi bir yükümlülüğünüz olmaz. Bu da zamandan kazanmanıza yardımcı olur.

Sanal Ofis Sözleşmesi Nedir?

Nasıl ki fiziki olarak bir yer kiraladığınızda sözleşme imzalamanız gerekiyorsa sanal ofis kiralamak için de böyle bir sözleşmeye ihtiyaç vardır. Kiralayacağınız ofis şirketinizin yasal adresi olacaktır. Gerektiği zaman gidebileceğiniz ofisinizle ilgili haklarınızın korunması için sözleşme gereklidir.

Sanal ofis sözleşmesi içerisinde kiralamayı yapan firmanın vereceği hizmetler yer almaktadır. Ofisin hangi zaman aralıklarında size ait olduğu, kiralama hizmeti içerisinde hangi özelliklerin dahil olduğu yazmaktadır. Sözleşmeyi imzalayacak tarafların adı, ne zamana kadar geçerli olacağı gibi detaylara da yer verilecektir. Bu sayede istenmeyen herhangi bir durumla karşılaştığınızda sözleşmedeki haklarınızı talep edebilirsiniz.